Examiner une preuve de paiement
Quand quelqu'un paie par une méthode manuelle, il appuie sur J'ai effectué ce paiement et, si vous l'avez demandé, joint une preuve. Cela arrive jusqu'à vous pour confirmation.
Jusqu'à ce que vous le fassiez, rien n'est enregistré. La facture reste impayée, tout réservation en attente de celle-ci reste en suspens, et le client voit En attente de confirmation. Rien ne progresse sur la parole d'un client.
Où ils apparaissent
Votre écran Accueil les répertorie sous les éléments nécessitant une attention : « 2 paiements en attente d'examen », avec le montant dessous. C'est le moyen le plus rapide d'y accéder, et cela ouvre Paiements filtrés sur exactement ceux-ci.
Cette liste affiche deux chiffres, En attente d'examen et Montant en attente de confirmation, puis une ligne par réclamation avec le nom du contact, sa provenance, quand elle a été soumise et le montant. Ouvrir une ligne vous mène au document auquel elle appartient.
Chaque réclamation apparaît également dans un panneau Examen du paiement sur la facture à laquelle elle appartient, et sur la réservation ou la proposition quand le paiement y est collecté.
Ce que vous voyez
Montant réclamé, Méthode de paiement, Note du client, et leur fichier de preuve.
Ils peuvent joindre un PDF, ou une image en JPEG, PNG, WebP ou AVIF, jusqu'à 5 Mo. Une photographie d'un écran d'application bancaire est la façon habituelle et c'est correct. Une réclamation avec une note et aucun fichier reste une réclamation valide quand vous n'aviez pas demandé de preuve.
Enregistrer le paiement
Enregistrer le paiement, le bouton vert sur le panneau, est l'action de confirmation. Il ouvre une boîte de dialogue Enregistrer le paiement demandant :
- Montant reçu. Commence par le montant que le client a dit avoir payé. Enregistrer le paiement complet sous le champ remplit le solde impayé à la place, et dit alors « Cela règlera la facture en totalité. » Il ne peut pas dépasser le solde impayé.
- Raison de la différence de montant. Obligatoire quand le chiffre n'est ni ce qu'ils ont réclamé ni l'équilibre complet. Vaut la peine d'être écrite correctement, puisque c'est l'explication que vous voudrez dans six mois.
- Méthode de paiement. Virement bancaire, Espèces, Chèque ou Autre. Il commence par Virement bancaire.
- Notes (optionnel). Pour vous.
Le bouton confirme ce qu'il s'apprête à faire : Enregistrer £450.00.
Une fois enregistré, le paiement rejoint la facture, le solde se met à jour, une quittance est créée, et tout ce qui attendait ce paiement avance.
Rejeter
Rejeter, à côté d'Enregistrer le paiement, c'est pour une preuve qui ne tient pas : rien n'est arrivé, le montant est erroné, ou le fichier est illisible.
Raison est optionnel, mais écrivez-en une. Le client reçoit un email « Paiement rejeté » avec un bouton Soumettre à nouveau la preuve. Il voit votre raison, et il peut payer ou soumettre à nouveau à partir de la même page. Sa facture affiche Paiement non confirmé avec vos mots mis en évidence sous Raison.
Rejeter n'est pas une accusation. La plupart des rejets sont des erreurs honnêtes : une mauvaise capture d'écran, ou un virement qui n'a pas encore été compensé.
Confirmer n'envoie pas d'email
L'enregistrement du paiement n'envoie rien au client sur le paiement lui-même. Sa facture se met à jour d'elle-même s'il regarde, mais s'il attend d'avoir des nouvelles, prévenez-le. Vous pouvez lui envoyer une quittance, ce qui est la façon naturelle de le faire.
L'exception est une réservation qui attendait ce paiement : le confirmer fait avancer la réservation, et l'email de confirmation propre à la réservation est envoyé.
Un seul à la fois
Une facture contient une seule réclamation en attente d'examen. Pendant qu'un client en a une en suspens, chaque action de paiement sur sa page est cachée. Cela empêche un client confus de déposer cinq réclamations ou de payer deux fois. Sa page affiche En attente de confirmation à la place.
Une fois que vous confirmez ou rejetez, ils peuvent agir à nouveau.
Vérifiez d'abord votre banque
Évident, mais vaut la peine d'être dit : une capture d'écran est une réclamation, pas de l'argent. Les virements bancaires peuvent être annulés, et les captures d'écran peuvent montrer un paiement qui a été annulé ultérieurement.
Pour les petits montants de clients établis, la preuve est généralement suffisante. Pour tout montant substantiel, vérifiez que l'argent est réellement là.
Ne l'enregistrez pas deux fois
Si un client a soumis une réclamation, confirmez-la ici plutôt que d'enregistrer un paiement séparément sur la facture. Confirmer enregistre le paiement et ferme sa réclamation en une seule action. L'enregistrer séparément laisse sa réclamation en suspens.
Combien de temps la preuve est conservée
La preuve d'une réclamation qui a été rejetée, retirée ou remplacée est supprimée après 90 jours. La preuve jointe à un paiement confirmé reste dans vos dossiers financiers.
Si un client ne trouve pas le bouton
Il est sur le panneau de paiement pour la méthode qu'il a choisie. S'il ne le voit pas, il a peut-être ouvert l'option de carte à la place, ou la facture n'offre peut-être pas du tout de méthode manuelle. Voir Méthodes de paiement manuel.