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Lembretes de documentos

Lembretes de documentos enviam emails para seus clientes para acompanhar documentos enviados e prazos próximos, para que você não precise persegui-los pessoalmente.

Você os encontra em Documentos → Lembretes.

Como os lembretes são organizados​

Existem três seções, uma para cada tipo de documento:

  • Propostas
  • Contratos
  • Questionários

Cada seção tem seu próprio botão, e todos os três estão desativados por padrão. Ative os que você deseja e deixe o resto como está.

Quando uma seção está ativada, você escolhe quando os lembretes são enviados usando dois grupos de caixas de seleção:

  • Após envio: um aviso 3, 7, 14, 21 ou 30 dias após você enviar o documento.
  • Antes do prazo: um lembrete 7, 3 ou 1 dia antes do prazo do documento.

Escolha quantas ou quantas poucas dessas opções quiser. As caixas de seleção ficam acinzentadas até que o botão dessa seção seja ativado.

observação

Lembretes de Antes do prazo se aplicam apenas quando um documento realmente tem um prazo, uma data de expiração ou encerramento. Se um documento não tiver prazo definido, esses lembretes serão ignorados para ele.

Essas configurações valem para toda a conta​

Os botões e horários que você define aqui se aplicam a todos os documentos correspondentes em sua conta. Ative lembretes de contrato, por exemplo, e eles cobrem todos os contratos que você envia.

Pausando lembretes em um documento​

Às vezes você não quer que um cliente em particular seja perseguido, talvez você já esteja conversando com ele diretamente.

Em um documento individual, você pode pausar seus lembretes separadamente e retomá-los depois quando estiver pronto. As configurações em toda a conta continuam funcionando para tudo o mais.

Alguns padrões úteis​

  • Contratos: um lembrete 3 e 7 dias após o envio funciona bem para obter assinaturas de volta.
  • Propostas: adicione um lembrete antes do prazo se você definir datas de expiração, para que os clientes ajam antes da oferta fechar.
  • Questionários: lembretes posteriores (14 ou 21 dias) funcionam bem para formulários que os clientes tendem a adiar.