Como receber pagamentos mais rápido como fotógrafo

Cobrar pagamentos é a parte menos divertida de um negócio de fotografia. Faturas ficam não pagas, depósitos são esquecidos, e você acaba enviando emails de acompanhamento constrangedores semanas depois do trabalho. Este guia cobre como faturar corretamente, garantir datas com depósitos e configurar pagamentos para que o dinheiro chegue sem você precisar pedir insistentemente a ninguém.

Envie uma fatura adequada, sempre

Uma fatura clara e com a marca da sua empresa é paga mais rápido do que um número em um email. Isso também o protege se houver alguma dúvida sobre o que foi acordado.

Uma boa fatura de fotografia inclui:

• Seu nome comercial e logotipo, para parecer legítimo.
• Um detalhamento itemizado do trabalho, extras e quaisquer impostos ou descontos.
• O total e a data de vencimento, declarados claramente.
• Como pagar, com o mínimo de complicação possível.
• Um número de fatura, para que você possa rastreá-la depois.

Enviar a mesma fatura profissional toda vez também torna sua contabilidade muito menos dolorosa na hora do imposto.

Os nomes das linhas vêm do seu catálogo de Itens em vez de serem digitados do zero a cada vez. É isso que os mantém iguais em todas as faturas.

Receba um depósito para garantir a data

Nunca reserve uma data apenas com uma promessa. Um depósito faz dois trabalhos: compromete o cliente e protege seu tempo se ele cancelar.

• Cobre antecipadamente, antes da data ser confirmada em seu calendário.
• Uma divisão comum é um depósito para reservar, depois o saldo antes ou no dia do trabalho.
• Torne-o não reembolsável em seu contrato, para que um cancelamento de última hora não deixe você com um sábado vazio que poderia ter reservado.

Em um serviço de reserva, ative Coletar pagamento e o pagamento é feito dentro do fluxo de reserva em vez de ser cobrado depois.

Divida um total em parcelas

Uma fatura não precisa ser um único pagamento. Defina Tipo de pagamento como Cronograma de pagamento e você terá até doze linhas. Cada linha tem seu próprio rótulo, valor e data de vencimento: um depósito agora, um segundo pagamento antes do trabalho, o saldo na entrega.

Seu cliente vê um Cronograma de pagamento na fatura e um botão de pagamento que pede o valor devido a seguir. Pagar na íntegra está disponível se ele preferir liquidar tudo. Uma proposta tem o mesmo editor atrás de seu próprio switch Coletar pagamento.

Veja Cronogramas de pagamento.

Pagamentos online com cartão e métodos manuais

Quanto mais fácil você tornar o pagamento, mais rápido você recebe. A maioria dos fotógrafos oferece os dois.

Pagamento online com cartão é o mais rápido. O cliente clica, paga, e a fatura se registra em segundos. Pagamentos com cartão funcionam através do Stripe, que você conecta uma vez em Pagamentos → Configurações → Métodos de pagamento. Veja Receber pagamentos online.

Métodos manuais são qualquer coisa que você lida fora do CoreHue: uma transferência bancária, dinheiro em espécie, um cheque. Você escreve o nome do método e suas instruções. Seu cliente as segue e depois pressiona Fiz este pagamento. Exigir comprovante de pagamento está ativado por padrão, então você recebe uma captura de tela em vez de uma mensagem. Veja Métodos de pagamento manual.

Você também pode enviar uma fatura sem nenhum método de pagamento. Ela se lê normalmente e não oferece botão de pagamento, o que é certo para um cliente que paga através de seu próprio processo.

Confirme os pagamentos que os clientes informam

Um pagamento manual não é registrado até você confirmá-lo. Até então o cliente acredita que pagou e a fatura diz o contrário. É daí que vêm a maioria das mensagens "cadê meu pagamento".

CoreHue avisa você em Início, sob Precisa de atenção: N pagamentos aguardando revisão, com o total esperando confirmação. Essa linha o leva a eles.

Abra a reclamação, verifique se o dinheiro realmente chegou, depois Registre pagamento. Valor recebido começa com o que o cliente disse que pagou. Se você registrar algo diferente, CoreHue pede que você explique por quê, então o registro se explica por si só depois.

Duas coisas vale a pena saber. Confirmar não envia email ao cliente, então diga a ele mesmo se ele está esperando para ouvir. Rejeitar envia email, com a razão se você der uma. Uma fatura também contém uma reclamação por vez, então enquanto uma está aguardando o cliente não pode iniciar outro pagamento.

Veja Revisando comprovante de pagamento.

Pare de cobrar com lembretes automáticos

A maioria dos pagamentos atrasados não são recusas. São esquecimentos. Um cliente pretende pagar, fica ocupado, e a fatura sai da mente dele.

Em Configurações → Lembretes, os lembretes de fatura oferecem cinco pontos: 7 dias antes da data de vencimento, na data de vencimento, e 3, 7 ou 14 dias depois. Tudo exceto 14 dias depois está ativado por padrão.

Cada fatura também tem seus próprios controles Pausar, Retomar e Enviar lembrete, para que você possa parar de cobrar um cliente sem mudar a regra para todos. Veja Lembretes.

Facilite a verificação dos números

Pagamentos mostra Total recebido, Este mês e Pendente. Os dois primeiros já têm reembolsos descontados. Pendente é o saldo deixado em todas as faturas que não estão pagas ou canceladas. Relatórios → Finanças mostra toda entrada incluindo taxas de cartão, que ficam em suas próprias linhas em vez de serem descontadas de um pagamento. Veja A lista de pagamentos e Relatórios → Finanças.

Próximo passo

A vitória mais rápida é permitir que os clientes paguem com cartão, para que o dinheiro chegue no momento em que estão prontos. Comece com Receber pagamentos online, ou veja a Visão geral de pagamentos para tudo que você pode fazer.

Precisa de ajuda configurando pagamentos? Envie um email para hello@corehue.co.