Glossaire

Chaque outil nomme les choses un peu différemment. Si vous venez de Pixieset, Pic-Time, HoneyBook ou Dubsado, quelques termes CoreHue vous sembleront familiers, mais avec une signification légèrement différente. Cette page les définit, regroupés par contexte plutôt qu'alphabétiquement. Lisez une section et vous comprenez tout un domaine.

Pour voir où chacun de ces éléments se trouve à l'écran, consultez Se repérer.

Les gens

Contact. Une personne ou une entreprise dans votre carnet d'adresses. Chaque réservation, facture, devis, contrat, questionnaire et message appartient à un contact. Les contacts apparaissent sous Contacts, et la plupart se créent automatiquement quand quelqu'un demande une information, réserve ou remplit un formulaire.

Lead et Client. Les deux types de contact, définis par Type de contact quand vous en ajoutez ou en modifiez un. Un Lead est quelqu'un qui ne s'est pas encore engagé. Un Client est quelqu'un qui s'est engagé. CoreHue convertit automatiquement un lead en client quand il effectue une réservation, fait un paiement ou signe un contrat. Ce changement ne se produit que dans ce sens, mais vous pouvez définir le type vous-même dans les deux sens.

Demande d'information. Une requête qui arrive par l'un de vos services de demande d'information : un nom, un email, le service demandé, leur message et comment ils vous ont trouvé. Une demande d'information est une conversation en direct, pas une réservation, et rien n'est réservé ou débité. Les demandes d'information se trouvent sous Réservations → Demandes d'information. Vous ne pouvez pas en ajouter une manuellement. Elles arrivent uniquement via le formulaire public.

Réservations

Service de réservation. Quelque chose que vous proposez, configuré sous Réservations → Services : le nom, le prix, la durée, le lieu et ce que vous collectez avant confirmation. Un service est ce qu'un client réserve réellement.

Les trois modes. Chaque service est l'un des trois, choisi à la création et fixé ensuite. Demande d'information signifie que les clients vous envoient un message et vous décidez de votre réponse. Réservation directe signifie que les clients choisissent un créneau et se réservent eux-mêmes. Mini sessions signifie que les clients choisissent parmi de courts créneaux à des dates que vous avez définies.

Réservation. Une session dans votre calendrier, pour un contact. Elle indique la date, l'heure, le lieu, les documents qui y sont attachés et l'état du paiement. Les réservations apparaissent sous Réservations → Toutes les réservations et sur le Calendrier.

En attente et Confirmée. Une réservation en attente attend encore quelque chose : un paiement, une signature, une réponse ou votre approbation. Une réservation confirmée a tout ce dont elle a besoin et est prête. Une réservation se confirme d'elle-même dès que la dernière chose en suspens est réglée, il n'y a donc généralement rien à appuyer.

Réservation de créneau. Les 30 minutes pendant lesquelles le créneau choisi par le client lui est réservé lors du processus de réservation. Un compteur affiche Créneau réservé. S'ils n'y vont pas au bout, le créneau revient à la vente.

Expiration. La limite plus longue sur une réservation non payée, définie par service comme Expirer les réservations non payées après et commençant à 24 heures. Le chronomètre démarre quand le client ouvre l'étape de paiement ou signale un paiement manuel. Si le délai s'écoule, la réservation devient expirée et le créneau se rouvre. Une réservation expirée ne peut pas être confirmée ultérieurement, même si le paiement arrive. Vous en créez un remplacement à la place.

Page de réservation. Votre page publique listant tous les services publiés, à /services. Elle a son propre interrupteur, Page de réservation publique, qui est désactivé jusqu'à ce que vous l'activiez. Voir Votre page de réservation.

Argent et documents

Articles. Votre catalogue réutilisable des choses que vous facturez, sous Modèles → Articles. Chaque article est un Nom, une Description optionnelle et un Prix optionnel. Chaque ligne sur une facture est choisie dans ce catalogue, donc les noms que vous utilisez restent les mêmes et vous ne retapez pas « Couverture de mariage » à chaque fois. Le sélecteur d'articles sur une ligne de facture a son propre bouton Ajouter un article, vous permettant d'en ajouter un manquant sans quitter la facture.

Extras. Options payantes supplémentaires. Sur un service de réservation directe ou de mini sessions, les extras apparaissent dans le flux de réservation sous forme d'un curseur de quantité plus-et-moins, et vous pouvez limiter le nombre de chacun qu'un client peut prendre. Sur un devis, les extras sont des options que le client peut prendre ou refuser. Les extras sont configurés par service ou par devis. Ce ne sont pas la même chose que les articles.

Choix du client. Un groupe nommé d'options sur un devis où le client en choisit exactement une. Vous en ajoutez une à partir de la section Articles du devis, aux côtés d'Article inclus et d'Extra. La page publique l'étiquette « Choisissez une de ces options ». C'est ainsi que vous présentez deux ou trois niveaux de couverture sans envoyer trois devis différents.

Devis. Un lien qui contient tout ce que vous proposez : les articles, les extras, les choix du client, le calendrier de paiement et généralement l'accord. Le client l'examine, fait ses choix et accepte. Accepter verrouille ses choix, crée le contrat si le devis en porte un, et crée la facture si vous avez activé Paiement. Si vous avez activé Créer une réservation, la réservation est créée une fois qu'il a signé et payé, et elle arrive confirmée.

Contrat. Votre accord, signé en ligne. Il peut être seul, accompagner un devis ou être attaché à un service de réservation pour être signé lors de la réservation. Un contrat passe de Envoyé à Signé quand le client signe, et à Complété quand vous l'avez aussi signé.

Champs client. Les espaces dans un contrat que seul votre client peut remplir : un contact d'urgence, le nom d'un coordinateur, une date. Ce sont des champs de texte ou de date, et le client y saisit des informations pendant qu'il signe. Ce n'est pas la même chose que les variables, que CoreHue remplit à partir de ce qu'il connaît déjà. Voir Détails préremplis et espaces vides.

Modèle de questionnaire et demande de questionnaire. Un modèle est le formulaire réutilisable que vous créez une fois, sous Modèles → Questionnaires. Une demande est une copie de celui-ci envoyée à une personne, sous Documents → Questionnaires. Une demande conserve sa propre copie des questions, donc modifier le modèle ultérieurement ne change jamais un formulaire que quelqu'un a déjà rempli.

Formulaire d'admission. Un formulaire public que vous publiez et liez à vous-même, sous Contacts → Formulaires d'admission. Quelqu'un le remplissant crée un contact et ouvre un fil de message contenant chaque réponse. Contrairement à un questionnaire, vous ne l'envoyez pas à une personne nommée. Vous mettez le lien où les gens le trouveront.

Galeries

Galerie. La page web privée où vous livrez votre séance. Un lien, votre couverture, votre typographie, vos couleurs. Les galeries se trouvent sous Galeries.

Chapitre. Une section dans une galerie, comme Préparatifs ou Cérémonie. Chaque galerie commence par un chapitre appelé À la une, et vous en ajoutez d'autres au fur et à mesure. Si votre ancien outil appelait ces éléments ensembles, scènes ou catégories, les chapitres sont la même chose.

Collection. Un ensemble nommé de photos qu'un visiteur met en vedette dans votre galerie, lié à son email. Un client pourrait en créer une pour l'album et une pour les tirages. Vous voyez chaque collection sous Activité → Collections de la galerie.

Demande de sélection. Une collection que vous créez et adressez à un email, avec un résumé et un maximum optionnel, afin que le client sache exactement ce qu'il doit choisir et combien. Vous en créez une à partir de Demandes de sélection dans la barre latérale de l'éditeur de chapitre. Cinq prédéfinies sont proposées : Choix pour l'album, Liste de retouche, Commande d'impression, Aperçu rapide et Favoris.

Mot de passe de galerie. Un mot de passe partagé par tous ceux qui ouvrent le lien. Défini sous Paramètres → Accès de la galerie.

Mot de passe client. Un deuxième mot de passe privé pour votre client seul, activé avec Accès client. Il peut également déverrouiller les chapitres que les invités ne voient jamais. Une galerie peut avoir les deux mots de passe, un seul ou aucun.

Code PIN de téléchargement. Un code à quatre chiffres nécessaire avant que n'importe qui puisse télécharger. Chaque nouvelle galerie en obtient un, activé par défaut. C'est la raison la plus courante pour laquelle un client dit que les téléchargements ne fonctionnent pas. Vérifiez-le sous Paramètres → Téléchargements et envoyez-le avec le lien.

Messages et votre compte

Messages. La section où se trouve tout le courrier électronique des clients, sous Messages. Ce n'est pas une boîte aux lettres qui vous appartient. C'est l'enregistrement de ce que vous et chaque client vous êtes dits. Les fils sont filtrés par Tous les messages, Non lus, Archivés ou Corbeille.

Conversation. Un fil avec un contact, avec un sujet et tous les messages dedans. Une conversation peut commencer à partir d'une demande d'information, un formulaire d'admission, un document que vous avez envoyé ou vous qui écrivez en premier. Les réponses reviennent dans le même fil, y compris les réponses que vous envoyez depuis votre propre application de messagerie.

Modèle. Un point de départ enregistré que vous réutilisez. Modèles contient vos Articles et trois bibliothèques de libellé : modèles de contrat, modèles de questionnaire et modèles d'email. Utiliser un modèle le copie. Modifier le modèle plus tard ne réécrit jamais quelque chose que vous avez déjà envoyé.

Rappel et notification. Un rappel est un email que CoreHue envoie à votre client, relançant une facture non payée, un document non signé ou une session à venir. Une notification est CoreHue vous disant que vous qu'il s'est passé quelque chose, dans la cloche de votre en-tête et par email si vous le souhaitez. Les rappels sont définis sous Paramètres → Rappels, les notifications sous Paramètres → Notifications.

Core et Pro. Les deux plans. Core vous offre 100 Go de stockage, cinq services de réservation publiés et une devise. Pro vous offre 1 To, des services publiés illimités, plusieurs devises et un support email prioritaire. Voir Core ou Pro.

Votre URL CoreHue. L'adresse web sur laquelle pendent tous les liens publics, yourname.corehue.co, choisie lors de la configuration. Le champ s'appelle Votre URL CoreHue, sous Paramètres → Profil. Le modifier casse tous les liens que vous avez déjà envoyés.

Domaine personnalisé. Votre propre adresse, comme photos.yourstudio.com, connectée sous Paramètres → Domaines. Tout fonctionne de la même manière sur celui-ci. Seul l'avant de l'adresse change.

Vous n'êtes toujours pas sûr de ce que quelque chose fait ? Vos liens publics montre à quoi ressemble chaque adresse, et Statuts en un coup d'œil explique chaque état que vous verrez.