Estados de factura
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | No enviado. Solo tú puedes verlo y puedes cambiar cualquier cosa. |
| Abierto | Enviado, dinero aún adeudado |
| Parcialmente pagado | Algo pagado, hay saldo pendiente |
| Vencido | Impago, pasada su fecha de vencimiento |
| Pagado | Completamente saldado |
| Cancelado | Anulado |
| Cancelado como incobrable | Dado por perdido como deuda morosa |
| Propuesta pendiente | Creado por una propuesta que aún no ha sido aceptada |
Tres de estos son formas de describir "abierto"
Una factura es realmente una de cinco cosas: borrador, abierto, pagado, cancelado o cancelado como incobrable. Parcialmente pagado y Vencido son dos formas en que CoreHue describe una factura abierta, para que puedas identificarla en una lista.
Vencido tiene prioridad sobre Parcialmente pagado. Un saldo pasada su fecha de vencimiento se muestra como vencido, hayas pagado parte o no.
Vale la pena saberlo, porque una factura sin fecha de vencimiento nunca puede mostrarse como vencida. Tampoco se envía recordatorio alguno para ella. Si quieres que haya seguimiento, establece fechas de vencimiento.
Propuesta pendiente es la factura de una propuesta esperando al cliente. Hasta que la acepte, la factura no puede ser pagada, y su enlace no le muestra nada. Aceptarla la abre.
Cancelado o cancelado como incobrable
Ambos cierran una factura, y tu contador se preocupará por la diferencia.
Cancelado significa que no debería haber existido. Contacto equivocado, cantidad incorrecta, duplicado, o el trabajo fue cancelado antes de empezar.
Cancelar factura está en el menú de tres puntos de la factura, en una factura abierta, parcialmente pagada o vencida.
Una factura con pagos registrados no puede ser cancelada directamente. CoreHue se detiene con Esta factura aún no puede ser cancelada y lista esos pagos con las opciones que caben: Reembolsar pago o Registrar reembolso, Corregir pago, Eliminar pago erróneo, o Cancelar saldo como incobrable en su lugar. Una vez que no queda nada que contabilizar, la cancelación se realiza.
Cancelar como incobrable, también en el menú de tres puntos, es para una factura que era correcta y genuinamente adeudada, donde has aceptado que no va a ser pagada. Los pagos ya cobrados permanecen en el registro, el saldo pendiente sale de tus ingresos esperados, y los recordatorios se detienen. Puedes añadir una razón, que se guarda para ti en lugar de mostrarse al cliente. Se ofrece mientras la factura aún tenga saldo.
Usa cancelar como incobrable para el cliente que se quedó callado después de un trabajo real. Usa cancelar para la factura que creaste por error.
Reapertura
Reabrir factura, en el encabezado de una factura cancelada como incobrable, devuelve el saldo y reinicia el seguimiento.
Una factura cancelada no se reabre. Permanece como un registro, y Duplicar te proporciona una factura nueva para enviar en su lugar.
Qué puedes y qué no puedes editar
La edición se trata de pagos, no de si la has enviado o no.
Sin pagos registrados: todo es editable, borrador o abierto. Una factura enviada, impaga, incluso vencida, se edita exactamente como un borrador.
Un pago que registraste manualmente: la factura se bloquea. Elimina todos los pagos registrados manualmente y se desbloquea.
Un pago de tarjeta a través de Stripe: la factura se bloquea permanentemente, porque ese dinero realmente se movió. Si necesitas cobrar más, crea otra factura.
Pagado, cancelado o cancelado como incobrable: bloqueado. Crea otra factura si los detalles financieros necesitan cambiar.
Esto es intencional. Una factura es un registro financiero. Poder reescribir silenciosamente una que un cliente ha pagado es cómo los desacuerdos se convierten en disputas.
Eliminación
Eliminar factura, en el menú de tres puntos, solo existe en un borrador que nunca ha sido enviado y no tiene nada registrado en su contra. Cualquier otra cosa se cancela en su lugar, para que el registro sobreviva.
Un borrador eliminado deja un hueco permanente en tu numeración. Eso es correcto. Los números repetidos no lo serían.
Envío y reenvío
Enviar un borrador lo abre. Una vez que ha sido enviado, el botón principal dice Reenviar factura, que envía el mismo documento de nuevo en lugar de crear uno nuevo. Eso es lo que quieres cuando alguien ha perdido el email.
También puedes registrar un pago contra un borrador. CoreHue te advierte primero con Factura en borrador, porque registrar un pago marca la factura como enviada.