Ajouter et trouver des contacts

La liste

Votre liste de contacts affiche le Nom, l'Email, le Type, l'Entreprise et la Date d'ajout, vingt par page. Un contact sans adresse email affiche « Aucun email » au lieu de sembler incomplet.

Cliquez sur Nom ou Date d'ajout pour trier par cela, et cliquez à nouveau pour inverser l'ordre.

La recherche correspond aux noms et adresses email. Elle ne regarde pas le nom de l'entreprise, donc cherchez la personne plutôt que l'entreprise. Deux filtres se trouvent à côté :

• Type : Tous les contacts, Prospects ou Clients
• Statut : Actif, Archivé ou Tous les contacts

Sur un téléphone, les deux filtres se regroupent dans un seul panneau Filtres.

Si une adresse email est utilisée par plus d'un de vos contacts, la ligne indique « Également utilisé par un autre contact » en dessous. C'est généralement un doublon qui vaut la peine d'être traité. Voir ci-dessous.

En ajouter un

Choisissez Ajouter un contact sur la liste, ou le plus qui apparaît quand vous survolez Contacts dans la barre latérale.

Le formulaire demande un Type de contact (Prospect ou Client), un Nom, puis l'Email, le Téléphone et l'Entreprise. Seul le nom est obligatoire, mais un contact sans email ne peut rien recevoir, alors ajoutez-en un chaque fois que vous l'avez.

Choisissez Créer le contact et CoreHue ouvre son enregistrement.

La plupart de vos contacts se créeront eux-mêmes à partir de réservations, demandes et soumissions de formulaires. L'ajout manuel est pour les personnes qui vous ont contacté d'une autre manière.

Doublons possibles

Au fur et à mesure que vous tapez une adresse email dans le formulaire Ajouter un contact, CoreHue cherche un contact actif qui l'utilise déjà. Quand il en trouve un, un panneau Correspondances possibles apparaît sous les champs, avec le message « Vous avez peut-être déjà ce contact » et un bouton Utiliser le contact.

Allez-y. Ouvrir l'enregistrement existant garde l'historique de cette personne au même endroit, ce qui est tout l'intérêt des contacts.

Deux choses à savoir. La vérification regarde l'adresse email seule, et seulement les contacts qui sont encore actifs. Deux enregistrements avec le même nom et des adresses différentes ne sont jamais signalés, ni un enregistrement archivé. Et CoreHue signale seulement les doublons. Il ne peut pas les fusionner. Si deux enregistrements pour la même personne existent déjà, choisissez celui qui a l'historique qui vaut la peine de garder, et archivez l'autre.

Modification

Ouvrez un contact et choisissez Modifier. À côté du type, du nom, de l'email, du téléphone et de l'entreprise, le formulaire de modification ajoute Adresse, Ville, État, Code postal et Pays.

Changer une adresse email change où tout ce que vous envoyez à partir de ce moment-là va. Cela inclut un renvoi d'un document que vous avez déjà envoyé. Les emails qui ont déjà été envoyés ont été envoyés à l'ancienne adresse.

Ce que vous pouvez faire à partir d'un contact

Plutôt que de commencer ailleurs et de chercher la personne, travaillez à partir de son enregistrement. Le haut de la page porte :

• Envoyer un message, l'action principale
• Modifier
• Le menu Plus d'actions aux trois points, avec Créer une proposition, Créer une réservation, Créer une facture, Créer un contrat, Créer un questionnaire et Archiver le contact

Tout ce que vous créez de cette manière arrive avec leurs détails déjà en place. Si le contact n'a pas d'adresse email, Envoyer un message ouvre le formulaire de modification à la place pour que vous en ajoutiez d'abord une.

Limites des champs

Généreuses, mais à savoir si vous collez du texte long : nom 200 caractères, email 320, téléphone 50, entreprise 200, adresse 500, ville et état 100 chacun, et notes 5 000 par note.