Enregistrer les travaux d'avant CoreHue

Lors de votre migration, vous voudrez avoir un historique en place : des clients passés, des réservations antérieures, peut-être des factures impayées.

Le point à éviter est que CoreHue envoie des e-mails aux clients à propos de séances qui ont eu lieu l'année dernière.

Faites d'abord ces deux choses

Définissez votre devise par défaut. Elle est choisie une seule fois et ne peut pas être modifiée par la suite, alors assurez-vous de vous tromper avant de créer quoi que ce soit avec un prix. Elle se trouve dans Paramètres → Profil.

Définissez votre numérotation. La première fois que vous ouvrez Paiements → Factures → Nouvelle facture, CoreHue vous demande de Configurer la numérotation. Vous choisissez un préfixe de facture, un préfixe de paiement, le numéro auquel chaque séquence commence, et combien de chiffres chaque numéro comporte. Si vous continuez une séquence d'un autre logiciel, c'est là que vous la transférez. C'est un choix unique. Une fois enregistré, il est verrouillé, et Paiements → Paramètres → Général vous le montre simplement en retour. Voir Numérotation et conditions.

Réservations passées

Créez-les à partir de Réservations → Toutes les réservations → Nouvelle réservation.

Il n'y a pas de paramètre historique à chercher. Donnez à la réservation sa véritable date et CoreHue détermine le reste. Une réservation dont la date est déjà passée est enregistrée en tant qu'historique. Il n'y a pas d'e-mail de confirmation, pas de rappels, et rien ne demande au client. Elle est enregistrée directement comme Terminée.

Mettez donc la date à laquelle cela s'est réellement produit, pas la date d'aujourd'hui. Ce seul détail est ce qui empêche un client de recevoir un e-mail concernant un mariage que vous avez photographié le printemps dernier.

Laissez Service (optionnel) vide pour une réservation passée. Un service de réservation directe ou de mini-séance ne peut pas prendre une date ancienne, et CoreHue vous dit d'utiliser une réservation ponctuelle à la place. Un service d'enquête est bon.

Combien d'historique apporter

Moins que vous ne le pensez.

Utile à ajouter : les clients avec lesquels vous vous attendez à travailler à nouveau, et tout ce qui a encore de l'argent en suspens.

Inutile à ajouter : chaque réservation que vous avez jamais prise. Il est peu probable que vous les regardiez, et le temps serait mieux dépensé à configurer les choses qui vous feront gagner du travail à partir d'ici.

Une ligne raisonnable est les douze derniers mois, plus quiconque ayant une facture impayée.

Clients passés

Les contacts se créent d'eux-mêmes au fur et à mesure que le travail arrive, vous n'avez donc pas besoin de transférer tout le monde d'emblée. Il n'y a aucun moyen d'importer un fichier, donc tout ce que vous apportez est tapé à la main. C'est une autre raison pour apporter moins.

Pour les clients avec lesquels vous travaillez activement, ajoutez-les vous-même et définissez Type de contact sur Client plutôt que Prospect. Voir Ajouter et trouver des contacts.

Factures en suspens

Si quelqu'un vous doit de l'argent d'avant, créez la facture dans CoreHue et envoyez-la. Cela la met dans votre suivi et dans vos chiffres. Cela leur donne aussi un moyen de payer en ligne qu'ils n'ont peut-être pas eu.

Utilisez la date originale réelle pour que vos chiffres restent honnêtes. N'oubliez pas que les lignes de facture sont choisies dans votre catalogue Articles. Vous pouvez en ajouter un manquant directement dans le sélecteur d'articles avec Ajouter un article, vous n'avez donc pas à quitter la facture.

Ce qu'il ne faut pas s'embêter à faire

Anciennes galeries. Réuploader des années de livraisons consomme du stockage pour des photos que personne n'ouvrira. Gardez vos propres archives et recommencez.

Contrats signés d'avant. Gardez les fichiers PDF que vous avez déjà. Les recréer dans CoreHue ne les rend pas plus signés.

Anciennes réponses aux questionnaires. Elles appartiennent à des séances terminées.

Puis lancez-vous

L'intérêt du déménagement c'est ce qui se passe ensuite. Un après-midi d'historique c'est bien. Une semaine c'est une semaine non pas consacrée à la configuration de la page de réservation qui commence à rapporter.