Recibos
Um recibo registra que um pagamento específico foi feito. Uma fatura pede dinheiro. Um recibo confirma que chegou.
Quando existe um
Cada pagamento recebe um assim que é registrado, quer tenha vindo por cartão ou você tenha digitado manualmente. Não há nada a criar.
Numeração
Os recibos têm sua própria numeração, separada das faturas, com seu próprio prefixo e sequência. Isso mantém tudo organizado quando uma fatura é liquidada por três pagamentos: um número de fatura, três números de recibos.
O prefixo de pagamento e o número inicial fazem parte de sua configuração de numeração única e não podem ser alterados após uma fatura existir. Veja Numeração e termos.
O que tem nele
É encabeçado com Recibo de pagamento com seu número. Contém seus dados comerciais, depois Recebido de, que é o nome e email do cliente, depois Data de Recebimento, Método de Pagamento, Referência, a fatura que liquida, e Valor Recebido em números e por extenso.
Seus dados comerciais vêm de Configurações → Negócio, então preenchê-los corretamente importa mais do que parece. Um recibo sem endereço ou número de registro é algo que o contador de um cliente pode questionar.
Enviando e baixando
Um recibo nunca é enviado por email automaticamente. Há três maneiras de chegar a alguém.
O cliente baixa. A fatura dele lista cada pagamento com um botão Recibo ao lado.
Você envia. Enviar recibo, no menu do pagamento na fatura ou no botão principal na página do pagamento, abre um compositor com o cliente preenchido. Não há link público para um recibo, então o PDF é sempre anexado.
Você baixa. Baixar recibo no menu do pagamento salva o PDF para seus próprios registros. Na página do pagamento a mesma ação lê Baixar PDF.
Para a maioria das sessões, o próprio download do cliente é suficiente. Envie quando um cliente pedir, e para trabalho comercial envie sem ser pedido, porque o departamento de contas deles vai querer.
Onde encontrá-los
Na fatura, em Pagamentos recebidos, onde o menu de cada pagamento oferece Ver recibo, Enviar recibo e Baixar recibo.
Ou na página Pagamentos, que lista cada pagamento com seu número de recibo, a fatura, o método e o contato. Abrir uma linha mostra o recibo como um documento, com Enviar recibo, Baixar PDF, Histórico de email, e as ações de reembolso e remoção que ainda se aplicam.
Um pagamento corrigido recebe um novo recibo
Editar um pagamento reemite seu recibo com um novo número, para que o recibo sempre corresponda ao pagamento que descreve. Se você já tivesse enviado o recibo antigo, envie o novo.
Um pagamento totalmente reembolsado não oferece recibo ao cliente, e seu recibo não pode mais ser enviado por email.