Variables et champs
Deux façons de laisser quelque chose de côté dans un contrat jusqu'à ce que ce soit nécessaire, et elles fonctionnent dans des directions opposées.
Les variables sont remplies par CoreHue à partir des informations qu'il possède déjà. Les champs clients sont des blancs que votre client remplit en signant.
La comparaison complète se trouve dans Détails remplis automatiquement et champs. Cette page est la référence.
Les variables
Insérez-les à partir d'Insérer une variable dans la barre d'outils. Il y en a 28, regroupées par source d'information.
Client Nom du client · Email du client · Téléphone du client · Adresse du client
Entreprise Nom de l'entreprise · Email de l'entreprise · Téléphone de l'entreprise · Adresse de l'entreprise · Numéro d'enregistrement
Contrat Numéro de contrat · Date du contrat · Date d'expiration
Réservation Date de réservation · Date de fin de réservation · Nom du service · Lieu · Durée de la réservation · Heure de début · Heure de fin · Forfait · Extras
Facture Numéro de facture · Total de la facture · Devise · Dépôt · Solde
Dates Date d'aujourd'hui · Année actuelle
D'où proviennent leurs valeurs
| Groupe | Source |
|---|---|
| Client | L'enregistrement du contact |
| Entreprise | Paramètres → Entreprise |
| Contrat | Le contrat lui-même |
| Réservation | La réservation liée |
| Facture | La facture liée |
| Dates | La date de préparation du contrat |
Chaque variable doit être remplie avant d'envoyer
Un contrat ne peut pas être envoyé avec un vide. Si quelque chose ne peut pas être rempli, l'envoi est arrêté et CoreHue liste chacun avec la raison : Aucune réservation liée, Téléphone de l'entreprise non défini dans le profil, Aucune date d'expiration définie.
Les causes habituelles :
Une variable de réservation sur un contrat sans réservation. Date de réservation sur un contrat autonome n'a rien à lire. Liez une réservation dans la fiche des détails, ou supprimez la variable.
Une variable de facture sans facture liée. Liez-en une, ou supprimez-les.
Un détail de l'entreprise que vous n'avez pas rempli. Numéro d'enregistrement est vide jusqu'à ce que vous en entrez un sous Paramètres → Entreprise.
Dans un contrat de proposition, les variables de facture sont l'exception. Aucune facture n'existe encore, elles peuvent donc attendre, mais seulement si la proposition collecte un paiement. Sans paiement il n'y aura jamais de facture, CoreHue vous demande donc d'activer le paiement ou de les supprimer.
Si l'une se glisse dans un document qui est déjà en circulation, elle s'affiche en texte rouge italique, elle est donc visible plutôt que silencieusement vide.
Contrats attachés aux services de réservation
Ceux-ci sont plus stricts, car le contrat est signé au moment où un client réserve, sans que personne soit là pour remarquer un problème.
Un contrat de service ne devient disponible qu'une fois que chaque variable peut être remplie pour chaque réservation, et que vous avez une signature enregistrée. La page du service énumère ce qui est en attente sous Terminez d'abord ceci.
Quatre variables ne peuvent pas être utilisées sur un contrat de service du tout, car rien au moment de la réservation ne peut les remplir : Date d'expiration, Date de fin de réservation, Forfait et Numéro de facture. CoreHue les nomme et vous demande de les supprimer ou de les remplacer.
Une chose à savoir. Si votre contrat utilise Téléphone du client, CoreHue ne l'attachera pas jusqu'à ce que le formulaire de réservation collecte un numéro de téléphone et le marque comme obligatoire. Il vous indique les commutateurs à activer et vous laisse les activer.
Les champs
Un champ client est un blanc que votre client remplit en signant. Deux types :
- Texte, pour tout ce qui est écrit
- Date, avec un sélecteur de date
C'est tout. Il n'y a pas de champ de paraphes et pas de champ de signature au-delà de la signature elle-même.
Ajoutez-en un à partir de Champ client dans la barre d'outils. Chacun a un Libellé, un Type et un commutateur Obligatoire. Ils sont énumérés sous le corps du contrat comme Champs clients, avec un nombre, afin que vous puissiez voir d'un coup d'œil ce que vous leur demandez.
Étiquetez-les clairement. Votre client lit un document juridique, probablement sur un téléphone. « Nom de votre coordinateur le jour même » est mieux que « Coordinateur ».
Jusqu'à 50 champs par contrat, ce qui est bien plus que ce dont n'importe quel contrat sensé aurait besoin.
Une fois signé
Tout ce que le client a tapé est verrouillé dans le document terminé, souligné à son emplacement dans le texte. Vous le verrez rempli quand vous visualiserez ou téléchargerez la copie signée.