Enregistrement des paiements
Les paiements par carte s'enregistrent d'eux-mêmes. Tout le reste, c'est à vous de l'enregistrer pour que CoreHue sache ce qui a été réglé.
Enregistrer un paiement
Ouvrez la facture et appuyez sur Enregistrer un paiement dans l'en-tête. Le formulaire vous demande :
- Montant. Commence par le solde dû. Enregistrer le solde complet sous le champ le rétablit si vous l'avez modifié. Il ne peut pas dépasser le solde dû.
- Mode de paiement. Espèces, Chèque, Virement bancaire ou Autre.
- Date du paiement. La date à laquelle l'argent est arrivé.
- Référence (facultatif). La référence du virement ou le numéro de chèque.
- Note (facultatif). Pour vous.
Un petit résumé sous les champs affiche le Solde dû et le Solde après paiement, pour que vous puissiez voir l'effet avant de valider.
La facture se met à jour : entièrement couverte devient Payée, partiellement couverte devient Partiellement payée.
Enregistrer sur un brouillon
Vous le pouvez, et CoreHue vous avertit d'abord avec Facture en brouillon : enregistrer un paiement marque la facture comme envoyée. C'est correct pour l'argent qui est arrivé après une conversation plutôt qu'après une facture envoyée par email. Cela transforme la facture en document réel et émis.
Paiements partiels
Enregistrez autant que vous en avez besoin. Un acompte maintenant et un solde plus tard, c'est deux paiements sur une facture, chacun enregistré à son arrivée.
Si la facture a un calendrier de paiement, chaque paiement le règle automatiquement.
Quand un client a envoyé une preuve
S'il a utilisé une méthode manuelle et appuyé sur J'ai effectué ce paiement, ne l'enregistrez pas séparément. Confirmez-le dans le panneau d'examen, qui enregistre le paiement et ferme sa demande en une seule action. Voir Examen de la preuve de paiement.
L'enregistrer séparément laisse sa demande en suspens.
Corriger un paiement
Sur la facture, ouvrez Paiements reçus et utilisez le menu à trois points à côté d'un paiement. Il porte Modifier le paiement pour tout ce que vous avez enregistré manuellement. Modifiez le montant, le mode, la date, la référence ou la note.
Corriger un paiement lui attribue un nouveau numéro de reçu, le reçu correspond donc toujours au paiement qu'il décrit. Si vous ou le client aviez l'ancien reçu, envoyez le nouveau.
Vous ne pouvez pas modifier un paiement qui a un remboursement, et vous ne pouvez pas modifier un paiement sur une facture annulée ou radiée.
Supprimer un paiement
Supprimer le paiement sur le même menu, ou sur la page du paiement lui-même, annule un paiement que vous avez entré par erreur. CoreHue demande d'abord une confirmation. Il restaure le solde, et une fois que chaque paiement enregistré manuellement est supprimé, la facture peut à nouveau être modifiée.
Un paiement par carte via Stripe ne peut pas être supprimé, car de l'argent réel a circulé. S'il doit être annulé, c'est un remboursement.
Vous ne pouvez pas non plus supprimer un paiement qui a des remboursements.
Reçus
Chaque paiement reçoit un numéro de reçu et un document de reçu au moment où il est enregistré. Le client peut télécharger le sien à partir de la facture, et vous pouvez l'envoyer par email. Voir Reçus.
Obtenir la bonne date
Utilisez la date à laquelle l'argent est réellement arrivé, pas la date où vous avez eu le temps de l'enregistrer. La page Paiements est construite à partir de ces dates, et les chiffres d'un mois ne sont aussi bons que les dates qui les soutiennent.