Un client veut décaler sa date
Avant d'accepter
Vérifiez que vous êtes vraiment disponible. Si la nouvelle heure chevauche une autre réservation, CoreHue vous l'indique et vous demande une raison avant de sauvegarder. Vous pouvez toujours faire un double-booking volontairement. Vous simplement ne pouvez pas le faire par accident.
Vérifiez votre politique d'annulation et de reprogrammation. Si vous en avez défini une sur le service ou si vous l'avez écrite dans le contrat, c'est le moment où elle s'applique.
Décidez ce qu'il advient de l'acompte. Habituellement, il est conservé. Si vous allez facturer une commande pour ce changement, dites-le avant de déplacer quoi que ce soit, pas après.
Le décaler
Ouvrez la réservation. Sur la carte Résumé, appuyez sur Reprogrammer la réservation.
La boîte de dialogue propose Date, Date de fin (optionnel) pour les travaux sur plusieurs jours, heures de Début et de Fin, et Lieu.
Activez Notifier le client pendant que vous êtes là. C'est désactivé par défaut. C'est correct quand vous corrigez votre propre erreur, et incorrect quand le client s'attend à une confirmation. Si vous la laissez désactivée, rien n'est envoyé et il a toujours l'ancienne date dans son agenda.
Si la nouvelle heure crée un chevauchement, CoreHue affiche Cette heure chevauche une autre réservation, avec « Vous pouvez revenir en arrière ou enregistrer avec une raison enregistrée. » Il demande alors une Raison du chevauchement avant que Enregistrer de toute façon ne fasse quoi que ce soit. La raison est conservée avec le changement.
De toute façon, votre événement Google Calendar et tout lien de réunion se déplacent avec la réservation.
Si la réservation n'a pas encore été programmée
Une réservation qui tient toujours une réservation affiche Modifier la réservation, ou Définir l'horaire si aucune date n'a été choisie du tout. Même boîte de dialogue, mêmes champs.
Si la session a déjà eu lieu
Une fois la date passée, le menu trois points ajoute Corriger l'enregistrement de l'horaire à côté de la reprogrammation, car seul vous savez ce qui s'est passé. Cela corrige ce qui est dans le dossier et vous demande pourquoi dans une Raison de la correction obligatoire. Cela n'envoie rien et laisse les calendriers, les réunions et les rappels tranquilles. C'est l'outil approprié pour une erreur sur le mariage du mois dernier. Utilisez Reprogrammer la réservation quand la session s'est réellement déplacée.
Ce qui ne change pas automatiquement
Le contrat. Il a été signé avec la date d'origine. Pour un petit déplacement, une note sur le dossier du contact suffit généralement. Pour un grand changement, ou quand la date est vraiment importante, émettez un nouveau contrat. Voir Envoyer et signer.
La facture. Les montants et les dates d'échéance restent les mêmes. Si le solde était dû avant la nouvelle date de session, ajustez-le.
Les questionnaires déjà envoyés. Ces réponses sont enregistrées. Vérifiez tout ce que vous aviez programmé autour de l'ancienne date.
S'ils la décalent beaucoup
Pour un déplacement de mois plutôt que de jours, demandez si c'est toujours la même réservation. Un mariage passant de juin à juin de l'année suivante est probablement un nouvel accord. Vos prix peuvent avoir changé, et votre disponibilité a certainement changé.
C'est généralement plus propre d'annuler et de rebooker que d'étirer une réservation sur une année.
S'ils la décalent à plusieurs reprises
Ça vaut la peine d'avoir une limite et de la dire tout haut. Une réservation qui se déplace trois fois est généralement une réservation qui va être annulée, et elle a bloqué une date tout ce temps.
S'ils ne peuvent pas reprogrammer et doivent annuler
Annuler la réservation est dans le menu trois points. Cela avertit que « Cela ferme la réservation et libère son temps réservé », puis demande une Raison (optionnel). Cela propose aussi Notifier le contact par e-mail, qui est désactivé par défaut. Activez-le si vous voulez qu'il reçoive l'e-mail.
L'argent n'est pas remboursé automatiquement. Traitez cela sous Remboursements selon votre politique.