Relancer des documents
Les propositions, contrats et questionnaires souffrent tous du même problème : vous les envoyez, le client a l'intention de s'en occuper, et rien ne se passe.
CoreHue se charge de relancer pour vous.
Où c'est configuré
Paramètres → Rappels, sous Rappels de documents, à côté de vos rappels de réservation et de facture.
Propositions, Contrats et Questionnaires ont chacun leur propre interrupteur et leur propre calendrier, ce qui vous permet de relancer plus agressivement les contrats que les questionnaires.
Quand les rappels sont envoyés
Deux colonnes par type de document.
Après l'envoi. 3, 7, 14, 21 ou 30 jours après l'envoi du document. Cochez autant de cases que vous le souhaitez.
Avant expiration, pour les propositions et contrats, ou Avant la date limite pour les questionnaires. 7, 3 ou 1 jour avant.
Cette deuxième colonne ne fonctionne que si le document a une date. La page le précise sous chacune d'elles. Si vous ne fixez pas d'expiration, seuls les rappels après l'envoi fonctionneront.
Activer une section sans rien cocher sélectionne un ensemble de départ logique : 3 jours après l'envoi, 7 jours après l'envoi, et 1 jour avant la date limite.
Quand commence la relance
Uniquement une fois que le document est réellement envoyé. Un brouillon n'est jamais relancé, pas plus qu'une proposition ou un contrat qui reste non envoyé.
Tout rappel dont le moment est déjà passé est ignoré au lieu d'être envoyé en retard.
Ils s'arrêtent d'eux-mêmes
Dès que le client agit, la relance s'arrête. Personne qui a signé ne se verra pas demander de signer.
Ils s'arrêtent aussi quand le document est annulé, refusé, annulé ou expiré, quand le contact n'a pas d'adresse e-mail, et quand vous désactivez les rappels pour ce type de document.
Suspendre un document
Chaque document envoyé affiche une petite commande Rappels dans son en-tête. Ouvrez-la et vous pouvez Suspendre la relance pour ce seul document, puis Reprendre plus tard. Vos paramètres pour tout le reste ne changent pas.
La suspension vous demande de confirmer et vous indique que vos paramètres de rappel pour tout le reste restent inchangés. La reprise est immédiate.
Suspendez quand vous avez eu la conversation d'une autre manière. Si un client vous a dit qu'il signait lundi, vous ne voulez pas d'un coup de pouce automatique le dimanche.
Le contrôle vous indique aussi où en sont les choses. Il vous dit quand le prochain rappel sera envoyé et à qui. Il indique aussi si les rappels automatiques sont désactivés pour ce type, s'il n'y a pas d'e-mail de contact enregistré, si chaque moment de rappel est déjà passé, ou si le dernier n'a pas pu être envoyé. Un engrenage dans le même panneau accède aux Paramètres de rappel.
En envoyer un vous-même
Envoyer un rappel, dans le même contrôle, ouvre un éditeur avec un objet et un message déjà rédigés. Tout est modifiable avant d'envoyer, et Utiliser un modèle insère un modèle d'e-mail enregistré.
Un contrat très en retard sur un gros projet est généralement mieux traité avec un vrai message qu'un message programmé.
Deux choses à savoir :
- Un rappel manuel silence les rappels automatiques pendant 48 heures, donc vous n'enverrez pas accidentellement deux en un jour
- Si vous en avez envoyé un au cours de la dernière heure, CoreHue demande Envoyer un rappel à nouveau ? et vous indique qui a reçu le dernier et à quel moment
Envoyer un rappel n'apparaît que quand le document peut effectivement en recevoir un. C'est caché sur tout ce qui est signé, répondu, annulé ou expiré, et sur tout ce qui n'a pas d'adresse e-mail à laquelle l'envoyer.
Pourquoi s'embêter à l'automatiser
Ça arrive. La relance manuelle est la première chose à abandon dans une semaine chargée, et c'est la semaine où vous avez le plus besoin de l'acompte.
C'est moins maladroit. Un rappel programmé ne semble pas personnel de part et d'autre.
C'est plus rapide. La plupart des documents non signés ne sont pas des objections, c'est de l'oubli. Un coup de pouce au bon moment résout la majorité des cas.
Calendriers suggérés
Contrats : 3 jours après l'envoi, puis 7, plus 1 jour avant expiration. Les contrats bloquent les réservations, donc relancez-les correctement.
Propositions : 3 et 7 jours après l'envoi, plus 3 jours avant expiration. Au-delà, vous harcelez. Appelez plutôt.
Questionnaires : 7 jours après l'envoi, plus 3 jours avant la date limite. Moins urgent sauf si vous avez besoin des réponses pour travailler.