Archiver les contacts
Au fil du temps, votre liste de contacts s'accumule avec des demandes qui n'ont mené nulle part. L'archivage nettoie tout ça sans rien perdre.
Ce que fait l'archivage
Ouvrez le contact, choisissez Archiver le contact dans le menu Autres actions (trois points) en haut de sa fiche, et confirmez. La boîte de dialogue explique ce qu'elle fait : elle conserve l'historique et masque ce contact des listes actives.
On vous demandera une Raison, qui commence par « N'est plus actif ». C'est pour vos propres dossiers. Elle doit faire au moins trois caractères.
Tout ce qui les concerne reste. Leurs réservations, factures, documents, messages et notes sont tous toujours là, et leur argent compte toujours dans votre rapport financier.
Ce qu'un contact archivé ne peut pas faire
Sa fiche s'ouvre avec une notice Contact archivé qui dit « Masqué des listes actives. L'historique reste. » Tant qu'un contact est archivé :
- Ses détails ne peuvent pas être modifiés
- Vous ne pouvez pas créer une proposition, réservation, facture, contrat ou questionnaire pour lui
- Vous ne pouvez pas lui envoyer de message
Vous pouvez toujours tout lire, et vous pouvez toujours ajouter, modifier et supprimer les notes de contact. Si vous devez changer un numéro de téléphone ou lui envoyer quelque chose, restaurez-le d'abord.
Restauration
Changez le filtre de statut en Archivés ou Tous les contacts, ouvrez la personne, et choisissez Restaurer le contact dans la notice Contact archivé en haut de sa fiche. Cette notice est le seul endroit où le bouton se trouve, parce qu'un contact archivé n'a pas de menu d'actions. Il revient à votre liste active exactement comme il était.
Si quelqu'un revient après deux ans, restaurez plutôt que de créer un nouveau contact. Son historique vaut la peine d'être conservé.
Vous ne pouvez pas supprimer un contact
Il n'y a pas de suppression. L'archivage est le moyen d'enlever quelqu'un de votre liste.
Les contacts sont attachés aux factures, paiements et contrats signés, donc la fiche reste.
Vous ne pouvez pas fusionner deux contacts
Si la même personne existe deux fois, CoreHue ne peut pas fusionner les deux fiches en une.
À la place, il vous avertit avant que cela ne se produise. Quand vous tapez une adresse e-mail dans le formulaire Ajouter un contact qu'un contact actif utilise déjà, un panneau Correspondances possibles apparaît avec un bouton Utiliser le contact. L'utiliser est comment vous évitez les doublons dès le départ.
Votre liste marque ceux qui ont glissé à travers. Une ligne dont l'adresse e-mail est utilisée par plus d'un contact dit « Également utilisé par un autre contact ».
Si vous avez déjà des doublons, choisissez la fiche avec l'historique qui vaut la peine de garder. Copiez n'importe quoi d'utile de l'autre avant de l'archiver, car les contacts archivés ne peuvent pas être modifiés. Puis archivez le doublon. Son historique reste intact et hors de votre chemin.
Garder la liste propre
Quelques habitudes qui aident :
Archivez les demandes mortes par lots. Une fois par trimestre, filtrez les prospects, regardez tout ce qui n'a pas été touché depuis six mois, et archivez.
Prenez l'avertissement de doublon au sérieux. Dix secondes là-bas vous épargne le désordre ci-dessus.
Archivez plutôt que d'éviter. Un contact que vous laissez dans la liste parce que vous n'êtes pas sûr est un contact qui rend votre liste moins utile.