Messages
Messages conserve vos conversations avec les clients. C'est du vrai email. Ce que vous envoyez arrive dans leur boîte de réception normale, et leur réponse revient ici.
L'avantage n'est pas que c'est une autre boîte de réception. C'est que chaque conversation reste attachée à la personne et au travail auquel elle appartient, de sorte qu'un an plus tard, vous pouvez voir ce que vous aviez convenu et quand.
La barre latérale affiche un nombre de non-lus à côté de Messages, et en le survolant sur ordinateur de bureau, un plus apparaît pour Nouveau message.
D'où viennent les conversations
La plupart commencent naturellement :
- Une demande de renseignements, quand quelqu'un s'enquiert via votre page de réservation
- Une soumission de formulaire d'admission
- Vous, écrivant à un contact
- L'envoi d'un document, quand vous envoyez une proposition, une facture, un contrat, un questionnaire ou une réservation par e-mail
Ce dernier type reste hors de vue jusqu'à ce que le client réponde réellement, donc envoyer cinquante factures ne remplit pas Messages de cinquante fils que vous n'avez pas besoin de lire. Quand l'un d'eux reçoit une réponse, le fil entier apparaît, document et tout.
La liste
La colonne de gauche est votre liste de conversations. Chaque ligne affiche qui est en discussion, l'objet, un aperçu du dernier message, quand il est arrivé et un nombre de non-lus. Un trombone signifie qu'il y a des pièces jointes. Un marqueur rouge signifie que quelque chose dedans n'a pas pu être livré.
Au-dessus se trouvent deux contrôles.
Le menu d'affichage, qui commence par Tous :
| Affichage | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Tous les messages | Chaque conversation active |
| Non lus | Ceux avec quelque chose que vous n'avez pas lus |
| Archivés | Classés, conservés |
| Corbeille | Supprimés, en compte à rebours |
Rechercher, qui correspond à l'objet, à l'aperçu du message le plus récent, et au nom ou e-mail de la personne avec laquelle vous discutez. Il recherche dans l'affichage où vous êtes, pas partout.
Les historiques plus longs se chargent page par page avec Charger plus ancien en bas.
Ce à quoi un fil est attaché
Une conversation qui provenait d'un travail porte une petite étiquette à côté de son objet : Demande de renseignements, Proposition, Facture, Contrat, Questionnaire ou Réservation. C'est ainsi que vous distinguez un échange général du fil de discussion concernant un travail spécifique.
Le nom du contact se trouve sous l'objet en haut du fil, et en cliquant dessus, son dossier s'ouvre.
Ce que vous pouvez faire avec un fil
Survolez une ligne et un menu à trois points apparaît. Le même menu se trouve en haut à droite d'un fil ouvert. Les deux vous donnent :
- Marquer comme lu ou Marquer comme non lu
- Archiver, ou Restaurer s'il est déjà archivé
- Déplacer vers la Corbeille
L'archivage est ce qu'il faut faire. Cela efface la liste sans rien perdre, et la conversation reste sur le dossier du contact.
L'archivage n'est final dans aucune direction. Répondez à une conversation archivée, ou recevez un nouveau message dans une, et elle revient directement à Tous les messages.
La Corbeille
Déplacer vers la Corbeille vous demande de confirmer, puis conserve la conversation pendant 30 jours avant de la supprimer définitivement. Pendant ce temps, elle se trouve dans l'affichage Corbeille. Cet affichage porte une note disant « Les éléments se suppriment automatiquement après 30 jours » et affiche l'échéance propre à chaque conversation.
Vous ne pouvez pas répondre depuis la Corbeille. Ouvrez un fil de la Corbeille et la boîte de réponse est remplacée par « Restaurez cette conversation avant d'écrire une réponse ». Un nouveau message du client le restaure automatiquement.
Deux façons de terminer plus tôt : Supprimer définitivement sur un seul fil, ou Vider la corbeille pour les effacer tous. Les deux sont permanents, et les deux emportent les pièces jointes avec eux.
C'est lié au contact
Chaque conversation appartient à un contact, donc le même échange apparaît sur son dossier sous Fils de message. Ouvrez un client d'il y a six mois et tout l'historique y est.
C'est ce qui rend son utilisation utile plutôt que de répondre depuis votre propre application de courrier, bien que CoreHue gère aussi ce cas. Voir Répondre à partir de votre propre e-mail.
Limites d'envoi
Vous pouvez envoyer jusqu'à 200 messages par jour, et jusqu'à 20 en n'importe quelle dix minutes. Les deux sont bien au-dessus de l'utilisation normale et existent pour empêcher un compte d'être abusé. Si vous en frappez une, vous en serez informé en termes clairs.