Gérer les réservations

Réservations → Toutes les réservations contient chacune de vos réservations. Chacune a sa propre page avec ses détails, ses documents, son argent, et tout ce que vous pouvez en faire.

La liste

Les colonnes affichent N° de réservation, Contact, Service, Statut, Date, Paiement et Montant.

Le filtre s'ouvre sur Réservations actives, qui est la vue de travail. Les autres sont Toutes les réservations, En attente, Confirmées, Terminées, Annulées et Expirées. La recherche correspond au contact et à la réservation.

Les statuts

Statut	Signification
En attente	Quelque chose est encore en suspens
Confirmée	Tout ce qui est requis est fait
Terminée	La séance a eu lieu
Annulée	Annulée
Expirée	Le délai d'attente du paiement a expiré et la réservation a été libérée

La plupart des réservations passent par en attente, confirmée, terminée. Consultez Pourquoi une réservation est en attente pour les détails intermédiaires.

La colonne Paiement suit l'argent séparément, donc une réservation confirmée peut toujours afficher un statut impayé, partiellement payé ou en retard.

Ce qu'il y a sur une réservation

Un avis en haut, quand quelque chose nécessite votre attention. Il indique ce qui est en suspens. Lorsqu'un client a soumis un paiement manuel, il propose Examiner le paiement.

Résumé, avec le contact, le service, la date, l'heure, le lieu ou le lien de réunion, et le total. Le bouton dans son coin est comment vous changez le calendrier : Reporter la réservation normalement, ou Modifier la réservation ou Définir le calendrier tant que la réservation occupe toujours un créneau.

Formulaire de réservation ou À partir de la demande, sur les réservations provenant de votre page de réservation ou d'une demande. Il contient leur message, leur source de référence et leurs réponses au questionnaire en intégralité. Une réservation provenant d'une demande renvoie également avec Voir la demande d'origine.

Éléments de réservation, la portée et le total, ligne par ligne, avec la taxe et toute remise.

Paiement, les factures attachées à cette réservation et ce qui a été payé. Il affiche Paiements à examiner tandis que le paiement manuel d'un client est en attente de votre examen.

Documents, les contrats et questionnaires qui y sont attachés.

Ce que vous pouvez faire

Le bouton en haut est le mouvement le plus important :

Confirmer la réservation. N'apparaît que lorsque le client a terminé tout et que la réservation attend votre approbation.

Créer une réservation de remplacement. Apparaît sur une réservation annulée ou expirée. Elle crée une nouvelle réservation avec le même contact et service déjà sélectionnés.

À côté :

Partager la réservation. Copie le lien vers la page de réservation du client. Partager par email ouvre un compositeur pour que vous puissiez l'envoyer avec une note.

Créer une facture. Établit une facture pour cette réservation, dans la devise de la réservation.

Et dans le menu à trois points, dans cet ordre, chaque entrée n'apparaissant que si elle s'applique :

Créer un contrat et Envoyer un questionnaire, avec les détails du client déjà remplis.

Modifier la date limite de paiement, sur une réservation en attente de paiement.

Rouvrir la réservation, si vous l'avez terminée trop tôt. Elle vous demande une raison et propose Redémarrer les rappels pour les dates à venir. Uniquement sur une réservation terminée.

Marquer comme terminée, une fois la séance terminée. Uniquement sur une réservation confirmée. Elle vous avertit que cela « ferme la réservation et arrête les rappels et les suivis. Les paiements, les documents et l'historique du calendrier ne seront pas affectés. »

Confirmer avant le paiement, qui confirme une réservation tandis que l'argent est toujours en suspens. Elle demande une raison, qui est obligatoire.

Corriger l'enregistrement du calendrier, pour corriger une date ou une heure enregistrée qui était tout simplement fausse. Elle demande une raison. Elle dit délibérément à personne et laisse les calendriers, les réunions et les rappels tels quels.

Historique des emails, tout ce que CoreHue a envoyé à propos de cette réservation et si cela a été livré.

Annuler la réservation, sur une réservation en attente ou confirmée.

L'historique des emails règle les différends. Quand un client dit qu'il n'a jamais reçu la confirmation, vous pouvez voir si elle a été livrée, retardée ou n'a pas pu être livrée.

Reporter

Cliquez sur Reporter la réservation sur la carte Résumé. La boîte de dialogue propose Date, Date de fin (optionnel) pour le travail sur plusieurs jours, Heure de début et Heure de fin, et Lieu.

Il y a un bouton Notifier le client, « Envoyer le calendrier mis à jour par email », et il est désactivé par défaut. Activez-le si vous voulez qu'il soit informé.

Si la nouvelle heure entre en conflit avec une autre réservation, CoreHue vous arrête avec « Cette heure chevauche une autre réservation ». Elle demande une raison avant de vous laisser Enregistrer quand même, donc une double réservation accidentelle est difficile à faire.

Le report est disponible sur une réservation confirmée qui n'a pas été marquée comme terminée ou annulée. Une fois sa date passée, Corriger l'enregistrement du calendrier apparaît à côté, car seul vous savez si la séance a changé ou si l'enregistrement est simplement faux.

Annuler

Annuler la réservation demande de confirmer : « Cela ferme la réservation et libère son créneau réservé. »

Il y a une boîte Raison (optionnel) et un bouton Notifier le contact par email qui est désactivé par défaut, donc le client n'entend rien à moins que vous l'activiez.

Cela ne change rien à l'argent : « Les paiements, les factures et les contrats ne seront pas modifiés, donc vous devrez peut-être les gérer séparément. » Si de l'argent a changé de mains, consultez Remboursements.

C'est une bonne idée d'avoir une politique d'annulation écrite sur le service pour que les conditions ne soient pas inventées sur le moment. Elle se trouve dans l'onglet Disponibilité et lieu, accepte la mise en forme et apparaît sur la page de réservation du client.

Créer une réservation vous-même

Nouvelle réservation concerne le travail convenu ailleurs : par téléphone, en personne ou par le biais d'une demande que vous avez discutée.

En lien avec choisit si vous commencez à partir d'un Contact ou d'une Demande, puis vous choisissez lequel. Choisir une demande définit le service pour vous.

Service (optionnel) récupère les paramètres par défaut de ce service. Laissez-le vide pour un travail ponctuel.

Calendrier s'adapte au service. Un service de réservation directe affiche sa disponibilité réelle. Un service mini-séance affiche ses créneaux définis. Tout le reste prend une date, une date de fin optionnelle et des heures de début et de fin, ou Journée entière.

Format se trouve sous le calendrier sur tout sauf une mini-séance. En personne révèle un champ Lieu. En ligne révèle un choix de Lien de réunion de Google Meet, Zoom ou Lien personnalisé. Choisir Lien personnalisé ajoute une boîte URL de réunion personnalisée. Google Meet et Zoom sont grisés jusqu'à ce que ceux-ci soient connectés sous Réservations → Paramètres → Intégrations.

Éléments de réservation crée la portée et le total. Choisissez parmi vos Éléments ou tapez un nom, puis définissez la quantité, le prix et la taxe. Le crayon à côté de la description ouvre une fenêtre Modifier la description où le texte accepte la mise en forme.

Collecter le paiement est un bouton. Activez-le pour choisir un Plan de paiement, paiement complet ou un calendrier, choisissez les méthodes et décidez si vous voulez Exiger le paiement pour confirmer la réservation. Avec un calendrier, seul le premier paiement est requis. Si vous l'exigez, vous pouvez définir Expirer la réservation impayée le (optionnel). Les dates restent réservées jusqu'à la fin de ce jour, puis la réservation expire.

Une réservation entièrement datée dans le passé ignore complètement les paiements et est enregistrée comme historique. Cela s'applique à une réservation sans service et à une réservation sur un service d'enquête.

Créer une réservation en bas vous affiche un résumé à confirmer. Si l'heure entre en conflit avec quelque chose, Créer cette réservation quand même ? demande une Raison du remplacement avant d'enregistrer.

Voir ce qui s'est passé

Chaque réservation conserve son Historique des emails.