Demandes de renseignements

Une demande de renseignements, c'est quelqu'un qui vous contacte pour travailler avec vous. Elles proviennent des services que vous avez configurés en mode demande de renseignements. Elles arrivent ici au lieu de bloquer quelque chose dans votre calendrier.

C'est par là que commence la plupart du travail. Quelqu'un demande, vous en discutez, et quand la personne est prête, vous transformez la conversation en réservation, proposition ou facture.

D'où elles viennent

Les demandes de renseignements sont créées par les clients, via votre page de réservation. Il n'y a pas de bouton dans le tableau de bord pour en ajouter une manuellement.

Certaines personnes vous contactent autrement : par téléphone, à une foire aux mariages, par un ami. Ajoutez-les sous Contacts en tant que prospect et travaillez depuis leur profil de contact. Vous pouvez créer une proposition, une réservation ou une facture pour eux directement, sans qu'une demande de renseignements n'existe.

Ce que vous envoie un client

Une demande de renseignements arrive avec bien plus qu'une adresse email, et c'est justement l'intérêt. Selon la façon dont vous avez configuré le service, vous verrez :

• Leur nom et e-mail, toujours
• Le numéro de téléphone, si vous le demandez
• Le lieu, si le service le demande
• Leur message
• Comment ils ont entendu parler de vous, si vous le demandez
• Les réponses à tout questionnaire que vous avez joint au service, sur leur propre carte sur la page

Vous répondez à un vrai brief plutôt qu'à « bonjour, êtes-vous libre en juin ? ».

Les dates ne font pas partie du formulaire. Rien dedans ne le demande, donc si vous avez besoin d'une date en premier lieu, ajoutez un questionnaire au service et posez la question là. Voir Services en mode demande de renseignements.

Répondre

Ouvrez la demande de renseignements et cliquez sur Répondre. Votre message est envoyé comme un vrai e-mail de votre part.

Vous pouvez joindre des fichiers, jusqu'à 25 Mo au total sur un maximum de 20 fichiers. C'est comme ça que vous envoyez votre tarification, un exemple de galerie, un PDF de packages, ou n'importe quoi d'autre que vous joindriez normalement.

Leur réponse revient dans le même fil, donc tout l'échange reste au même endroit. Vous pouvez aller et venir aussi longtemps que vous le souhaitez. La même conversation apparaît aussi dans Messages, aux côtés de tous les autres fils de client.

Si vous répondez à partir de votre propre application de messagerie au lieu de CoreHue, cette réponse atterrit aussi dans le fil, donc l'historique reste complet de toute façon.

Quand c'est à leur tour, le bouton affiche Envoyer un message plutôt que Répondre.

Où se situent les demandes de renseignements

Chaque demande de renseignements a un statut :

Statut	Signification
Ouvert	En cours, toujours une vraie possibilité
Réservé	C'est devenu une réservation
Fermé	Terminé, pour n'importe quelle raison

Répondre ne change pas le statut. Une demande de renseignements reste Ouverte que vous ayez répondu ou non.

Aux côtés du statut, CoreHue suit où en est vraiment la conversation :

• Non contacté, personne n'a répondu encore
• Réponse nécessaire, c'est à vous de jouer
• En attente de réponse, vous avez répondu et c'est à leur tour

Cette distinction a de l'importance. Cela signifie que vous pouvez filtrer pour tout ce qui vous attend vraiment sans avoir à mémoriser qui attend une réponse de votre part.

Les trouver

La liste a deux filtres. Le premier choisit la vue : Nouvelles demandes, Demandes ouvertes, Demandes réservées ou Demandes fermées. Le second affine par conversation : Toute communication, Non contacté, Réponse nécessaire ou En attente de réponse. Arriver depuis votre écran d'accueil ajoute Nécessite attention à cette deuxième liste.

Les demandes de renseignements que vous n'avez pas encore ouvertes affichent un point à côté du nom et leur référence en gras. Le badge de la barre latérale les compte.

Transformer une demande en travail

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur quelque chose, la demande de renseignements elle-même offre chaque étape suivante. Vous ne retapez rien, car les détails du client se transfèrent.

Créer une réservation se trouve à côté de Répondre en haut. Pour quand les détails sont réglés et que vous avez juste besoin que ce soit dans le calendrier. C'est mieux quand vous récupérez le paiement séparément ou que vous avez déjà été payé.

Le reste se trouve dans le menu trois-points, dans cet ordre :

Créer une proposition. Pour quand vous voulez qu'ils choisissent ce qu'ils achètent, signent un contrat et paient un acompte d'un seul coup. La proposition crée elle-même la réservation une fois qu'ils ont fini leur part. C'est l'option la plus forte pour les travaux de plus grande valeur. Voir Propositions.

Envoyer un questionnaire et Envoyer un contrat. Utile de leur propre chef quand vous avez besoin que des détails soient rassemblés ou des papiers signés avant de vous engager à quoi que ce soit.

Créer une facture. Pour quand le travail est déjà convenu et qu'il ne reste que l'argent.

Fermer la demande de renseignements.

Historique des e-mails se trouve en dessous, sur chaque demande quel que soit son statut.

Tout ce que vous créez à partir d'une demande de renseignements est listé dessus, donc la demande devient un enregistrement de toute la conversation et de tout ce qui en a découlé.

Une fois qu'une réservation existe, la demande passe à Réservé et sa seule action devient Voir la réservation.

Fermer une demande de renseignements

Pas tout ce qui se termine devient un travail. Fermer la demande de renseignements vous demande une raison, et elle est obligatoire :

• Ne convient pas
• Date non disponible
• Client a refusé
• Pas de réponse
• Demande en doublon
• Autre

Il y a une boîte Remarque pour tout ce que vous voulez vous souvenir plus tard.

Vaut la peine de répondre honnêtement. Au fil d'une année, cela s'accumule dans une image réellement utile de où vont vos demandes et pourquoi. « Date non disponible » apparaissant constamment vous dit quelque chose de différent de « client a refusé ».

Une demande fermée affiche une bannière lisant Fermé : Date non disponible, nommant la raison que vous avez choisie, avec votre remarque en dessous. Sa seule action est Rouvrir.

Fermer une demande de renseignements ne révoque pas une proposition que vous avez déjà envoyée. S'ils l'acceptent après, la demande devient Réservée.

Rester dessus

Votre écran d'accueil marque les demandes de renseignements qui vous attendent, et la barre latérale porte le compte de celles que vous n'avez pas ouvertes. Ce sont généralement les choses les plus précieuses que CoreHue met devant vous. Quelqu'un a demandé à travailler avec vous et attend, très probablement en contactant quelqu'un d'autre en même temps.