Un client ne se présente pas
D'abord, vérifiez qu'il a bien été prévenu
Ouvrez la réservation, puis Historique des emails dans le menu à trois points, avant de tirer des conclusions. Si la confirmation n'a pas été livrée, il ne savait peut-être même pas. Voir Quand un email n'arrive pas.
Accuser quelqu'un d'avoir manqué une séance dont il n'a jamais entendu parler, c'est une mauvaise conversation, et c'est étonnamment courant.
Notez-le quelque part où vous le retrouverez
Il n'y a pas de bouton pour les absences, et une réservation n'a pas de champ de notes. Mettez ce qui s'est passé dans les notes du contact à la place. Ouvrez son dossier depuis la réservation, puis ajoutez une note sous Notes de contact dans l'onglet Aperçu. Seul vous pouvez la voir.
Écrivez la date, ce que vous avez fait pour les joindre, et ce sur quoi vous vous êtes mis d'accord ensuite. Cette note, c'est ce que vous voudrez avoir des mois plus tard si un acompte est jamais contesté.
L'argent
Enregistrer une absence ne charge et ne rembourse rien.
Ce qui doit se passer vient de votre politique d'annulation. C'est pour ça qu'avoir une politique écrite dans le service ou le contrat compte vraiment. Sans elle, vous négociez à partir de rien, dans une conversation où une partie est déjà embarrassée.
Un acompte déjà prélevé est généralement conservé, si votre politique le prévoit.
Un solde impayé est une question de jugement. Exiger le tarif complet pour une séance qui n'a pas eu lieu est difficile à justifier légalement et coûteux pour votre entreprise. Beaucoup de photographes conservent l'acompte et laissent le reste de côté.
Si c'était de votre faute, remboursez rapidement et complètement. C'est la version la moins chère possible de cette erreur.
Puis fermez la réservation
Une fois la question d'argent réglée, sortez-la de votre liste.
Si la réservation a été confirmée, utilisez Marquer comme terminée dans le menu à trois points. C'est uniquement proposé sur une réservation confirmée, et ça prévient que ça « ferme la réservation et arrête les rappels et les suivi. Les paiements, documents et historique du calendrier ne seront pas affectés. »
Si ça n'en était pas là et attendait toujours un paiement ou une signature, utilisez Annuler la réservation à la place. Laissez Notifier le contact par email désactivé à moins que vous ne vouliez vraiment qu'il reçoive un email à ce sujet.
Si elle a expiré d'elle-même en attente de paiement, il n'y a rien à fermer. Une réservation expirée est déjà terminée, et Créer une réservation de remplacement est là si le client revient.
Les réduire
Activez les rappels de réservation. C'est la seule chose la plus efficace que vous puissiez faire, et ils sont désactivés par défaut. Sous Paramètres → Rappels, Rappels de réservation offre 7 jours avant, 3 jours avant, 1 jour avant et Jour de la réservation. L'activation coche les deux derniers pour vous. La plupart des absences sont dues à l'oubli plutôt qu'à une intention. Voir Rappels.
Prélevez un acompte. Les gens se présentent à des choses pour lesquelles ils ont payé. Sur un service, l'onglet Flux de réservation à l'étape 4 Paiement a Collecter le paiement, qui le prend dans le cadre de la réservation.
Mettez les détails où ils peuvent les trouver. Où, quand, ce qu'il faut apporter. Leur page de réservation comporte la date, le lieu et tout lien de réunion, alors envoyez-leur ce lien plutôt que de le retaper. Un client qui ne peut pas trouver le studio, c'est une absence dans vos dossiers et un client perdu en réalité.