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Rappels de documents

Les rappels de documents envoient des e-mails à vos clients pour assurer le suivi des documents envoyés et des échéances approchant, afin que vous n'ayez pas à les relancer vous-même.

Vous les trouverez sous Documents → Rappels.

Comment les rappels sont organisés​

Il y a trois sections, une pour chaque type de document :

  • Propositions
  • Contrats
  • Questionnaires

Chaque section a son propre interrupteur, et tous les trois sont désactivés par défaut. Activez ceux que vous souhaitez et laissez les autres tranquilles.

Une fois qu'une section est activée, vous choisissez le moment où les rappels sont envoyés en utilisant deux groupes de cases à cocher :

  • Après envoi : un coup de pouce 3, 7, 14, 21 ou 30 jours après l'envoi du document.
  • Avant l'échéance : un avertissement 7, 3 ou 1 jour avant l'échéance du document.

Sélectionnez autant ou aussi peu de ces options que vous le souhaitez. Les cases à cocher restent grisées jusqu'à ce que l'interrupteur de cette section soit activé.

remarque

Les rappels Avant l'échéance ne s'appliquent que lorsqu'un document a réellement une échéance, une date d'expiration ou une date limite. Si un document n'a pas d'échéance définie, ces rappels sont ignorés pour lui.

Ces paramètres s'appliquent à l'ensemble du compte​

Les interrupteurs et les délais que vous définissez ici s'appliquent à tous les documents correspondants de votre compte. Activez par exemple les rappels de contrats, et ils couvrent tous les contrats que vous envoyez.

Pause des rappels sur un document​

Parfois, vous ne voulez pas relancer un client particulier, peut-être que vous êtes déjà en communication directe avec lui.

Sur un document individuel, vous pouvez mettre en pause ses rappels séparément, puis les reprendre plus tard quand vous êtes prêt. Les paramètres à l'échelle du compte continuent à fonctionner pour tout le reste.

Quelques bons paramètres par défaut​

  • Contrats : un rappel 3 et 7 jours après l'envoi fonctionne bien pour obtenir les signatures.
  • Propositions : ajoutez un rappel avant l'échéance si vous définissez des dates d'expiration, afin que les clients agissent avant la fermeture de l'offre.
  • Questionnaires : les coups de pouce ultérieurs (14 ou 21 jours) conviennent aux formulaires que les clients ont tendance à repousser.