Rappels
Des messages automatiques pour vos clients. Tous configurés sur une seule page, sous Paramètres → Rappels.
Chaque groupe dispose d'un interrupteur et des délais que vous souhaitez configurer. Les modifications s'affichent dans une barre d'enregistrement au bas de la page.
Rappels de réservation
Envoyez des rappels automatiques avant une réservation confirmée. Quatre délais au choix :
- 7 jours avant
- 3 jours avant
- 1 jour avant
- Le jour de la réservation
C'est ce qui réduit les absences et les retards plus que n'importe quoi d'autre.
Rappels de facture
Envoyez des rappels tant qu'une facture a un solde impayé. Cinq délais :
- 7 jours avant l'échéance
- À la date d'échéance
- 3 jours après l'échéance
- 7 jours après l'échéance
- 14 jours après l'échéance
C'est celui-ci qui vous fait payer sans emails gênants.
Rappels de document
Envoyez des rappels après l'envoi de documents et avant qu'ils n'expirent ou se ferment. Trois sections séparées, chacune avec son propre interrupteur : Devis, Contrats et Questionnaires.
Chacun a deux colonnes de délais :
- Après l'envoi : 3, 7, 14, 21 ou 30 jours
- Avant expiration pour les devis et contrats, ou Avant la date de fermeture pour les questionnaires : 7, 3 ou 1 jour
La deuxième colonne ne fonctionne que lorsque le document a une date à partir de laquelle compter. CoreHue l'indique dans chaque section : S'applique uniquement lorsque le devis a une date d'expiration, et ainsi de suite.
L'ensemble recommandé
Les nouveaux comptes commencent avec un ensemble judicieux déjà activé : réservations 3 jours avant et le jour même, factures 7 jours avant l'échéance, à la date d'échéance, 3 jours après et 7 jours après, et documents 3 et 7 jours après l'envoi plus 1 jour avant le délai.
Si les vôtres ne sont pas configurés, une carte Activer les rappels recommandés se trouve en haut de la page. Activer les rappels applique cet ensemble complet en une seule action, et vous pouvez l'ajuster après coup. Fermez-la avec le X si vous préférez définir vos propres paramètres.
Ils s'arrêtent d'eux-mêmes
Un rappel s'arrête au moment où la chose qu'il relance est terminée. Les factures payées cessent d'être relancées, les contrats signés cessent d'être relancés, les questionnaires remplis cessent d'être relancés. Une réservation annulée s'arrête aussi.
Personne qui a déjà agi n'est harcelé. C'est la crainte que les gens ont concernant la relance automatique, et c'est géré.
Pas de date, pas de rappel
Les rappels de facture ont besoin d'une date d'échéance. Les rappels de document qui se déclenchent avant une deadline ont besoin d'une date d'expiration ou d'une date de fermeture.
Une facture sans date d'échéance n'est jamais en retard et ne sera jamais relancée. C'est la raison la plus courante pour laquelle quelqu'un pense que les rappels ne fonctionnent pas.
Suspendre un rappel
Vous pouvez suspendre les rappels pour une réservation, une facture, un devis, un contrat ou un questionnaire individuel. Suspendre se trouve avec l'état du rappel sur l'enregistrement lui-même, et Reprendre le redémarre.
Utilisez-le lorsque vous avez eu la conversation d'une autre manière et que vous ne voulez pas qu'un message automatique s'y croise.
En envoyer un vous-même
Envoyer un rappel sur le même enregistrement l'envoie maintenant, pour quand une situation nécessite une personne plutôt qu'un calendrier. Une facture largement en retard sur un gros travail mérite généralement un vrai message.
Des points de départ sensés
Réservations : une une semaine avant, une la veille.
Factures : une avant la date d'échéance, une à cette date, une une semaine après. Si rien ne s'est passé après cela, c'est un appel téléphonique plutôt qu'un quatrième email.
Documents : une trois jours après l'envoi, une une semaine après, et une avant l'expiration.
Pourquoi c'est important
La relance est la tâche administrative que les photographes remettent le plus souvent à plus tard, et le délai coûte cher. La confier à CoreHue garantit que cela se produit toujours, toujours à temps, et ne semble jamais personnelle pour personne.