Comment être payé plus rapidement en tant que photographe

Relancer pour les paiements est la partie la moins amusante de la gestion d'une entreprise de photographie. Les factures restent impayées, les acomptes sont oubliés, et vous finissez par envoyer des e-mails de suivi gênants des semaines après la séance. Ce guide couvre comment facturer correctement, sécuriser les dates avec des acomptes, et mettre en place des paiements pour que l'argent arrive sans que vous ayez à relancer qui que ce soit.

Envoyez une facture appropriée, à chaque fois

Une facture claire et à l'image de votre marque se paie plus vite qu'un simple chiffre dans un e-mail. Elle vous protège aussi en cas de question sur ce qui a été convenu.

Une bonne facture photographique inclut :

• Votre nom commercial et votre logo, pour qu'elle ait l'air légitime.
• Une ventilation détaillée du travail, des prestations supplémentaires, et les taxes ou réductions.
• Le total et la date d'échéance, énoncés clairement.
• Comment payer, avec le moins de friction possible.
• Un numéro de facture, pour que vous puissiez la suivre plus tard.

Envoyer la même facture professionnelle à chaque fois facilite aussi beaucoup votre comptabilité au moment des impôts.

Les noms de lignes proviennent de votre catalogue Articles plutôt que d'être saisis à nouveau chaque fois. C'est ce qui les garde identiques sur chaque facture.

Prélevez un acompte pour sécuriser la date

Ne réservez jamais une date sur parole. Un acompte remplit deux fonctions : il engage le client et il protège votre temps s'il annule.

• Prélevez-le à l'avance, avant que la date soit confirmée dans votre calendrier.
• Un partage courant est un acompte pour réserver, puis le solde avant ou le jour de la séance.
• Rendez-le non remboursable dans votre contrat, de sorte qu'une annulation tardive ne vous laisse pas avec un samedi vide que vous auriez pu réserver.

Sur un service de réservation, activez Collecter le paiement et le paiement est prélevé dans le flux de réservation plutôt que d'être demandé après.

Divisez un total en versements

Une facture ne doit pas être un seul paiement. Définissez Type de paiement sur Calendrier de paiement et vous obtenez jusqu'à douze lignes. Chaque ligne a son propre libellé, montant et date d'échéance : un acompte maintenant, un deuxième paiement avant la séance, le solde à la livraison.

Votre client voit un Calendrier de paiement sur la facture et un bouton payer qui demande le montant dû ensuite. Payer en intégralité est disponible s'il préfère tout régler d'un coup. Une proposition dispose du même éditeur derrière son propre interrupteur Collecter le paiement.

Voir Calendriers de paiement.

Paiements par carte en ligne et méthodes manuelles

Plus vous facilitez le paiement, plus vite vous êtes payé. La plupart des photographes offrent les deux.

Le paiement par carte en ligne est le plus rapide. Le client clique, paie, et la facture s'enregistre en quelques secondes. Les paiements par carte passent par Stripe, que vous connectez une fois sous Paiements → Paramètres → Méthodes de paiement. Voir Être payé en ligne.

Les méthodes manuelles sont tout ce que vous gérez en dehors de CoreHue : un virement bancaire, de l'argent comptant, un chèque. Vous écrivez le nom de la méthode et ses instructions. Votre client les suit, puis appuie sur J'ai effectué ce paiement. Exiger une preuve de paiement est activé par défaut, donc vous recevez une capture d'écran plutôt qu'un message. Voir Méthodes de paiement manuelles.

Vous pouvez aussi envoyer une facture sans aucune méthode de paiement. Elle s'affiche normalement et n'offre pas de bouton payer, ce qui convient pour un client qui paie par son propre processus.

Confirmez les paiements que les clients signalent

Un paiement manuel n'est enregistré que lorsque vous le confirmez. Jusque-là, le client croit qu'il a payé et la facture dit le contraire. C'est d'où proviennent la plupart des messages « où est mon paiement ».

CoreHue vous le dit sur Accueil, sous À votre attention : N paiements en attente d'examen, avec le total en attente d'être confirmé. Cette ligne vous y mène.

Ouvrez la réclamation, vérifiez que l'argent est bien arrivé, puis Enregistrer le paiement. Montant reçu commence à ce que le client a dit qu'il avait payé. Si vous enregistrez quelque chose de différent, CoreHue vous demande de préciser, afin que l'enregistrement s'explique de lui-même plus tard.

Deux choses à savoir. La confirmation n'envoie pas d'e-mail au client, alors informez-le vous-même s'il attend de vos nouvelles. Le rejet envoie un e-mail, avec la raison si vous en donnez une. Une facture ne peut contenir qu'une réclamation à la fois, donc tant qu'une est en attente, le client ne peut pas en commencer une autre.

Voir Examiner la preuve de paiement.

Arrêtez de relancer avec des rappels automatiques

La plupart des retards de paiement ne sont pas des refus. C'est de l'oubli. Un client a l'intention de payer, devient occupé, et la facture lui sort de l'esprit.

Sous Paramètres → Rappels, les rappels de facture offrent cinq points : 7 jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance, et 3, 7 ou 14 jours après. Tout sauf 14 jours après est activé par défaut.

Chaque facture porte aussi ses propres contrôles Pause, Reprendre et Envoyer un rappel, de sorte que vous pouvez arrêter de relancer un client sans changer la règle pour tout le monde. Voir Rappels.

Rendez les chiffres faciles à vérifier

Paiements affiche Total reçu, Ce mois et En attente. Les deux premiers ont déjà les remboursements déduits. En attente est le solde restant sur chaque facture qui n'est pas payée ou annulée. Rapports → Finances affiche chaque entrée, y compris les frais de carte, qui se trouvent sur leurs propres lignes plutôt que d'être déduits d'un paiement. Voir La liste des paiements et Rapports → Finances.

Prochaine étape

Le gain le plus rapide est de permettre aux clients de payer par carte, pour que l'argent arrive au moment où ils sont prêts. Commencez par Être payé en ligne, ou consultez Aperçu des paiements pour tout ce que vous pouvez faire.

Avez-vous besoin d'aide pour mettre en place les paiements ? Envoyez-nous un e-mail à hello@corehue.co.