Numeração e termos
Você define sua numeração uma vez, na caixa de diálogo Configurar numeração que aparece na primeira vez que você cria uma fatura. Depois disso, Pagamentos → Configurações → Geral mostra Prefixo de fatura, Próximo número de fatura, Prefixo de pagamento e Próximo número de pagamento, que você pode visualizar, mas não alterar, sob seus termos de pagamento padrão.
A numeração é uma configuração única
Leia isto antes de criar sua primeira fatura.
Sua numeração é bloqueada no momento em que você a salva, e é bloqueada automaticamente assim que sua primeira fatura existe, mesmo que você nunca tenha aberto a caixa de diálogo.
Uma vez bloqueada, você não pode alterar:
- o prefixo de fatura
- o prefixo de pagamento
- o número inicial de fatura e número inicial de pagamento
- o formato do número
Nada disso pode ser alterado no aplicativo depois.
É assim que a numeração de faturas deve funcionar. As autoridades fiscais na maioria dos países exigem uma sequência que não possa ser reescrita. Software que permitisse renumerar faturas emitidas seria inútil como registro.
Então dedique dois minutos agora em vez de viver com uma decisão que fez na pressa.
O que definir
Prefixo de fatura. As letras no início. Começa em INV. Apenas letras maiúsculas, 1 a 5 delas. Qualquer outra coisa é removida conforme você digita, então Inv2 se torna INV.
Prefixo de pagamento. O mesmo, para pagamentos. Começa em PMT. RCT é outra escolha comum.
Manter os dois separados é o que evita confusão quando uma fatura é liquidada por três pagamentos: um número de fatura, três números de pagamento, sem ambiguidade.
Número inicial de fatura e Número inicial de pagamento. Onde cada sequência começa, de 1 a 999.999.
Defina estes se você está se mudando de outro software e deseja continuar em vez de recomeçar em 1. Continuar sua sequência existente mantém seus registros legíveis na mudança.
Formato do número. Quantos dígitos o número tem: 3, 4, 5 ou 6. INV-00001 versus INV-001. Cinco dígitos é o ponto de partida.
A caixa de diálogo visualiza Primeira fatura e Primeiro pagamento conforme você digita, para que você possa ver o resultado antes de confirmar. Continuar para fatura salva e o leva para a fatura.
Os números nunca são reutilizados
Cada número é atribuído quando a fatura é criada e nunca é dado a mais nada.
Isso significa que um rascunho excluído deixa uma lacuna permanente na sequência. Se você criar três rascunhos e excluir o segundo, terá 001 e 003 com nada entre eles.
Isto é correto e esperado. Lacunas são aceitáveis. Números repetidos não seriam.
Termos de pagamento padrão
Na mesma aba Geral, acima da numeração: os termos aplicados às novas faturas, que calculam uma data de vencimento para você em vez de você definir uma cada vez.
As escolhas são Vencimento na recepção, Vencimento em 15 dias, Vencimento em 30 dias e Vencimento em 60 dias. Diferentemente da numeração, esta é uma configuração comum que você pode alterar sempre que quiser, e só afeta faturas criadas depois.
A data de vencimento importa mais do que parece. É o que torna uma fatura vencida, e é o que lembretes são cronometrados. Uma fatura sem um fica não paga e sem acompanhamento indefinidamente.
Salvamento
A aba Geral compartilha uma barra de salvamento com o resto das configurações de pagamento. Ela aparece como Alterações não salvas no momento em que algo muda, com Salvar e Descartar.