O mesmo cliente duas vezes
Acontece. Alguém entra em contato com um email pessoal, depois marca uma consulta com um email corporativo, e você tem dois registros com metade do histórico cada um.
Você não pode mesclá-los
CoreHue não tem mesclagem. Dois contatos não podem ser combinados em um, e seus históricos não podem ser movidos entre eles. Também não há exclusão. Arquivamento é o que você tem disponível.
Vale a pena saber desde o início para não ficar procurando por um botão que não existe.
O que fazer em vez disso
- Decida qual registro manter. Geralmente o que tem as reservas, notas fiscais e contratos assinados anexados. O histórico é a parte difícil de perder. Os detalhes de contato são fáceis de redigitar.
- Copie tudo o que for útil. Um número de telefone, uma empresa, uma anotação que vale a pena guardar.
- Atualize o email se precisar. Se o registro que você está mantendo tem um endereço que eles não usam mais, mude-o para que os documentos futuros os alcancem.
- Archive o outro. Archive contact está no menu de três pontos no registro deles. Você é solicitado a fornecer um motivo. Ele já vem preenchido como No longer active, então aceitar leva um momento. O registro mantém seu histórico, fica em sua conta e desaparece da sua lista ativa. Veja Arquivando contatos.
Um contato arquivado não pode ser editado e não pode receber nada. Mas você ainda pode adicionar anotações a ele. É um bom lugar para escrever "duplicado do outro registro", para que você no futuro entenda.
O que você perde
Tudo o que estava anexado ao registro arquivado fica lá em vez de se mover. Se trabalho real está em ambos, seu histórico fica em dois lugares.
Essa é a resposta honesta. É por isso que evitar duplicatas vale mais do que corrigi-las.
Evitando-as
Leve o aviso de duplicata a sério. Conforme você digita um endereço de email em Add contact, CoreHue o verifica em relação aos seus contatos existentes. Um painel Possible matches então aparece dizendo "You may already have this contact", com um botão Use contact. Use-o. Este é o único aviso que você recebe, e é fácil clicar para ignorá-lo.
Saiba o que a verificação cobre e o que não cobre. Ela corresponde apenas ao endereço de email, e apenas em relação aos contatos que ainda estão ativos. Dois registros para "Sarah Clarke" com endereços diferentes nunca são detectados, porque tanto quanto CoreHue sabe, podem ser duas pessoas. Um contato arquivado no mesmo endereço também não é detectado.
Fique atento ao aviso de email compartilhado. Se dois contatos terminarem no mesmo endereço, a lista de contatos mostra Also used by another contact sob cada um deles. Esse é seu sinal para limpar.
Comece pelo contato. Criar uma reserva, nota fiscal ou proposta do próprio registro de um contato significa que você nunca está criando um segundo por acidente.
Use um endereço por pessoa. Quando um cliente envia um email de um novo endereço, atualize seu contato em vez de deixar um segundo aparecer.
Pesquise antes de adicionar manualmente. A maioria das duplicatas é criada por alguém digitando um nome que já existe.
Se está acontecendo frequentemente
Geralmente é um sinal de que documentos estão sendo criados do zero em vez de a partir de contatos. Trabalhar a partir do registro de contato é mais rápido mesmo, porque os detalhes se preenchem sozinhos.