Revisando comprovante de pagamento

Quando alguém paga por um método manual, pressiona Realizei este pagamento e, se você pediu, anexa um comprovante. Isso chega até você para confirmação.

Até que você confirme, nada é registrado. A fatura permanece não paga, qualquer reserva aguardando por ela fica pendente, e o cliente vê Aguardando confirmação. Nada avança pela palavra de um cliente.

Onde eles aparecem

Sua tela Início lista os itens que precisam de atenção: "2 pagamentos aguardando revisão", com o valor abaixo. Essa é a forma mais rápida de entrar, e abre Pagamentos filtrados para exatamente esses.

Essa lista mostra duas figuras, Aguardando revisão e Valor aguardando confirmação, depois uma linha por reclamação com o nome do contato, de onde veio, quando foi enviado e quanto. Abrir uma linha leva você ao documento ao qual pertence.

Cada reclamação também aparece em um painel Revisão de pagamento na fatura a qual pertence, e na reserva ou na proposta quando o pagamento está sendo coletado lá.

O que você vê

Valor reclamado, Método de pagamento, Nota do cliente e seu arquivo de comprovante.

Podem anexar um PDF ou uma imagem em JPEG, PNG, WebP ou AVIF, até 5MB. Uma fotografia da tela do aplicativo do banco é o usual e está tudo bem. Uma reclamação com uma nota e sem arquivo ainda é uma reclamação válida quando você não exigiu comprovante.

Registrando o pagamento

Registrar pagamento, o botão verde no painel, é a ação de confirmação. Abre um diálogo Registrar pagamento pedindo:

• Valor recebido. Começa no valor que o cliente disse que pagou. Registrar pagamento completo abaixo do campo preenche o saldo pendente, e depois diz "Isso liquidará a fatura completamente." Não pode exceder o saldo pendente.
• Por que o valor é diferente. Obrigatório quando a figura não é nem o que eles reclamaram nem o saldo completo. Vale a pena escrever adequadamente, já que é a explicação que você vai querer daqui a seis meses.
• Método de pagamento. Transferência bancária, Dinheiro, Cheque ou Outro. Começa em Transferência bancária.
• Notas (opcional). Para você.

O botão confirma o que está prestes a fazer: Registrar £450.00.

Uma vez registrado, o pagamento se une à fatura, o saldo é atualizado, um recibo é criado, e qualquer coisa aguardando esse pagamento segue adiante.

Rejeitando

Rejeitar, ao lado de Registrar pagamento, é para comprovantes que não se sustentam: nada chegou, o valor está errado, ou o arquivo está ilegível.

Motivo é opcional, mas escreva um. O cliente recebe um email "Pagamento rejeitado" com um botão Reenviar comprovante. Eles veem seu motivo e podem pagar ou enviar novamente na mesma página. Sua fatura mostra Pagamento não confirmado com suas palavras destacadas sob Motivo.

Rejeitar não é uma acusação. A maioria das rejeições são erros honestos: a captura de tela errada, ou uma transferência que ainda não foi compensada.

Confirmar não envia email

Registrar o pagamento não envia nada ao cliente sobre o pagamento em si. Sua fatura se atualiza sozinha se ele olhar, mas se está esperando ouvir, avise. Você pode enviar a ele um recibo, que é a forma natural de fazer isso.

A exceção é uma reserva que estava aguardando esse pagamento: confirmar move a reserva adiante, e o email de confirmação da reserva é enviado.

Apenas um de cada vez

Uma fatura contém uma reclamação aguardando revisão. Enquanto um cliente tem uma pendente, toda ação de pagamento em sua página fica oculta. Isso impede que um cliente confuso faça cinco reclamações ou pague duas vezes. Sua página mostra Aguardando confirmação.

Uma vez que você confirma ou rejeita, eles podem agir novamente.

Verifique seu banco primeiro

Óbvio, mas vale a pena dizer: uma captura de tela é uma reclamação, não dinheiro. Transferências bancárias podem ser retiradas, e capturas de tela podem mostrar um pagamento que foi cancelado posteriormente.

Para pequenos valores de clientes estabelecidos, o comprovante geralmente é suficiente. Para qualquer coisa substancial, verifique se o dinheiro está realmente lá.

Não registre duas vezes

Se um cliente enviou uma reclamação, confirme aqui em vez de registrar um pagamento separadamente na fatura. Confirmar registra o pagamento e fecha sua reclamação em uma ação. Registrar separadamente deixa sua reclamação pendurada.

Por quanto tempo o comprovante é mantido

Comprovantes de uma reclamação rejeitada, retirada ou substituída são removidos após 90 dias. Comprovante anexado a um pagamento confirmado permanece como parte de seu registro financeiro.

Se um cliente não conseguir encontrar o botão

Está no painel de pagamento para o método que escolheu. Se não vir, pode ter aberto a opção de cartão em vez disso, ou a fatura pode não oferecer um método manual. Veja Métodos de pagamento manual.