Réservations impayées
Si un service encaisse le paiement au moment de la réservation, CoreHue maintient le créneau jusqu'à l'arrivée de l'argent et le libère automatiquement si ce n'est pas le cas. Ce comportement accompagne la collecte de paiement. Il n'y a pas d'interrupteur séparé pour l'activer.
Deux maintiens différents
CoreHue maintient un créneau à deux moments différents, et il est facile de les confondre.
Pendant que le client remplit le processus. Dès que quelqu'un choisit un horaire et continue, on lui propose un maintien de 30 minutes. Le minuteur commence quand il appuie sur Continuer dans cette invite. Un badge Créneau maintenu le décompte. S'il s'en va, le maintien expire et l'horaire revient sur votre page. C'est automatique et il n'y a rien à configurer.
Après que la réservation soit effectuée mais avant qu'elle soit payée. C'est celui que vous contrôlez, et c'est de quoi traite le reste de cette page.
La date limite de paiement
Ouvrez une réservation directe ou un service de mini-session, allez à l'onglet Processus de réservation, développez l'étape 4 Paiement, et ouvrez Paramètres de paiement supplémentaires. Vous y trouverez Expirer les réservations impayées après, un nombre plus une unité de Minutes, Heures ou Jours.
Par défaut, c'est 24 heures, et cela peut être défini n'importe où de 15 minutes à 30 jours.
Le minuteur commence quand le client s'engage à payer. Le champ le dit lui-même : « Les réservations impayées expirent après cette durée, rendant le créneau disponible à nouveau. Commence quand un client ouvre le paiement en ligne ou signale un paiement manuel. » Cela ne commence pas quand il a d'abord atterri sur votre page.
Jusqu'à cette date limite, la réservation reste En attente avec son créneau réservé, donc personne d'autre ne peut le prendre. Lorsque le paiement est enregistré, il se confirme et le client reçoit sa confirmation. Si la date limite est dépassée en premier, la réservation passe à Expirée et le créneau revient sur votre page de réservation.
Choisir une fenêtre
Ajustez-la à la façon dont les gens vous paient réellement.
Les paiements par carte se règlent en secondes, donc une courte fenêtre convient. Quelques heures c'est généreux.
Les virements bancaires prennent du temps, et plus encore à l'étranger ou pendant un week-end. Une fenêtre de 24 heures sur un virement expirera les réservations de personnes qui n'ont rien fait de mal. Accordez-vous deux ou trois jours.
Toute méthode manuelle a aussi besoin d'assez de temps pour que vous voyiez le paiement et l'enregistriez. Laissez de la place pour les jours où vous tournez et où vous êtes loin de votre bureau.
Modifier une date limite sur une réservation
Une réservation en attente de paiement porte Modifier la date limite de paiement dans son menu à trois points. Le dialogue s'explique lui-même : « Si le paiement n'est pas reçu avant cette date, la réservation est annulée. » Le bouton dit Mettre à jour la date limite.
Utilisez-le quand un client vous dit que le virement est en route et que vous préférez ne pas perdre la réservation sur un week-end.
Ce que le client voit
Sa page de réservation est intitulée Complétez votre réservation, avec une ligne lui indiquant quand terminer : « Complétez vos étapes avant le 14 juillet, 15h45 GMT+1. Votre horaire sélectionné est maintenu jusqu'à ce moment. »
S'il a soumis un paiement manuel et qu'il attend votre confirmation, cela dit En attente de confirmation à la place, avec « Votre paiement est en attente de confirmation par » et votre nom.
Si la date limite est dépassée, la page dit Cette réservation a expiré, avec « L'horaire sélectionné a été libéré car les étapes requises n'ont pas été complétées. »
S'ils paient après la date limite
Le cas gênant, et cela se produit. Un client laisse le paiement ouvert, la date limite arrive, et il paie quand même.
Il est débité, et la réservation reste expirée. Un avis en haut de la réservation lit Paiement reçu après expiration, suivi du montant, « a été reçu après l'expiration de cette réservation. La réservation reste expirée, et le créneau original n'est pas réservé. » Un bouton Examiner le paiement est à côté. Vous recevez la même nouvelle par courriel.
Leur page leur dit la même chose : leur paiement est arrivé après la date limite, il ne confirme pas la réservation originale, et vous examinerez la disponibilité et les contacterez à propos de la prochaine étape.
Vous avez alors une décision à prendre, et CoreHue ne la prendra pas pour vous :
- Les réintégrer avec Créer une réservation de remplacement sur celle expirée. Cela démarre une nouvelle réservation avec le même contact et service déjà sélectionnés. Vous définissez les dates, le prix, et ce que le client doit faire. La réservation expirée elle-même ne peut jamais être confirmée.
- Offrir un autre créneau, si vous l'avez depuis revendu.
- Les rembourser si aucune ne fonctionne.
Quel que soit votre choix, contactez-les rapidement. De leur côté, ils ont payé et n'ont rien entendu.
Une date limite plus longue rend cela plus rare.
Confirmer sans l'argent
Si vous préférez prendre la réservation quand même, ouvrez-la et choisissez Confirmer avant paiement dans le menu à trois points. Cela demande une raison et vous avertit clairement : « Cette réservation sera confirmée alors que le paiement requis reste impayé. »
Le paiement reste impayé, donc la facture affiche toujours le solde dû.
Surveiller les problèmes
Les réservations en attente d'argent s'affichent comme En attente dans votre liste de réservations avec un badge de paiement, et la réservation elle-même vous dit ce qu'elle attend. Voir Pourquoi une réservation est en attente.
Si un client vous dit qu'il a payé mais que la réservation est toujours en attente, il a très probablement utilisé une méthode manuelle qui vous demande de confirmer la réception. Voir Examiner la preuve de paiement.