Arquivar contatos
Com o tempo, sua lista de contatos se enche de consultas que não levaram a nada. Arquivar organiza tudo sem perder nada.
O que o arquivamento faz
Abra o contato, escolha Arquivar contato no menu Mais ações (três pontos) no topo do registro e confirme. O diálogo mostra o que acontece: mantém o histórico e oculta esse contato das listas ativas.
Você será solicitado a informar um Motivo, que começa como "Não mais ativo". É só para seu próprio controle. Precisa ter pelo menos três caracteres.
Tudo sobre eles fica guardado. As reservas, faturas, documentos, mensagens e anotações continuam lá, e o dinheiro deles ainda conta no seu relatório financeiro.
O que um contato arquivado não pode fazer
O registro dele abre com um aviso Contato arquivado que diz "Oculto das listas ativas. O histórico permanece." Enquanto um contato estiver arquivado:
- Os detalhes dele não podem ser editados
- Você não pode criar uma proposta, reserva, fatura, contrato ou questionário para ele
- Você não pode enviar uma mensagem para ele
Você ainda pode ler tudo, e ainda pode adicionar, editar e deletar anotações de contato. Se precisar mudar um número de telefone ou enviar algo para ele, restaure-o primeiro.
Restaurando
Mude o filtro de status para Arquivado ou Todos os contatos, abra a pessoa e escolha Restaurar contato no aviso Contato arquivado no topo do registro dela. Esse aviso é o único lugar onde o botão fica, porque um contato arquivado não tem menu de ações. Ele volta à sua lista ativa exatamente como estava.
Se alguém retorna depois de dois anos, restaure em vez de criar um novo contato. O histórico dele vale a pena ter.
Você não pode deletar um contato
Não existe delete. Arquivar é a forma de remover alguém da sua lista.
Contatos são anexados a faturas, pagamentos e contratos assinados, então o registro permanece.
Você não pode mesclar dois contatos
Se a mesma pessoa existe duas vezes, o CoreHue não consegue fundir os dois registros em um.
O que ele faz em vez disso é avisar você antes que isso aconteça. Quando você digita um endereço de email no formulário Adicionar contato que um contato ativo já usa, um painel Possíveis correspondências aparece com um botão Usar contato. Usá-lo é como você evita duplicatas desde o início.
Sua lista marca as que passaram despercebidas. Uma linha cujo endereço de email está em mais de um contato diz "Também usado por outro contato".
Se você já tem duplicatas, escolha o registro com o histórico que vale a pena manter. Copie qualquer coisa útil do outro antes de arquivá-lo, porque contatos arquivados não podem ser editados. Depois arquive a cópia extra. O histórico dele permanece intacto e fora do seu caminho.
Mantendo a lista limpa
Alguns hábitos que ajudam:
Arquive consultas inativas em lotes. Uma vez por trimestre, filtre por leads, veja qualquer coisa não tocada há seis meses e arquive.
Leve o aviso de duplicata a sério. Dez segundos ali economiza a bagunça acima.
Arquive em vez de evitar. Um contato que você está deixando na lista porque não tem certeza é um contato deixando sua lista menos útil.