Mode libre-service

Le mode libre-service permet à vos clients de vérifier votre disponibilité et de réserver sur place. Pas de messages, pas d'attente, pas de va-et-vient. Le client choisit une date, choisit une heure, renseigne ses informations, et la réservation est confirmée.

Cela fonctionne bien pour les sessions avec une durée claire et une tarification simple, comme les séances de portraits, les photos d'identité, les consultations ou les journées de création de contenu.

Le processus de réservation, étape par étape

Lorsqu'un client clique sur une réservation libre-service sur votre page, il passe par une série d'étapes. Voici exactement ce qu'il voit à chacune.

Étape 1 : Planifier

La première chose que voit le client est un calendrier.

• Vue calendrier mensuelle. Les jours avec des créneaux horaires disponibles sont mis en évidence. Les jours qui sont entièrement réservés, bloqués ou en dehors de votre fenêtre de réservation apparaissent grisés.
• Liste des créneaux horaires. Lorsque le client appuie sur une date, les créneaux horaires disponibles apparaissent à droite. Les créneaux sont groupés par Matin et Après-midi pour une lecture facile. Chaque créneau affiche l'heure de début.
• Minuteur de compte à rebours. Si vous avez activé le paiement pour ce service, un minuteur de compte à rebours démarre dès que le client choisit un créneau horaire. Cela lui donne une fenêtre définie pour terminer la réservation avant que le créneau ne soit libéré à nouveau (plus de détails sur la réservation des créneaux ci-dessous).
• Sélection des services complémentaires. Si votre service a des services complémentaires, ils apparaissent à cette étape. Le client peut cocher les extras qu'il souhaite, et le prix total se met à jour en direct à mesure qu'il ajoute ou supprime des éléments. Chaque service complémentaire affiche son nom, sa description et son prix.

Étape 2 : Détails

Le client renseigne ses informations personnelles et les détails de l'événement.

• Informations du client. Prénom, nom, adresse e-mail et numéro de téléphone.
• Sélection du lieu. Ce que le client voit ici dépend du mode de localisation que vous avez défini pour le service :
  • Fixe. Le lieu est affiché comme un détail en lecture seule. Rien à renseigner.
  • Le client fournit. Un champ de texte où il tape son adresse préférée.
  • Prédéfini. Une liste de vos lieux prédéfinis avec photos et adresses. Le client en choisit un.
  • Virtuel. Pas de champ de localisation. La session sera virtuelle.
  • En personne ou virtuel. Le client choisit ce qu'il préfère, puis voit les champs pertinents.
• Taille de l'événement. Si activé, un champ pour indiquer combien de personnes seront présentes à la session.
• Notes. Un champ de texte libre pour tout ce que le client souhaite partager. Vous pouvez renommer ce libellé.
• Budget. Si activé, une liste déroulante avec vos options de gamme de prix.
• Comment vous avez trouvé. La liste déroulante de la source de recommandation.

Étape 3 : Questionnaire (s'il est joint)

Si vous avez joint un questionnaire d'accueil à ce service, le client le voit maintenant. Toutes les questions apparaissent en ligne, et le client les remplit dans le même flux. Cela garde tout au même endroit au lieu d'envoyer un formulaire séparé plus tard.

S'il n'y a pas de questionnaire, cette étape est complètement ignorée.

Étape 4 : Paiement (s'il est activé)

Si vous avez activé la collecte de paiement pour ce service, le client gère le paiement ici.

• Paiement en ligne. Le client entre ses coordonnées bancaires et paie via votre processeur de paiement connecté. Si vous avez défini un acompte, il ne paie que le montant de l'acompte maintenant.
• Paiement manuel. Le client voit vos instructions de paiement (détails de virement bancaire, informations sur l'application de paiement ou tout ce que vous avez écrit). Il effectue le paiement de son côté, puis télécharge une preuve de paiement, comme une capture d'écran ou un reçu.
• Le client choisit. Les deux options sont affichées, et le client choisit celle qu'il préfère.

Lorsque vous collectez un acompte, le client voit un aperçu clair : le prix total, le montant de l'acompte et le solde restant. Si vous avez activé la facturation automatique pour le reste, le client sait que le reste sera facturé plus près de la date de l'événement.

Si le paiement n'est pas activé pour ce service, cette étape est ignorée.

Étape 5 : Contrat (s'il est joint)

Si vous avez joint un modèle de contrat à ce service, le client l'examine et le signe ici.

• Aperçu du contrat. Le texte complet du contrat apparaît pour que le client le lise.
• Capture de signature. Le client fournit sa signature en utilisant l'une des deux méthodes suivantes :
  • Dessiner. Il dessine sa signature avec une souris ou un doigt sur un écran tactile.
  • Taper. Il tape son nom, et il apparaît dans une police de style signature.
• Nom du signataire. Le client confirme son nom complet et officiel.
• Case à cocher de consentement. Le client coche une case confirmant qu'il accepte les conditions.

Une fois signé, le contrat est verrouillé et lié à cette réservation spécifique.

S'il n'y a pas de contrat, cette étape est ignorée.

Étape 6 : Confirmer

L'étape finale affiche un résumé de tout.

• Examen du résumé. Le client voit le nom du service, la date et l'heure, le lieu, les services complémentaires sélectionnés, le prix total et tous les autres détails qu'il a saisis. C'est sa dernière chance de vérifier avant de soumettre.
• Soumettre. Le client clique sur le bouton de confirmation, et la réservation est créée.

Après la soumission, le client reçoit un e-mail de confirmation avec tous les détails, y compris tout lien de réunion, lien d'ajout au calendrier et informations de paiement.

Réservation de créneaux et prévention des doubles réservations

Lorsqu'un client choisit un créneau horaire, CoreHue le réserve pour lui pendant qu'il termine le reste du flux de réservation. Cela signifie que personne d'autre ne peut réserver le même créneau pendant que le premier client remplit ses informations, signe un contrat ou entre ses coordonnées de paiement.

Si le client prend trop de temps (le minuteur de compte à rebours s'écoule) ou abandonne la réservation, la réservation est libérée et le créneau devient disponible à nouveau. Cela garde votre calendrier à jour et prévient les doubles réservations maladroites.

Comment fonctionne la disponibilité

CoreHue calcule les créneaux horaires disponibles en examinant plusieurs éléments ensemble :

• Votre calendrier de disponibilité hebdomadaire (les jours et heures que vous avez définis comme disponibles).
• Tous les remplacements de dates (jours que vous avez bloqués ou pour lesquels vous avez défini des heures personnalisées).
• Vos réservations existantes (les heures déjà prises).
• Vos événements Google Calendar (s'il est connecté, les événements occupés bloquent automatiquement ces heures).
• Temps tampon entre les sessions (pour que vous ayez du temps pour respirer entre les réservations).
• Préavis (combien de temps d'avance vous avez besoin avant que quelqu'un puisse réserver).
• Fenêtre de réservation maximale (jusqu'où dans le futur les clients peuvent réserver).

Tout est calculé dans votre fuseau horaire. Le navigateur du client convertit automatiquement les heures en son fuseau horaire local, il n'y a donc pas de confusion si vous êtes dans différentes parties du monde.

Services complémentaires lors de la réservation

Si votre service a des services complémentaires, les clients les sélectionnent lors de l'étape de planification. Le prix total se met à jour en temps réel à mesure qu'ils cochez et décochez les options. Les prix des services complémentaires sont verrouillés au moment de la réservation, donc même si vous modifiez votre tarification ultérieurement, les réservations existantes conservent les montants d'origine.