Numeración y términos
Estableces tu numeración una sola vez, en el diálogo Configurar numeración que aparece la primera vez que creas una factura. Después, Pagos → Configuración → General muestra Prefijo de factura, Siguiente número de factura, Prefijo de pago y Siguiente número de pago, que puedes ver pero no cambiar, bajo tus términos de pago predeterminados.
La numeración es una configuración única
Lee esto antes de crear tu primera factura.
Tu numeración se bloquea en el momento en que la guardas, y se bloquea automáticamente una vez que existe tu primera factura, incluso si nunca abriste el diálogo.
Una vez bloqueada, no puedes cambiar:
- el prefijo de factura
- el prefijo de pago
- el número inicial de factura y número inicial de pago
- el formato de número
Nada de esto se puede cambiar desde la aplicación después.
Así es como tiene que funcionar la numeración de facturas. Las autoridades fiscales en la mayoría de los países requieren una secuencia que no se pueda reescribir. Un software que te permitiera renumerar facturas emitidas no sería válido como registro.
Así que dedica dos minutos ahora en lugar de vivir con una decisión que tomaste apresuradamente.
Qué configurar
Prefijo de factura. Las letras del frente. Comienza en INV. Solo letras mayúsculas, de 1 a 5 de ellas. Cualquier otra cosa se elimina mientras escribes, así que Inv2 se convierte en INV.
Prefijo de pago. Lo mismo, para pagos. Comienza en PMT. RCT es otra opción común.
Mantener los dos separados es lo que evita confusión cuando una factura se resuelve con tres pagos: un número de factura, tres números de pago, sin ambigüedad.
Número inicial de factura y Número inicial de pago. Dónde comienza cada secuencia, desde 1 hasta 999,999.
Establece estos si te estás moviendo desde otro software y quieres continuar en lugar de reiniciar en 1. Continuar con tu secuencia existente mantiene tus registros legibles a través del cambio.
Formato de número. Cuántos dígitos se rellena el número: 3, 4, 5 o 6. INV-00001 versus INV-001. Cinco dígitos es el punto de partida.
El diálogo previsualizará Primera factura y Primer pago mientras escribes, para que puedas ver el resultado antes de confirmar. Continuar a factura lo guarda y te lleva a la factura.
Los números nunca se reutilizan
Cada número se asigna cuando se crea la factura y nunca se le da a nada más.
Eso significa que un borrador eliminado deja un hueco permanente en la secuencia. Si creas tres borradores y eliminas el segundo, tendrás 001 y 003 sin nada entre ellos.
Esto es correcto y esperado. Los huecos están bien. Los números repetidos no lo estarían.
Términos de pago predeterminados
En la misma pestaña General, encima de la numeración: los términos aplicados a las nuevas facturas, que calculan una fecha de vencimiento para ti en lugar de que la establezcas cada vez.
Las opciones son Vencimiento al recibir, Vencimiento en 15 días, Vencimiento en 30 días y Vencimiento en 60 días. A diferencia de la numeración, esta es una configuración ordinaria que puedes cambiar cuando quieras, y solo afecta a las facturas creadas posteriormente.
La fecha de vencimiento es más importante de lo que parece. Es lo que hace que una factura esté vencida, y es desde lo que se programan los recordatorios. Una factura sin uno permanece sin pagar e inalcanzada indefinidamente.
Guardado
La pestaña General comparte una barra de guardado con el resto de la configuración de pagos. Aparece como Cambios sin guardar en el momento en que algo cambia, con Guardar y Descartar.