Numérotation et conditions
Vous définissez votre numérotation une seule fois, dans la boîte de dialogue Configurer la numérotation qui apparaît la première fois que vous créez une facture. Ensuite, Paiements → Paramètres → Général affiche le Préfixe de facture, le Numéro de facture suivant, le Préfixe de paiement et le Numéro de paiement suivant, que vous pouvez voir mais pas modifier, sous vos conditions de paiement par défaut.
La numérotation est une configuration unique
Lisez ceci avant de créer votre première facture.
Votre numérotation se verrouille dès que vous l'enregistrez, et elle se verrouille automatiquement dès que votre première facture existe, même si vous n'avez jamais ouvert la boîte de dialogue.
Une fois verrouillée, vous ne pouvez pas modifier :
- le préfixe de facture
- le préfixe de paiement
- le numéro de démarrage de la facture et le numéro de démarrage du paiement
- le format du numéro
Rien de tout cela ne peut être modifié à partir de l'application par la suite.
C'est ainsi que la numérotation des factures doit fonctionner. Les autorités fiscales dans la plupart des pays exigent une séquence qui ne peut pas être réécrite. Les logiciels qui vous permettraient de renuméroter les factures émises seraient inutiles comme document.
Donc prenez deux minutes maintenant plutôt que de vivre avec une décision que vous avez prise à la hâte.
Ce que vous devez définir
Préfixe de facture. Les lettres au début. Commence par INV. Lettres majuscules uniquement, 1 à 5 d'entre elles. Tout le reste est supprimé au fur et à mesure que vous tapez, donc Inv2 devient INV.
Préfixe de paiement. Le même, pour les paiements. Il commence par PMT. RCT est un autre choix courant.
Garder les deux séparés est ce qui évite la confusion quand une facture est réglée par trois paiements : un numéro de facture, trois numéros de paiement, aucune ambiguïté.
Numéro de démarrage de la facture et Numéro de démarrage du paiement. Où chaque séquence commence, n'importe où entre 1 et 999 999.
Définissez-les si vous migrez depuis un autre logiciel et souhaitez continuer plutôt que de recommencer à 1. Continuer votre séquence existante rend vos registres lisibles tout au long de la migration.
Format du numéro. Combien de chiffres le numéro est rempli : 3, 4, 5 ou 6. INV-00001 par rapport à INV-001. Cinq chiffres est le point de départ.
La boîte de dialogue prévisualise la Première facture et le Premier paiement au fur et à mesure que vous tapez, afin que vous puissiez voir le résultat avant de vous engager. Continuer vers la facture l'enregistre et vous amène dans la facture.
Les numéros ne sont jamais réutilisés
Chaque numéro est attribué lors de la création de la facture et n'est jamais donné à quelque chose d'autre.
Cela signifie qu'un brouillon supprimé laisse un écart permanent dans la séquence. Si vous créez trois brouillons et supprimez le deuxième, vous aurez 001 et 003 avec rien entre eux.
C'est correct et attendu. Les écarts sont acceptables. Les numéros répétés ne le seraient pas.
Conditions de paiement par défaut
Sur le même onglet Général, au-dessus de la numérotation : les conditions appliquées aux nouvelles factures, qui calculent une date d'échéance pour vous plutôt que de vous en fixer une à chaque fois.
Les choix sont Dû à la réception, Dû dans 15 jours, Dû dans 30 jours et Dû dans 60 jours. Contrairement à la numérotation, c'est un paramètre ordinaire que vous pouvez modifier quand vous le souhaitez, et il n'affecte que les factures créées par la suite.
La date d'échéance compte plus qu'il n'y paraît. C'est ce qui rend une facture en retard, et c'est à partir de là que les rappels sont programmés. Une facture sans date reste impayée et sans suivi indéfiniment.
Enregistrement
L'onglet Général partage une seule barre d'enregistrement avec le reste des paramètres de paiement. Elle s'affiche sous Modifications non enregistrées dès que quelque chose change, avec Enregistrer et Abandonner.