E-mails de réservation
CoreHue envoie des e-mails autour des réservations pour que vous n'ayez pas à le faire. Il y a deux directions : ce que vos clients reçoivent et ce que vous recevez.
Ce que vous rédigez
Réservations → Paramètres → E-mails contient deux éléments, tous deux activés par défaut et tous deux avec un Message que vous rédigez vous-même :
Confirmation de réservation, « Envoyer un e-mail quand une réservation est confirmée. »
Réponse automatique à une demande, « Envoyer une réponse automatique quand une nouvelle demande est reçue. »
Chacun a un éditeur de texte enrichi avec un menu Variables dans sa barre d'outils, pour qu'un message accueille tout le monde correctement. Voir Remplissage automatique des noms.
Ce sont vos paramètres par défaut au niveau du compte. Tout service peut les remplacer par ses propres mots à la dernière étape de son flux de réservation. Cette étape est 6 Confirmation pour une réservation directe ou une mini-séance, et 3 Confirmation pour un service de demande. Laissez le message du service vide et la valeur par défaut ici sera utilisée.
Le commutateur Confirmation de réservation ici contrôle si votre client reçoit un e-mail. Le désactiver pour calmer votre propre boîte de réception empêche vos clients d'être confirmés.
Vos propres notifications se trouvent sous Paramètres → Notifications.
Ce que les clients reçoivent
Une réponse automatique à une demande, sujet « Merci pour votre demande, leur nom ». Envoyée au moment où quelqu'un soumet une demande. C'est l'e-mail le plus utile ici, car le délai entre la demande et la réaction est le moment où les gens vont voir ailleurs. Dites quand vous répondrez et ce qui se passera ensuite.
Désactiver la réponse automatique n'arrête pas cela. Le client reçoit quand même un reçu simple pour savoir que la demande est arrivée. Ce qu'il perd, c'est vos mots.
Une note de réservation reçue, quand une réservation est effectuée mais en attente. Son sujet nomme ce qui manque : « En attente de paiement », « En attente des exigences », ou « Votre réservation est en cours d'examen ». Le bouton se lit Complétez votre réservation et les mène à sa page de réservation.
Une confirmation de réservation, sujet « Votre réservation est confirmée », avec la date, l'heure, le lieu et un lien d'ajout au calendrier. Votre message de confirmation est le corps : celui du service s'il en a un, sinon votre défaut au niveau du compte.
Des rappels avant la séance, si vous les activez. Voir ci-dessous.
Un avis de reprogrammation, sujet « Votre réservation a été reprogrammée », et un avis d'annulation, « Votre réservation a été annulée ». Les deux ne sont envoyés que si vous activez le commutateur de notification quand vous effectuez la modification. Les deux sont désactivés par défaut.
Une note de paiement tardif, « Nous avons reçu votre paiement », quand l'argent arrive après qu'une réservation ait déjà expiré.
Rappels
Les rappels de réservation sont définis sous Paramètres → Rappels, pas par service, ils s'appliquent donc à toutes vos réservations.
Rappels de réservation, « Envoyer des rappels automatiques avant une réservation confirmée », est désactivé par défaut. Activez-le et cochez l'un des quatre points : 7 jours avant, 3 jours avant, 1 jour avant et Jour de la réservation. L'activer pour la première fois commence par 3 jours avant et le jour de la réservation cochés.
Ils vont uniquement aux réservations confirmées et s'arrêtent quand une réservation est complétée ou annulée.
Ce que vous recevez
Vos propres notifications se trouvent sous Paramètres → Notifications, dans une section Réservations :
- Nouvelle demande, « Un client envoie une demande à partir d'une page de réservation. »
- Réservation confirmée, « Un client confirme une réservation. »
- Réservation annulée par le client
- Réservation reprogrammée par le client
- Changements de publication principale, quand un changement de plan dépublie les services
Deux autres se trouvent sous Paiements :
- Preuve de paiement de réservation, quand un client télécharge une preuve de paiement
- Paiement reçu après expiration de la réservation
Tous sont activés par défaut. E-mails de notification en haut de cette page désactive tout si vous préférez travailler à partir de votre écran d'accueil plutôt que de votre boîte de réception.
Bien les rédiger
Répondez à la question qu'ils sont sur le point de poser. Pour une réponse automatique, c'est « quand vais-je entendre parler de vous ? ». Pour une confirmation, c'est « où vais-je et qu'est-ce que j'apporte ? ».
Restez court. Ces e-mails sont lus sur un téléphone, généralement en faisant autre chose.
Dites ce qui se passe ensuite. Chacun de ces e-mails devrait laisser le client savoir ce qui vient après.
Vérifier ce qui a été envoyé
Chaque réservation conserve son Historique des e-mails dans son menu à trois points, montrant ce qui a été envoyé et s'il a été livré. Les demandes ont la même entrée. Quand un client dit qu'il n'a jamais reçu quelque chose, c'est là que vous découvrez si cela n'a pas pu être livré, a été retardé, ou n'a jamais été envoyé.