Revisando comprobantes de pago
Cuando alguien paga por un método manual, presiona He realizado este pago y, si lo solicitaste, adjunta un comprobante. Esto llega a ti para que lo confirmes.
Hasta que lo hagas, nada se registra. La factura permanece impaga, cualquier reserva que dependa de ella queda pendiente, y al cliente se le muestra Esperando confirmación. Nada avanza por la palabra de un cliente.
Dónde aparecen
Tu pantalla Inicio las enumera bajo cosas que necesitan atención: "2 pagos esperando revisión", con el monto debajo. Esa es la forma más rápida de entrar, y abre Pagos filtrados exactamente a esos.
Esa lista muestra dos cifras, Esperando revisión y Monto esperando confirmación, luego una fila por reclamación con el nombre del contacto, de dónde proviene, cuándo fue presentada y cuánto. Al abrir una fila te lleva al documento al que pertenece.
Cada reclamación también aparece en un panel de Revisión de pago en la factura a la que pertenece, y en la reserva o propuesta cuando se está recaudando pago allí.
Qué ves
Monto reclamado, Método de pago, Nota del cliente, y su archivo de comprobante.
Pueden adjuntar un PDF, o una imagen en JPEG, PNG, WebP o AVIF, hasta 5MB. Una fotografía de la pantalla de una aplicación bancaria es lo habitual y está bien. Una reclamación con una nota y sin archivo sigue siendo una reclamación válida cuando no requeriste comprobante.
Registrando el pago
Registrar pago, el botón verde en el panel, es la acción de confirmación. Abre un diálogo de Registrar pago que solicita:
- Monto recibido. Comienza con el monto que el cliente dijo que pagó. Registrar pago completo bajo el campo rellena el saldo pendiente en su lugar, y luego dice "Esto liquidará la factura en su totalidad". No puede exceder el saldo pendiente.
- Por qué el monto difiere. Requerido cuando la cifra no es ni lo que reclamaron ni el saldo completo. Vale la pena escribirlo adecuadamente, ya que es la explicación que querrás dentro de seis meses.
- Método de pago. Transferencia bancaria, Efectivo, Cheque u Otro. Comienza en Transferencia bancaria.
- Notas (opcional). Para ti.
El botón confirma lo que está a punto de hacer: Registrar £450.00.
Una vez registrado, el pago se une a la factura, el saldo se actualiza, se crea un recibo, y cualquier cosa que dependa de ese pago avanza.
Rechazando
Rechazar, junto a Registrar pago, es para comprobantes que no se sostienen: nada ha llegado, el monto es incorrecto, o el archivo no se puede leer.
Razón es opcional, pero escribe una. Al cliente se le envía un correo electrónico "Pago rechazado" con un botón Reenviar comprobante. Ven tu razón, y pueden pagar o enviar de nuevo desde la misma página. Su factura muestra Pago no confirmado con tus palabras destacadas bajo Razón.
Rechazar no es una acusación. La mayoría de rechazos son errores honestos: la captura de pantalla equivocada, o una transferencia que aún no se ha aclarado.
Confirmar no envía correo electrónico
Registrar el pago no envía nada al cliente sobre el pago en sí. Su factura se actualiza por sí sola si la mira, pero si está esperando escuchar, cuéntale. Puedes enviarle un recibo, que es la forma natural de hacerlo.
La excepción es una reserva que estaba esperando este pago: confirmarla hace que la reserva avance, y el correo electrónico de confirmación de la reserva se envía.
Solo una a la vez
Una factura contiene una reclamación esperando revisión. Mientras un cliente tiene una pendiente, cada acción de pago en su página está oculta. Esto evita que un cliente confundido presente cinco reclamaciones o pague dos veces. Su página muestra Esperando confirmación en su lugar.
Una vez que confirmes o rechaces, pueden actuar de nuevo.
Verifica tu banco primero
Obvio, pero vale la pena decirlo: una captura de pantalla es una reclamación, no dinero. Las transferencias bancarias pueden ser revocadas, y las capturas de pantalla pueden mostrar un pago que fue cancelado posteriormente.
Para montos pequeños de clientes establecidos, el comprobante suele ser suficiente. Para cualquier cosa sustancial, verifica que el dinero realmente esté allí.
No lo registres dos veces
Si un cliente presentó una reclamación, confírmala aquí en lugar de registrar un pago por separado en la factura. Confirmar registra el pago y cierra su reclamación en una sola acción. Registrarlo por separado deja su reclamación pendiente.
Cuánto tiempo se conserva el comprobante
El comprobante de una reclamación que fue rechazada, retirada o reemplazada se elimina después de 90 días. El comprobante adjunto a un pago confirmado se mantiene como parte de tu registro financiero.
Si un cliente no puede encontrar el botón
Está en el panel de pago para el método que eligió. Si no lo ve, es posible que haya abierto la opción de tarjeta en su lugar, o la factura puede no ofrecer un método manual en absoluto. Ver Métodos de pago manual.