Acompanhando documentos

Propostas, contratos e questionários sofrem do mesmo problema: você envia, o cliente pretende lidar com isso, e nada acontece.

O CoreHue acompanha para você.

Onde é configurado

Configurações → Lembretes, em Lembretes de documentos, ao lado de seus lembretes de agendamento e faturas.

Propostas, Contratos e Questionários cada um tem seu próprio interruptor e sua própria programação, então você pode acompanhar contratos com mais intensidade do que questionários.

Quando os lembretes são enviados

Duas colunas por tipo de documento.

Após enviar. 3, 7, 14, 21 ou 30 dias após o documento ter sido enviado. Marque quantos quiser.

Antes do vencimento, em propostas e contratos, ou Antes da data de encerramento em questionários. 7, 3 ou 1 dia antes.

A segunda coluna só funciona quando o documento tem uma data. A página diz isso sob cada um. Sem vencimento definido, apenas os lembretes após o envio funcionam.

Ativar uma seção sem nada marcado seleciona um conjunto inicial sensato: 3 dias após envio, 7 dias após envio e 1 dia antes do prazo.

Quando o acompanhamento começa

Apenas depois que o documento foi efetivamente enviado. Um rascunho nunca é acompanhado, e nem uma proposta ou contrato que ainda está não enviado.

Qualquer lembrete cujo momento já passou é ignorado em vez de ser enviado atrasado.

Eles param sozinhos

Assim que o cliente age, o acompanhamento para. Ninguém que assinou é pedido para assinar novamente.

Eles também param quando o documento é cancelado, recusado, anulado ou expirado, quando o contato não tem endereço de email e quando você desativa os lembretes para esse tipo de documento.

Pausando um documento

Todo documento enviado mostra um pequeno controle de Lembretes em seu cabeçalho. Abra-o e você pode Pausar o acompanhamento apenas para esse documento, depois Retomar mais tarde. Suas configurações para todo o resto não mudam.

Pausar pede confirmação e diz que suas configurações de lembrete para tudo o mais permanecem como estão. Retomar é imediato.

Pause quando você já tiver tido a conversa de outra forma. Se um cliente lhe disse que assinará na segunda-feira, você não quer um aviso automático no domingo.

O controle também diz como as coisas estão. Indica quando o próximo lembrete será enviado e para quem. Também diz se lembretes automáticos estão desativados para este tipo, se não há email de contato em arquivo, se cada momento de lembrete já passou, ou se o último não pôde ser enviado. Uma engrenagem no mesmo painel vai para Configurações de lembrete.

Enviando um você mesmo

Enviar lembrete, no mesmo controle, abre um compositor com assunto e mensagem já escritos. Tudo é editável antes de enviar, e Usar modelo insere um modelo de email salvo.

Um contrato muito atrasado em um grande trabalho geralmente é melhor lidar com uma mensagem real do que com uma programada.

Duas coisas que vale a pena saber:

• Um lembrete manual silencia os automáticos por 48 horas, para que você não envie dois acidentalmente em um dia
• Se você enviou um na última hora, CoreHue pergunta Enviar lembrete novamente? e diz quem recebeu o último e quando

Enviar lembrete só aparece quando o documento pode realmente receber um. Fica oculto em qualquer coisa assinada, respondida, cancelada ou expirada, e em qualquer coisa sem endereço de email para enviar.

Por que se preocupar em automatizar

Acontece. O acompanhamento manual é a primeira coisa que desaparece em uma semana movimentada, e é a semana em que você mais precisa do depósito.

É menos constrangedor. Um lembrete programado não parece pessoal para nenhum dos lados.

É mais rápido. A maioria dos documentos não assinados não são objeções, são esquecimento. Um aviso no momento certo resolve a maioria.

Programações sugeridas

Contratos: 3 dias após envio, depois 7, mais 1 dia antes do vencimento. Contratos sustentam agendamentos, então acompanhe-os adequadamente.

Propostas: 3 e 7 dias após envio, mais 3 dias antes do vencimento. Além disso você está incomodando. Pegue no telefone em vez disso.

Questionários: 7 dias após envio, mais 3 dias antes da data de encerramento. Menos urgente a menos que você precise das respostas para trabalhar.