Plantillas de email
Cada vez que envías una factura, propuesta, contrato, cuestionario o galería, escribes un mensaje de acompañamiento. Las plantillas de email significan escribirlo una sola vez.
Hacer una
Plantillas → Emails → Nueva plantilla abre un editor de dos paneles: el mensaje a la izquierda, una vista previa en vivo del email con marca que recibe tu cliente a la derecha. En una pantalla estrecha, Editor y Vista previa te permiten cambiar entre ellos.
Una plantilla tiene tres partes:
- Un nombre, para ti, para que puedas encontrarlo en una lista. Si se deja en blanco se guarda como "Plantilla de email sin título"
- Asunto (opcional), que usa las mismas variables que el mensaje
- Mensaje (opcional), texto enriquecido
Guardar plantilla la guarda. Nada se guarda automáticamente, así que no abandones la página sin guardar. CoreHue pregunta antes de irte si hay cambios sin guardar.
El asunto opcional
Dejar el asunto en blanco es una característica real, no pereza.
Con un asunto, usar la plantilla establece la línea de asunto.
Sin uno, rellena el mensaje y deja el asunto tal como está.
Ese segundo comportamiento es lo que hace que las plantillas funcionen para respuestas. Cuando estás respondiendo un email de un cliente, no quieres que se reescriba la línea de asunto. Quieres que tu texto estándar se inserte en el hilo que ya tienes.
Entonces: asunto para cosas que inicias, sin asunto para respuestas.
Usar su nombre
Abre Variables en la barra de herramientas y elige Nombre del cliente, y cada destinatario ve su propio nombre. Escribe una vez, saluda a todos correctamente. Alguien sin nombre en el archivo obtiene "ahí". Ver Rellenar nombres automáticamente.
El nombre del negocio, email del negocio, la fecha de hoy y el año actual también se rellenan. Nada rellena una fecha de reserva, un monto o un lugar. Escribe cualquier cosa específica tú mismo, después de insertar la plantilla.
En el editor el nombre permanece como una etiqueta gris, porque aún no hay destinatario. Se rellena cuando realmente envías.
Una plantilla, cualquier envío
Las plantillas de email no están vinculadas a un tipo de documento. Cada plantilla que tengas se ofrece en cada compositor, así que una buena nota "aquí está el enlace" funciona para una galería y una propuesta por igual.
Dónde puedes usarlas
En todas partes donde envíes algo: los flujos de envío para propuestas, contratos, cuestionarios, facturas, pagos, reservas y galerías, el compositor de recordatorios y el compositor de Mensajes.
En un compositor de envío, Usar plantilla está bajo el cuadro de mensaje. Elegir una rellena el compositor y deja todo editable, para que puedas ajustar antes de enviar. En Mensajes es el icono de documento en la barra de herramientas del compositor, que abre una lista de Plantillas. De cualquier manera, Administrar plantillas en la parte inferior de ese menú te lleva a la biblioteca.
Con las que comienzas
Las cuentas nuevas obtienen ocho. Seis cubren los momentos que cada fotógrafo experimenta: responder a una nueva consulta, declinar trabajo cuando estás reservado, pasos siguientes de reserva, perseguir un contrato y retención, confirmar una sesión y enviar una galería. Las últimas dos se corresponden con el tipo de trabajo que haces.
Vale la pena rescribir con tu propia voz. Una plantilla que suena como software derrota el propósito.
Los iniciadores usan espacios en blanco EN MAYÚSCULAS como [DATE] y [PLACE] donde va algo específico. Nada rellena eso. Son recordatorios para ti de que algo necesita escribirse antes de enviar.
Agregar más
Agregar desde CoreHue abre una biblioteca de plantillas listas para usar con una vista previa de cada una. Presiona Agregar a la biblioteca en las que te sirvan y edítalas desde ahí.
Administrarlas
Editar, Duplicar y Eliminar están en el menú de tres puntos de cada fila. El nombre se cambia dentro del editor. Duplicar es la forma fácil de hacer una variante, digamos una versión de bodas de tu respuesta de consulta estándar. Una duplicada mantiene el nombre original con "(copia)" agregado.
Cuáles vale la pena tener
La prueba es simple: cualquier cosa que hayas escrito más de dos veces.
En la práctica eso suele ser tu respuesta de consulta, tu nota "aquí están tus fotos", tu empujón de pago y tu nota de preparación previa a la sesión. Cuatro plantillas cubriendo la mayoría de lo que envías.