Modèles d'email
Chaque fois que vous envoyez une facture, une proposition, un contrat, un questionnaire ou une galerie, vous rédigez un message d'accompagnement. Les modèles d'email signifient l'écrire une seule fois.
En créer un
Modèles → Emails → Nouveau modèle ouvre un éditeur à deux panneaux : le message à gauche, un aperçu en direct de l'email personnalisé que votre client reçoit à droite. Sur un petit écran, Éditeur et Aperçu permettent de basculer entre eux.
Un modèle comporte trois parties :
- Un nom, pour vous, pour que vous puissiez le trouver dans une liste. Laissé vide, il est enregistré sous le nom « Modèle d'email sans titre »
- Objet (optionnel), qui accepte les mêmes variables que le message
- Message (optionnel), texte enrichi
Enregistrer le modèle l'enregistre. Rien ne s'enregistre automatiquement, donc ne quittez pas la page sans enregistrer. CoreHue vous demande confirmation avant de partir avec des modifications non enregistrées.
L'objet optionnel
Laisser l'objet vide est une véritable fonctionnalité, pas de la paresse.
Avec un objet, l'utilisation du modèle définit la ligne d'objet.
Sans objet, il remplit le message et laisse l'objet tel quel.
Ce deuxième comportement est ce qui rend les modèles compatibles avec les réponses. Quand vous répondez à un email d'un client, vous ne voulez pas que la ligne d'objet soit réécrite. Vous voulez que votre texte standard soit inséré dans le fil de discussion dans lequel vous êtes déjà.
Donc : objet pour les choses que vous initiez, pas d'objet pour les réponses.
Utiliser leur nom
Ouvrez Variables dans la barre d'outils et choisissez Prénom du client, et chaque destinataire voit son propre nom. Écrivez une fois, saluez tout le monde correctement. Quelqu'un sans nom dans le dossier reçoit « vous ». Voir Remplissage automatique des noms.
Le nom de l'entreprise, l'email de l'entreprise, la date d'aujourd'hui et l'année actuelle se remplissent aussi. Rien ne remplit une date de réservation, un montant ou un lieu. Tapez vous-même n'importe quoi de spécifique, après avoir inséré le modèle.
Dans l'éditeur, le nom reste sous forme d'une étiquette grise, car il n'y a pas encore de destinataire. Il se remplit quand vous envoyez réellement.
Un modèle, n'importe quel envoi
Les modèles d'email ne sont pas liés à un seul type de document. Chaque modèle que vous avez est proposé dans chaque compositeur, donc une bonne note « voici le lien » fonctionne pour une galerie et une proposition également.
Où vous pouvez les utiliser
Partout où vous envoyez quelque chose : les flux d'envoi pour les propositions, les contrats, les questionnaires, les factures, les paiements, les réservations et les galeries, le compositeur de rappels et le compositeur de Messages.
Dans un compositeur d'envoi, Utiliser le modèle se trouve sous la boîte de message. En choisir un remplit le compositeur et laisse tout modifiable, pour que vous puissiez l'ajuster avant d'envoyer. Dans Messages, c'est l'icône de document dans la barre d'outils du compositeur, qui ouvre une liste de Modèles. Dans les deux cas, Gérer les modèles au bas de ce menu accède à la bibliothèque.
Ceux avec lesquels vous commencez
Les nouveaux comptes en reçoivent huit. Six couvrent les moments que chaque photographe traverse : répondre à une nouvelle demande, refuser du travail quand vous êtes occupé, les prochaines étapes de réservation, relancer un contrat et une rétention, confirmer une séance et envoyer une galerie. Les deux derniers correspondent au type de travail que vous faites.
Vaut la peine d'être réécrit avec votre propre voix. Un modèle qui sonne comme du logiciel perd tout son intérêt.
Les modèles de démarrage utilisent des espaces en MAJUSCULES comme [DATE] et [PLACE] où quelque chose de spécifique appartient. Rien ne remplit ceux-là. Ce sont des rappels pour vous que quelque chose doit être saisi avant d'envoyer.
En ajouter d'autres
Ajouter depuis CoreHue ouvre une bibliothèque de modèles prêts à l'emploi avec un aperçu de chacun. Appuyez sur Ajouter à la bibliothèque sur ceux qui conviennent et modifiez-les à partir de là.
Les gérer
Modifier, Dupliquer et Supprimer se trouvent dans le menu à trois points de chaque ligne. Le nom est modifié dans l'éditeur. La duplication est le moyen facile de créer une variante, par exemple une version mariage de votre réponse standard à une demande. Un doublon garde le nom original avec « (copie) » ajouté.
Lesquels valent la peine d'avoir
Le test est simple : tout ce que vous avez tapé plus de deux fois.
En pratique, il s'agit généralement de votre réponse aux demandes de renseignements, votre note « voici vos photos », votre rappel de paiement et votre note de préparation avant la séance. Quatre modèles couvrant la plupart de ce que vous envoyez.