Créer des factures
Commencer une facture
Ouvrez Paiements → Factures et appuyez sur Nouvelle facture. Sur un grand écran, survoler Factures dans la barre latérale affiche un plus qui ouvre le même écran en un clic.
Vous pouvez aussi commencer à partir d'un contact, d'une demande ou d'une réservation, et les détails s'y transfèrent. Commencer à partir de ce qui s'y rapporte évite de retaper. Cela maintient aussi la facture connectée au travail, ce qui importe plus tard quand vous déterminez ce qu'une réservation a vraiment rapporté.
Dupliquer, dans le menu trois points d'une facture existante, ouvre un nouveau brouillon avec le même contact, les mêmes articles, la même remise, les mêmes notes, conditions, méthodes de paiement acceptées et paramètres de colonnes. Rien n'est créé jusqu'à ce que vous l'enregistriez.
Deux choses que CoreHue demande en premier
Avant votre première facture, vous verrez deux courts dialogues, une fois chacun.
Définissez votre devise par défaut. Elle est présélectionnée selon votre pays. Elle est utilisée pour les tarifs, les documents et les rapports, et elle ne peut pas être changée après. Voir Devises.
Configurez la numérotation. Préfixes, numéros de départ et nombre de chiffres de remplissage pour vos numéros. Ceci se verrouille aussi. Voir Numérotation et conditions.
Si le nom de votre entreprise manque, vous verrez un rappel de compléter votre profil métier. Les factures portent vos coordonnées professionnelles, alors remplissez-les avant d'envoyer quoi que ce soit.
À qui elle s'adresse
Choisissez un contact. Une facture ne peut pas être enregistrée sans un.
Vous pouvez aussi joindre une demande ou une réservation. Choisir une réservation tire les articles et la remise qui n'ont pas encore été facturés et définit la facture à la devise de la réservation.
Pour envoyer la facture par email, le contact a besoin d'une adresse email. Sans une, vous pouvez toujours créer la facture et partager son lien.
Devise
Sur Core, une facture utilise votre devise par défaut et la page indique simplement laquelle.
Sur Pro, un sélecteur de devise se trouve en haut à droite du formulaire. Choisissez la devise avant d'ajouter quoi que ce soit. Une fois qu'une ligne a du contenu, le sélecteur se verrouille, car les prix sur la facture sont dans cette devise. Joignez une réservation et la devise suit la réservation à la place, sans sélecteur.
Dates et conditions
Date de facture est la date que porte la facture.
Conditions calcule la date d'échéance pour vous : À réception, À 15 jours, À 30 jours ou À 60 jours.
Date d'échéance est quand vous vous attendez à être payé, et elle conduit tout le reste : si la facture s'affiche comme impayée, quand les rappels sortent, et votre montant impayé. Une facture sans date d'échéance ne peut pas se relancer elle-même.
Définissez vos conditions par défaut une fois sous Paiements → Paramètres → Général pour que les nouvelles factures arrivent avec une date d'échéance déjà calculée.
Méthodes de paiement
Cochez les méthodes que cette facture accepte. La liste contient tout ce que vous avez configuré. Votre connexion Stripe s'affiche comme Paiement en ligne, et chaque méthode manuelle que vous avez écrite s'affiche par nom.
Ne cochez rien et la facture devient un document à lire plutôt qu'une facture à payer. Le client voit tout et n'a aucun moyen de payer. Faites-le intentionnellement, pas par accident.
Gérer les méthodes de paiement sous la liste ouvre la page des paramètres. Voir Méthodes de paiement.
Articles
Chaque ligne est un article enregistré, plus une description, une quantité, un prix et un taux de taxe pour cette facture. Le crayon à côté de la description ouvre une fenêtre Modifier la description où le texte accepte le formatage, et Appliquer le remet sur la ligne.
Ouvrez Sélectionner un article... et choisissez-en un. Son nom, sa description et son prix se remplissent. Si l'article que vous voulez n'existe pas, Ajouter un article au bas de cette liste le crée et le place directement sur la ligne.
Une ligne peut aussi ne contenir qu'une description, sans article choisi. L'article est ce qui donne à la ligne son nom.
Tout le reste vous appartient pour le modifier sur cette facture. Modifier une ligne ne change jamais l'article enregistré, et modifier l'article plus tard ne change jamais une facture que vous avez déjà créée.
Écrivez les noms d'articles comme un client les lit. « Couverture de mariage, 8 heures » est mieux que « MAR-8 ». Ils peuvent les transférer à quelqu'un qui n'était pas à la conversation.
La description est du texte libre sur plusieurs lignes, pour qu'un forfait puisse lister ce qu'il inclut.
Ajouter une nouvelle ligne ajoute une ligne. L'icône d'engrenage à côté ouvre les paramètres de colonnes pour cette facture seule : renommer les quatre colonnes, masquer celles que vous n'utilisez pas, et choisir les détails de métier et de contact que le document affiche. Vos paramètres par défaut pour tout cela se trouvent sous Comment les factures se présentent.
Taxe et remise
Appliquez un taux de taxe par ligne, afin qu'une facture puisse mélanger travail taxé et non taxé.
+ Ajouter une remise, sous les totaux, ajoute une remise pour la facture entière, soit un pourcentage, soit un montant fixe. Une facture porte une remise, donc le lien disparaît une fois que vous l'avez ajoutée. Voir Taxes et remises.
Calendrier de paiement
Type de paiement offre Paiement complet ou Calendrier de paiement. Un calendrier divise le total en jusqu'à douze paiements datés, pour que un client paie un acompte maintenant et le solde plus tard. Voir Calendriers de paiement.
Notes, conditions et pied de page
Trois blocs de texte au bas du formulaire, chacun avec une valeur par défaut que vous pouvez définir une fois.
- Notes : un remerciement, ou quelque chose de spécifique à ce travail. Il accepte le formatage
- Conditions : vos conditions de paiement, politique d'annulation, tout ce que vous devez enregistrer. Il accepte aussi le formatage
- Pied de page (optionnel) : coordonnées, numéros d'enregistrement, en texte brut
Voir Paramètres par défaut de facture.
Aperçu
Aperçu en haut du formulaire montre le document exactement comme le client le verra, et Modifier vous ramène. C'est le moyen le plus rapide de repérer le mauvais contact, une ligne manquante ou une note égarée.
Enregistrement
La barre en bas de l'éditeur offre Enregistrer et Envoyer ou Enregistrer le brouillon, avec Annuler à droite.
De toute façon, CoreHue vérifie d'abord trois choses et énumère celles qui manquent :
- Joindre un client : la facture a besoin d'un contact
- Ajouter au moins un article
- Supprimer le total négatif : le total doit être zéro ou plus
CoreHue donne à la facture son numéro au moment où vous la créez, en utilisant votre préfixe et format. Ce numéro n'est jamais donné à autre chose. Donc supprimer un brouillon laisse un écart permanent dans la séquence. C'est prévu.
Brouillon d'abord
Une nouvelle facture est un brouillon. Seul vous pouvez la voir, et vous pouvez tout changer.
Envoyer la rend Ouverte. Vous pouvez toujours modifier une facture ouverte librement, tant qu'aucun paiement n'a été enregistré contre elle. Au moment où un l'est, la facture se verrouille. C'est un document financier, et réécrire silencieusement une facture qu'on a payée est comment les désaccords se transforment en litiges. Voir Statuts de facture.