Templates

Les templates sont les versions réutilisables de ce que vous envoyez. Écrivez une fois, utilisez pendant des années.

Les Templates dans la barre latérale ouvrent quatre onglets, dans cet ordre :

Items. Les choses pour lesquelles vous facturez, afin que chaque facture et proposition utilise les mêmes noms et prix. Voir Items.

Contrats. Vos accords standards.

Questionnaires. Vos séries de questions standards.

Emails. Les messages d'accompagnement que vous envoyez avec tout le reste.

Un template est un point de départ, pas un lien actif

La chose la plus importante à savoir sur les templates dans CoreHue.

Quand vous créez un contrat à partir d'un template, son contenu est copié. Le nouveau contrat est son propre document. Éditer le template après n'y change rien.

C'est correct pour les documents juridiques et destinés aux clients. Un contrat que quelqu'un a signé ne devrait pas changer parce que vous avez rangé un template des mois plus tard. Mais cela signifie :

• Corriger une faute de frappe dans un template ne corrige pas les documents déjà créés à partir de celui-ci
• Un contrat ou un questionnaire joint à un service de réservation en conserve sa propre copie, donc mettre à jour votre template ne met pas à jour le service
• Une demande de questionnaire déjà envoyée garde les questions avec lesquelles elle a été envoyée

Si vous changez un template et voulez que le changement soit partout, mettez à jour les endroits qui l'ont copié.

Où les templates sont utilisés

Les templates de contrats quand vous créez un contrat, quand vous construisez le contrat dans une proposition, ou quand vous en attachez un à un service de réservation.

Les templates de questionnaires quand vous créez une demande de questionnaire, ou quand vous configurez les questionnaires d'admission ou programmés d'un service.

Les templates d'emails dans chaque compositeur d'envoi : factures, propositions, contrats, questionnaires, galeries, réservations, rappels et messages.

Ce dernier est l'atout caché. Les templates d'emails sont utilisés plus souvent que les deux autres réunis. Chacun de ces envois a besoin d'une note d'accompagnement.

Ce que chaque bibliothèque peut faire

Les trois onglets de templates fonctionnent de la même manière :

• Nouveau template en écrit un à partir de zéro
• Ajouter depuis CoreHue ouvre une bibliothèque de templates prêts à l'emploi écrits pour les photographes
• Dupliquer en copie un des vôtres, avec « (copie) » ajouté au nom, ce qui est le moyen rapide de faire une variante
• Supprimer en retire un. Les documents déjà créés à partir de celui-ci ne sont pas affectés

Ajouter depuis CoreHue

CoreHue maintient une bibliothèque dont vous pouvez puiser à tout moment : contrats, questionnaires et emails, filtrés par le type de travail qu'ils conviennent.

Ouvrez Ajouter depuis CoreHue, affinez la liste par le type de travail si vous le souhaitez, lisez l'aperçu sur la droite, et appuyez sur Ajouter à la bibliothèque. CoreHue confirme. La copie devient alors vôtre, à éditer ou supprimer comme tout ce que vous avez écrit.

Les templates que vous possédez déjà disparaissent de la liste, donc ce qui s'affiche est toujours ce que vous n'avez pas encore. Le catalogue contient 34 contrats, 26 questionnaires et 32 emails.

Ce avec quoi vous commencez

Les nouveaux comptes commencent avec des templates de cette même bibliothèque, choisis pour correspondre au type de travail que vous avez dit faire :

• 5 templates de contrats
• 5 templates de questionnaires
• 8 templates d'emails

Ces chiffres sont fixes. Choisir plus de types de travail ne vous donne pas plus de templates. Cela change lesquels arrivent. Chaque bibliothèque commence avec ceux dont tout le monde a besoin, puis remplit le reste à partir de vos spécialités, en privilégiant celui que vous avez nommé comme votre focus principal.

Lisez-les avant de les utiliser. Ils sont écrits pour être généralement utiles. La valeur réside dans leur adaptation à votre façon de travailler. Les starters de contrats en particulier contiennent de vrais chiffres auxquels vous serez tenu. Voir Templates de contrats.

Cela ne se produit qu'une fois. Si vous supprimez quelque chose et le voulez de retour, ou si vous en voulez plus que ce qui vous a été donné, utilisez Ajouter depuis CoreHue.