Le même client deux fois
Ça arrive. Quelqu'un s'enquiert avec un email personnel, puis réserve avec un email professionnel, et vous vous retrouvez avec deux enregistrements contenant chacun une partie de l'historique.
Vous ne pouvez pas les fusionner
CoreHue n'a pas de fonction de fusion. Deux contacts ne peuvent pas être combinés en un seul, et leurs historiques ne peuvent pas être transférés entre eux. Il n'y a pas non plus de suppression. L'archivage, c'est ce que vous avez.
Bon à savoir d'avance pour ne pas chercher un bouton qui n'existe pas.
Que faire à la place
- Décidez quel enregistrement garder. Généralement celui qui contient les réservations, les factures et les contrats signés. L'historique est la partie difficile à perdre. Les coordonnées sont faciles à retaper.
- Copiez tout ce qui est utile. Un numéro de téléphone, une entreprise, une note qui vaut la peine d'être conservée.
- Mettez à jour l'email si vous en avez besoin. Si l'enregistrement conservé a l'adresse qu'ils n'utilisent plus, changez-la pour que les futurs documents les atteignent.
- Archivez l'autre. Archive contact se trouve dans le menu à trois points sur leur enregistrement. On vous demande une raison. Elle apparaît déjà remplie avec No longer active, donc accepter prend un instant. L'enregistrement garde son historique, reste dans votre compte, et disparaît de votre liste active. Voir Archiver les contacts.
Un contact archivé ne peut pas être modifié et on ne peut rien lui envoyer. Vous pouvez toujours y ajouter des notes cependant. C'est un bon endroit pour écrire « doublon de l'autre enregistrement », pour que vous compreniez plus tard.
Ce que vous perdez
Tout ce qui était attaché à l'enregistrement archivé y reste plutôt que de se déplacer. Si du travail réel se trouve sur les deux, votre historique est en deux endroits.
C'est la réponse honnête. C'est pourquoi éviter les doublons vaut plus que les corriger.
Les éviter
Prenez l'avertissement de doublon au sérieux. En tapant une adresse email dans Add contact, CoreHue la vérifie contre vos contacts existants. Un panneau Possible matches apparaît alors en disant « You may already have this contact », avec un bouton Use contact. Utilisez-le. C'est le seul avertissement que vous recevez, et il est facile de le dépasser en cliquant.
Sachez ce que la vérification couvre et ne couvre pas. Elle correspond sur l'adresse email uniquement, et uniquement contre les contacts qui sont encore actifs. Deux enregistrements pour « Sarah Clarke » avec des adresses différentes ne sont jamais détectés, car du point de vue de CoreHue, il pourrait s'agir de deux personnes. Un contact archivé sur la même adresse n'est pas détecté non plus.
Faites attention à l'avis d'email partagé. Si deux contacts finissent par avoir la même adresse, la liste des contacts affiche Also used by another contact sous chacun d'eux. C'est votre signal pour faire du rangement.
Partez du contact. Créer une réservation, une facture ou une proposition à partir de l'enregistrement du contact lui-même signifie que vous ne créez jamais accidentellement une deuxième fois.
Utilisez une adresse par personne. Quand un client envoie un email à partir d'une nouvelle adresse, mettez à jour son contact plutôt que de laisser un deuxième apparaître.
Cherchez avant d'ajouter manuellement. La plupart des doublons sont créés parce que quelqu'un tape un nom qui existe déjà.
Si c'est fréquent
C'est généralement un signe que les documents sont créés à partir de zéro plutôt qu'à partir de contacts. Travailler à partir de l'enregistrement de contact est plus rapide de toute façon, car les détails se remplissent d'eux-mêmes.