Créer des devis

Commencer un devis

Utilisez le plus à côté de Devis dans la barre latérale, ou Nouveau devis dans la liste des devis. Vous pouvez aussi en commencer un à partir d'une demande ou d'un contact, ce qui apporte leurs détails avec.

L'éditeur est une seule carte avec cinq sections : Détails, Articles, Contrat, Paiement et Créer une réservation.

Détails

Lié à est soit Contact soit Demande, puis vous sélectionnez l'enregistrement. Commencer à partir d'une demande est généralement le bon choix, car la personne et ce qu'elle a demandé sont déjà là. Sur le sélecteur Contact, Ajouter un contact en bas en crée un sans quitter la page.

Une fois un devis envoyé, le Contact et la Demande sont figés. Pour envoyer à quelqu'un d'autre, dupliquez-le.

Service (optionnel) lie le devis à l'un de vos services de demande. Il définit la devise et remplit un lieu fixe si le service en a un. Il n'ajoute aucune ligne avec tarif. Les articles sont à vous d'écrire.

Devise suit le service lié quand il y en a un. La modifier ne convertit rien. Chaque ligne garde ses chiffres et est lue dans la nouvelle devise, et CoreHue vous demande de confirmer.

Date de service avec Date de fin optionnelle, Heure de début et Heure de fin optionnelles, ou Toute la journée. Une date est requise si Créer une réservation est activé. Avec ce commutateur désactivé, vous pouvez la laisser vide, et le client lit « Date à convenir ».

Date d'expiration (optionnelle) est le dernier jour où le client peut accepter, signer et payer. Elle s'étend jusqu'à la fin de ce jour dans votre fuseau horaire professionnel, et le client voit la limite exacte sur sa page. Laissez-la vide et le devis reste ouvert indéfiniment.

Lieu et Notes (optionnelles). Les notes apparaissent sur la page du client sous un titre Notes, écrivez-les donc pour le client.

Articles

Le menu Ajouter un article vous donne trois sortes de lignes, et le type décide ce que le client peut modifier.

Article inclus. Toujours dans le devis, toujours dans le total.

Service additionnel. Le client peut cocher l'une de ces options supplémentaires. Activez Autoriser le client à choisir la quantité et il obtient des boutons plus et moins au lieu d'une case à cocher. Cela commence à la quantité minimale que vous définissez, et vous pouvez définir un maximum.

Choix du client. Un groupe nommé où le client choisit exactement un. C'est comment offrir trois niveaux de couverture sans envoyer trois devis. Nommez le groupe quelque chose que le client comprendra, comme Forfaits, et ajoutez au moins deux options. Un groupe avec une seule option ne peut pas être envoyé.

Les choix sont les plus utiles et les plus sous-utilisés. Au lieu de deviner quel forfait quelqu'un veut, proposez-en deux ou trois et laissez-le décider. Une fois qu'il accepte, les options qu'il n'a pas choisies disparaissent du document, donc ce qui reste se lit comme un accord propre plutôt qu'un menu.

Chaque ligne ouvre un petit éditeur : Article, Description, Quantité, Prix et Taxe. Choisissez un article enregistré dans la liste ou tapez un nom unique. Le crayon à côté de Description ouvre une fenêtre Éditer la description où le texte prend la mise en forme, et Appliquer le remet en place.

Écrivez pour la personne qui lit. « Huit heures de couverture, deux photographes, toutes les images éditées livrées en ligne » leur dit ce qu'ils achètent. « WED-PKG-2 » ne le fait pas.

Tant que quelque chose est encore optionnel, le total courant se lit À partir de la figure la plus basse possible plutôt qu'un seul nombre. Il n'y a pas encore un seul nombre.

Contrat

Activez Contrat et le client le signe après acceptation. Ajouter un contrat ouvre le constructeur, où Démarrer à partir d'un modèle copie l'un de vos modèles de contrat. Le devis possède sa copie à partir de ce moment, donc les modifications de modèle ultérieures ne l'atteindront pas.

Dans le constructeur, Votre signature décide comment le contrat se termine :

• Signer manuellement, la valeur par défaut. Il attend à Signé votre contresignature.
• Utiliser la signature enregistrée. Votre signature enregistrée est appliquée au moment où le client signe, et cela va directement à Complété. Vous avez besoin d'une signature enregistrée avant de pouvoir envoyer un devis configuré de cette façon. La section Contrat dit Signature requise et propose Définir la signature quand vous ne l'avez pas, et vous pouvez aussi en enregistrer une dans Paramètres → Entreprise.

Voir Votre signature enregistrée.

Paiement

Activez Paiement et le client paie après acceptation.

Type de paiement est soit Paiement intégral avec une Date d'échéance, soit Échéancier, où chaque ligne prend un libellé, un pourcentage du total et une date d'échéance. Les devis sont tarifés en pourcentages plutôt qu'en montants fixes, car le total n'est pas réglé jusqu'à ce que le client fasse ses choix. La première ligne est ce que l'acceptation demande : c'est votre dépôt.

Une ligne contenant un montant en espèces plutôt qu'un pourcentage arrête la sauvegarde. La section le dit au-dessus de l'échéancier : « Entrez un pourcentage pour chaque paiement fixe avant de sauvegarder ce devis. » Donnez à cette ligne un pourcentage et elle est sauvegardée.

Méthodes de paiement sont celles qui seront proposées au client, tirées de ce que vous avez configuré dans Paiements.

Un premier paiement à l'acceptation est la différence entre un devis convenu et une réservation réelle.

Créer une réservation

Désactivé par défaut. Activez-le et, une fois que le client a fini de signer et de payer, CoreHue crée une réservation confirmée dans votre calendrier. Laissez-le désactivé pour le travail sans session à planifier.

Avec l'option activée, le devis a besoin d'une date de service avant que vous puissiez l'envoyer.

Les réservations de devis sont placées sur votre calendrier sans vérification de disponibilité, elles peuvent donc chevaucher quelque chose d'autre. C'est intentionnel : vous avez tarifé et daté ce travail vous-même.

Questionnaires

Les nouveaux devis ne comportent pas de questionnaire. Collectez les détails par le biais d'un questionnaire envoyé après la création de la réservation, ou par les questions posées par votre service de réservation. Voir Questionnaires.

Sauvegarde

La barre au bas de l'éditeur a Enregistrer le brouillon et Envoyer le devis. Sur un devis déjà enregistré, le premier bouton se lit Enregistrer les modifications. Enregistrer un brouillon le laisse dans votre liste sans rien envoyer. Envoyer le devis vous amène au compositeur d'e-mail.

Un brouillon peut être enregistré incomplet. Si quelque chose manque, la page de devis vous dit ce qu'il est avant de vous laisser envoyer.