Gerenciando reservas

Reservas → Todas as reservas é cada reserva que você tem. Cada uma tem sua própria página com seus detalhes, seus documentos, seu dinheiro e tudo o que você pode fazer com ela.

A lista

As colunas mostram Reserva nº, Contato, Serviço, Status, Data, Pagamento e Valor.

O filtro abre em Reservas ativas, que é a visualização de trabalho. O resto são Todas as reservas, Pendentes, Confirmadas, Concluídas, Canceladas e Expiradas. A busca corresponde ao contato e à reserva.

Os status

Status	Significado
Pendente	Algo ainda está pendente
Confirmada	Tudo o que é necessário foi feito
Concluída	A sessão aconteceu
Cancelada	Foi cancelada
Expirada	Ficou sem tempo aguardando pagamento e foi liberada

A maioria das reservas passa por pendente, confirmada, concluída. Veja Por que uma reserva está pendente para a parte do meio.

A coluna Pagamento rastreia o dinheiro separadamente, então uma reserva confirmada ainda pode aparecer como não paga, parcialmente paga ou vencida.

O que há em uma reserva

Um aviso no topo, quando algo precisa de você. Ele nomeia o que está pendente. Quando um cliente enviou um pagamento manual, oferece Revisar pagamento.

Resumo, com o contato, o serviço, a data, a hora, o local ou link de reunião e o total. O botão em seu canto é como você altera o cronograma: Reagendar reserva normalmente, ou Editar reserva ou Definir cronograma enquanto a reserva ainda está ocupando um slot.

Formulário de reserva ou De consulta, em reservas que vieram de sua página de reserva ou uma consulta. Contém a mensagem deles, a fonte de indicação e as respostas do questionário na íntegra. Uma reserva que veio de uma consulta também se vincula novamente com Ver consulta original.

Itens de reserva, o escopo e o total, linha por linha, com impostos e qualquer desconto.

Pagamento, as faturas anexadas a esta reserva e o que foi pago. Lê Pagamentos para revisar enquanto um pagamento manual do cliente está aguardando você.

Documentos, os contratos e questionários anexados a ela.

O que você pode fazer

O botão no topo é o movimento que mais importa:

Confirmar reserva. Aparece apenas quando o cliente terminou tudo e a reserva está aguardando sua aprovação.

Criar reserva de substituição. Aparece em uma reserva cancelada ou expirada. Começa uma nova reserva com o mesmo contato e serviço já selecionados.

Ao lado disso:

Compartilhar reserva. Copia o link para a página de reserva do cliente. Compartilhar por email abre um compositor para que você possa enviá-lo com uma nota.

Criar fatura. Gera uma fatura contra essa reserva, na moeda da reserva.

E no menu de três pontos, nesta ordem, com cada entrada aparecendo apenas onde se aplica:

Criar contrato e Enviar questionário, com os detalhes do cliente já preenchidos.

Editar prazo de pagamento, em uma reserva sendo mantida para pagamento.

Reabrir reserva, se você a concluiu muito cedo. Pede um motivo e oferece Reiniciar lembretes para datas próximas. Apenas em uma reserva concluída.

Marcar como concluída, depois que a sessão acontecer. Apenas em uma reserva confirmada. Avisa que ela "fecha a reserva e interrompe lembretes e acompanhamentos. Pagamentos, documentos e histórico do calendário não serão afetados."

Confirmar antes do pagamento, que confirma uma reserva enquanto o dinheiro ainda está pendente. Pede um motivo, que é obrigatório.

Corrigir registro de cronograma, para corrigir uma data ou hora salva que estava simplesmente errada. Pede um motivo. Deliberadamente não avisa ninguém e deixa calendários, reuniões e lembretes sozinhos.

Histórico de email, tudo que o CoreHue enviou sobre essa reserva e se chegou.

Cancelar reserva, em uma reserva pendente ou confirmada.

O histórico de email resolve discordâncias. Quando um cliente diz que nunca recebeu a confirmação, você pode ver se ela foi entregue, atrasada ou não pôde ser entregue.

Reagendamento

Clique em Reagendar reserva no cartão Resumo. O diálogo oferece Data, Data final (opcional) para trabalho de vários dias, Início e Fim dos horários e Local.

Há um switch Notificar cliente, "Enviar cronograma atualizado por email", e está desativado por padrão. Ative-o se quiser que eles sejam notificados.

Se o novo horário conflitar com outra reserva, o CoreHue o interrompe com "Este horário sobrepõe outra reserva". Pede um motivo antes de permitir que você Salvar mesmo assim, então uma dupla reserva acidental é difícil de fazer.

O reagendamento está disponível em uma reserva confirmada que não foi marcada como concluída ou cancelada. Depois que sua data passou, Corrigir registro de cronograma aparece ao lado, porque apenas você sabe se a sessão se moveu ou o registro está simplesmente errado.

Cancelamento

Cancelar reserva pede confirmação: "Isso fecha a reserva e libera seu tempo reservado."

Há uma caixa Motivo (opcional) e um switch Notificar contato por email que está desativado por padrão, então o cliente não fica sabendo a menos que você o ative.

Não muda nada sobre o dinheiro: "Pagamentos, faturas e contratos não serão alterados, então você pode precisar lidar com eles separadamente." Se dinheiro foi trocado, veja Reembolsos.

Vale a pena ter uma política de cancelamento escrita no serviço para que os termos não estejam sendo inventados no momento. Fica na aba Disponibilidade e local, aceita formatação e aparece na página de reserva do cliente.

Criando uma reserva você mesmo

Nova reserva é para trabalho acordado em outro lugar: por telefone, pessoalmente ou por uma consulta que você vinha discutindo.

Relacionado a escolhe se você está começando de um Contato ou uma Consulta, então você escolhe qual. Escolher uma consulta define o serviço para você.

Serviço (opcional) puxa os padrões desse serviço. Deixe em branco para trabalho único.

Cronograma se adapta ao serviço. Um serviço de reserva direta mostra sua disponibilidade real. Um serviço de mini sessão mostra seus slots definidos. Qualquer outra coisa leva uma data, uma data final opcional e horários de início e fim, ou Dia inteiro.

Formato fica sob o cronograma em tudo exceto uma mini sessão. Presencial revela um campo Local. Online revela uma escolha de Link de reunião de Google Meet, Zoom ou Link personalizado. Escolher link personalizado adiciona uma caixa URL de reunião personalizada. Google Meet e Zoom ficam acinzentados até que esses estejam conectados em Reservas → Configurações → Integrações.

Itens de reserva constrói o escopo e o total. Escolha entre seus Itens ou digite um nome, então defina quantidade, preço e imposto. O lápis ao lado da descrição abre uma janela Editar descrição onde o texto aceita formatação.

Cobrar pagamento é um switch. Ative-o para escolher um Plano de pagamento, pagamento total ou um cronograma, escolha os métodos e decida se Exigir pagamento para confirmar reserva. Com um cronograma, apenas o primeiro pagamento é obrigatório. Se você exigir, pode definir Expirar reserva não paga em (opcional). As datas permanecem reservadas até o final daquele dia, então a reserva expira.

Uma reserva inteiramente no passado pula pagamentos completamente e é registrada como histórico. Isso se aplica a uma reserva sem serviço e a uma em um serviço de consulta.

Criar Reserva na parte inferior mostra um resumo para confirmar. Se o horário conflitar com algo, Criar esta Reserva mesmo assim? pede um Motivo para substituição antes de salvar.

Vendo o que aconteceu

Cada reserva mantém seu Histórico de email.