Détails auto-remplis et blancs

Quand vous rédigez un contrat dans CoreHue, vous voulez que certaines parties changent d'un client à l'autre. Leur nom, la date de la séance, le total. Il y a deux façons complètement différentes de le faire. Elles sont côte à côte dans l'éditeur, et choisir la mauvaise est l'erreur de contrat la plus courante que les gens commettent.

Voici le tout en une seule ligne :

Les variables sont remplies par CoreHue, à partir d'informations qu'elle possède déjà. Les champs client sont des blancs que votre client remplit pendant la signature.

Le test rapide

Posez-vous la question : est-ce que je connais déjà cette réponse ?

Oui, elle est quelque part dans CoreHue. Le nom du client, l'adresse de votre entreprise, la date de réservation, le total de la facture. Utilisez une variable, et CoreHue la remplit pour vous.

Non, seul le client peut me le dire. Un contact d'urgence, le nom de leur coordinateur de lieu, comment ils aimeraient être crédités. Utilisez un champ client. Ils le remplissent pendant la signature.

Variables : CoreHue remplit celles-ci

Vous insérez une variable à partir de la barre d'outils de l'éditeur de contrat. Il y en a 28, regroupées par source d'information, et elles s'affichent dans l'éditeur sous forme de pastilles colorées :

Groupe	Exemples
Client	Nom du client, Email du client, Téléphone du client, Adresse du client
Entreprise	Nom de l'entreprise, Email de l'entreprise, Téléphone de l'entreprise, Adresse de l'entreprise, Numéro d'enregistrement
Contrat	Numéro de contrat, Date du contrat, Date d'expiration
Réservation	Date de réservation, Date de fin de réservation, Nom du service, Lieu, Durée de réservation, Heure de début, Heure de fin, Forfait, Suppléments
Facture	Numéro de facture, Total de facture, Devise, Acompte, Solde
Dates	Date du jour, Année actuelle

Rédigez le contrat une fois avec Nom du client et Date de réservation. Chaque contrat que vous envoyez dès lors porte les bons détails, sans que vous ne ayez à tout retaper.

Une variable qui ne peut pas être remplie arrête l'envoi

Une variable ne fonctionne que si l'information existe réellement. Si un contrat n'est pas lié à une réservation, les variables de réservation n'ont rien sur quoi s'appuyer. Si vous n'avez jamais rempli l'adresse de votre entreprise, cette variable n'a rien sur quoi s'appuyer non plus.

CoreHue ne laisse pas passer un contrat à moitié rempli. L'envoi est bloqué, et une boîte Impossible d'envoyer le contrat énumère chaque variable, son groupe et la raison pour laquelle elle ne peut pas être remplie : Aucune réservation liée, Téléphone professionnel non défini dans le profil, Aucune date d'expiration définie. Liez l'enregistrement dont il a besoin, ou supprimez la variable, et l'envoi s'effectue.

L'une des exceptions est un contrat dans une proposition. La facture n'existe pas tant que le client n'accepte pas, donc chaque variable de facture est autorisée à attendre. Cela ne vaut que si la proposition a Paiement activé. Si ce n'est pas le cas, il n'y aura jamais de facture, et la proposition ne s'enverra pas jusqu'à ce que vous activiez le paiement ou que vous supprimiez ces variables.

Le texte en italique rouge dans un document terminé est l'autre aspect de la même idée. C'est à quoi ressemble une variable sans rien à remplir si elle arrive jamais à un lecteur. Vous la voyez plutôt qu'un espace vide.

Champs client : votre client remplit ceux-ci

Un champ client est une ligne vierge dans le corps du contrat. Votre client la voit pendant qu'il lit et signe, et il tape dedans.

Il y en a deux types :

• Texte, pour tout ce qui est écrit : un nom, une note, une adresse
• Date, avec un sélecteur de date, pour que le format soit toujours correct

Un contrat peut en contenir jusqu'à 50, et chacun peut être obligatoire ou facultatif. Un champ est obligatoire sauf indication contraire.

Donnez à chaque champ une étiquette claire. Votre client lit un document juridique, possiblement sur son téléphone, possiblement pressé. « Nom de votre coordinateur jour J » est une bien meilleure étiquette que « Coordinateur ».

Une fois qu'ils ont signé, tout ce qu'ils ont tapé est verrouillé dans le contrat terminé. Vous le voyez rempli quand vous ouvrez ou téléchargez la copie signée.

Côte à côte

	Variable	Champ client
Qui le remplit	CoreHue	Votre client
Quand	Au moment où vous envoyez le contrat	Pendant qu'ils signent
D'où vient la réponse	Votre compte, le contact, la réservation, la facture	Leur tête
Pouvez-vous le changer après	Modifiez l'information source et éditez à nouveau	Non. Cela fait partie de l'enregistrement signé
S'il ne peut pas être rempli	L'envoi est bloqué et CoreHue indique la raison	Le client voit un blanc vide à compléter

Un exemple concret

Un contrat de séance portrait pourrait utiliser les deux :

Cet accord est entre Nom de l'entreprise (variable) et Nom du client (variable), pour une séance le Date de réservation (variable) au Lieu (variable).

Les frais totaux sont Total de facture (variable), avec Acompte (variable) à payer à la signature.

Contact d'urgence le jour J : ________________ (champ client)

Veuillez lister toute personne qui ne doit pas être photographiée : ________________ (champ client)

Tout ce que CoreHue connaît, elle le remplit. Tout ce que seul le client connaît, il le remplit.

Les réponses aux questionnaires ne s'intègrent pas aux contrats

Il serait raisonnable de s'attendre à ce que demander le lieu dans un questionnaire le fasse apparaître dans le contrat. Cela ne fonctionne pas comme ça. Les réponses aux questionnaires restent dans le questionnaire.

Si vous avez besoin de quelque chose dans un contrat, soit ajoutez un champ client pour que le client le remplisse à la signature, soit lisez la réponse au questionnaire et tapez-la avant d'envoyer.

Où aller ensuite

• Variables et blancs : la liste complète, d'où chacun provient, et les règles supplémentaires pour un contrat joint à un service de réservation
• Remplissage automatique des noms : le moyen séparé, beaucoup plus simple, de remplir automatiquement les noms dans les emails