Aller au contenu principal

Gérer les réservations

Une fois que les clients commencent à vous réserver, c'est ici que vous gérez tout. Allez sur Réservations pour voir la liste complète, puis cliquez sur n'importe quelle réservation pour voir les détails et prendre des mesures.

La liste des réservations​

Votre liste de réservations affiche chaque session, passée et à venir. Vous pouvez :

  • Filtrer par statut. Afficher uniquement les réservations confirmées, terminées, annulées ou tout autre statut.
  • Rechercher par nom de client. Trouver rapidement une réservation spécifique.
  • Trier par date. Voir ce qui arrive ensuite ou consulter les sessions passées.

La page de détail de la réservation​

Cliquez sur n'importe quelle réservation pour ouvrir sa page de détail. C'est ici que vous voyez tout sur la session et où vous pouvez prendre des mesures.

En-tête​

En haut, vous voyez le titre de la réservation et un badge de statut indiquant l'état de la réservation (provisoire, confirmée, en cours, terminée ou annulée).

Barre latérale​

Le côté droit de la page affiche les informations clés en un coup d'œil.

  • Infos du client. Le nom du client, son email, son numéro de téléphone et tous les autres coordonnées.
  • Date, heure et lieu. Quand et où la session se déroulera.
  • Montant. Le prix total de cette réservation, y compris les services additionnels.
  • Bouton Modifier. Ouvre un formulaire où vous pouvez mettre à jour les détails de la réservation comme la date, l'heure, le lieu et le montant.

Carte d'informations de service​

Une carte montrant le service pour lequel cette réservation a été créée, ainsi que les détails de tarification et les services additionnels sélectionnés.

Changements de statut​

Vous pouvez faire progresser une réservation dans son cycle de vie en changeant son statut. Toutes les transitions ne sont pas disponibles à partir de chaque statut. Voici comment ça fonctionne :

  • Provisoire peut passer à : Confirmée, En attente de paiement, Annulée.
  • En attente de paiement peut passer à : Confirmée, Annulée.
  • Confirmée peut passer à : En cours, Terminée, Annulée.
  • En cours peut passer à : Terminée, Annulée.
  • Terminée est un état final. Pas de changement supplémentaire.
  • Annulée peut être annulée. Vous pouvez rétablir une réservation annulée à son statut précédent si nécessaire.

Actions que vous pouvez effectuer​

À partir de la page de détail de la réservation, vous disposez de plusieurs actions :

  • Envoyer une proposition. Préparez et envoyez une proposition de prix au client.
  • Envoyer un contrat. Créez ou liez un contrat et envoyez-le au client pour signature.
  • Créer une facture. Générez une facture pour le montant de la réservation et envoyez-la au client.
  • Envoyer un questionnaire. Envoyez n'importe quel questionnaire au client depuis cette réservation.
  • Afficher l'offre. Si vous avez envoyé une proposition, consultez les détails de ce qui a été proposé.

Zone de contenu principal​

Le centre de la page contient les détails plus approfondis.

Chronologie des événements de réservation​

Un journal chronologique de tout ce qui s'est passé avec cette réservation. Chaque changement de statut, email envoyé, paiement reçu, contrat signé et questionnaire complété apparaît ici. Cela vous donne un historique complet en un coup d'œil.

Liaison de galerie​

Liez une galerie client à la réservation. Une fois liée, le client peut accéder à ses photos directement depuis sa confirmation de réservation ou via un lien partagé.

Réponses au questionnaire​

Si le client a rempli des questionnaires (d'accueil, pré-session ou post-session), ses réponses apparaissent ici. Vous pouvez lire tout ce qu'il a soumis sans quitter la page de réservation.

Notes​

Vos notes privées sur cette réservation. Écrivez tout ce que vous voulez retenir : idées de session, préférences du client, rappels internes. Seul vous pouvez voir ces notes.

Section de contrat​

Si un contrat est attaché à cette réservation, vous pouvez voir son statut ici (envoyé, consulté, signé). Cliquez pour afficher le contrat complet et la signature du client.

Section de facture​

Si une facture a été créée pour cette réservation, son statut et ses détails apparaissent ici (brouillon, envoyé, payé, en retard). Vous pouvez afficher, modifier ou renvoyer la facture.

Carte financière avec preuve de paiement​

Un résumé des finances pour cette réservation : montant total, dépôt payé, solde restant et statut du paiement. Si le client a téléchargé une preuve de paiement (comme une capture d'écran d'un virement bancaire), vous pouvez la consulter ici.

Annuler une réservation​

Quand vous devez annuler, CoreHue vous guide attentivement pour que rien ne soit oublié.

Le formulaire d'annulation​

Quand vous cliquez sur annuler, un formulaire s'affiche vous montrant exactement ce qui sera affecté. Ceci comprend :

  • Tous les événements de calendrier liés à cette réservation.
  • Toutes les factures liées à cette réservation.
  • Tous les contrats associés à cette réservation.
  • Tous les questionnaires envoyés pour cette réservation.

Actions optionnelles lors de l'annulation​

Pour chaque élément connecté, vous décidez quoi faire :

  • Annuler la facture. Annulez ou résiliez toute facture ouverte afin que le client ne soit pas facturé.
  • Annuler le contrat. Marquez le contrat comme annulé afin qu'il ne soit plus en vigueur.
  • Annuler les questionnaires. Annulez les questionnaires en attente pour que le client ne les reçoive pas.

Notifier le client​

Un bouton bascule vous permet de choisir si vous envoyez au client un email d'annulation. Si vous l'activez, le client reçoit une notification claire que la réservation a été annulée. Si vous le désactivez, l'annulation se fait silencieusement de votre côté.

Cette approche signifie pas de surprises. Vous voyez tout ce qui changera avant de confirmer l'annulation, et vous décidez exactement comment traiter chaque élément.

Emails de réservation​

CoreHue envoie plusieurs emails automatiquement tout au long du cycle de vie de la réservation :

  • Email de confirmation (au client). Envoyé quand une réservation est confirmée. Inclut tous les détails : date, heure, lieu, lien de réunion (si virtuel) et un lien d'ajout au calendrier.
  • Emails de rappel (au client). Basés sur vos paramètres de rappel (par exemple, 7 jours avant et 1 jour avant la session). Inclut les détails de la réservation, le lien de réunion et toute information de paiement en attente.
  • Email d'annulation (au client). Optionnel. Envoyé quand vous annulez une réservation et choisissez de notifier le client.
  • Notification de nouvelle réservation (pour vous). Envoyée quand une nouvelle réservation est confirmée, pour que vous sachiez toujours quand quelqu'un a réservé.