Crear facturas
Comenzar una
Abre Pagos → Facturas y presiona Nueva factura. En una pantalla ancha, pasar el mouse sobre Facturas en la barra lateral muestra un signo más que abre la misma pantalla en un clic.
También puedes comenzar desde un contacto, una consulta o una reserva, y los detalles se trasladan. Comenzar desde lo que se relaciona ahorra reescribir. También mantiene la factura conectada al trabajo, lo que importa después cuando calcules cuánto realmente ganó una reserva.
Duplicar, en el menú de tres puntos en una factura existente, abre un borrador nuevo con el mismo contacto, líneas, descuento, notas, términos y métodos de pago aceptados, y configuración de columnas. Nada se crea hasta que guardes.
Dos cosas que CoreHue te pide primero
Antes de tu primera factura verás dos diálogos cortos, una sola vez cada uno.
Establece tu moneda predeterminada. Está preseleccionada desde tu país. Se utiliza para precios, documentos e informes, y no se puede cambiar después. Ve Monedas.
Configura la numeración. Prefijos, números iniciales y cuántos dígitos se rellenan en tus números. Esto también se bloquea. Ve Numeración y términos.
Si falta el nombre de tu negocio verás un recordatorio para completar tu perfil comercial. Las facturas llevan los detalles de tu negocio, así que rellena los antes de enviar algo.
Para quién es
Elige un contacto. No se puede guardar una factura sin uno.
También puedes adjuntar una consulta o una reserva. Elegir una reserva incorpora los artículos y descuentos que aún no han sido facturados y establece la factura en la moneda de la reserva.
Para enviar por correo la factura, el contacto necesita una dirección de correo. Sin una puedes crear la factura de todas formas y compartir su enlace.
Moneda
En Core, una factura usa tu moneda predeterminada y la página simplemente muestra cuál es.
En Pro, un selector de moneda se encuentra en la esquina superior derecha del formulario. Elige la moneda antes de agregar cualquier cosa. Una vez que una línea tiene contenido, el selector se bloquea, porque los precios en la factura están en esa moneda. Adjunta una reserva y la moneda sigue la reserva en su lugar, sin selector.
Fechas y términos
Fecha de factura es la fecha que lleva la factura.
Términos calcula la fecha de vencimiento para ti: Vencimiento al recibir, Vencimiento en 15 días, Vencimiento en 30 días o Vencimiento en 60 días.
Fecha de vencimiento es cuándo esperas ser pagado, y conduce todo lo demás: si la factura se muestra como vencida, cuándo se envían recordatorios y tu cifra pendiente. Una factura sin fecha de vencimiento no puede perseguirse a sí misma.
Establece tus términos predeterminados una vez bajo Pagos → Configuración → General para que las nuevas facturas lleguen con una fecha de vencimiento ya calculada.
Métodos de pago
Marca los métodos que esta factura acepta. La lista contiene todo lo que has configurado. Tu conexión a Stripe aparece como Pago en línea, y cada método manual que hayas escrito aparece por su nombre.
No marques ninguno y la factura se convierte en un documento para leer en lugar de una factura para pagar. El cliente ve todo y no tiene forma de pagar. Hazlo deliberadamente, no por accidente.
Gestionar métodos de pago debajo de la lista abre la página de configuración. Ve Métodos de pago.
Artículos de línea
Cada línea es un artículo guardado, más una descripción, cantidad, precio y tasa de impuesto para esta factura. El lápiz junto a la descripción abre una ventana Editar descripción donde el texto toma formato, y Aplicar lo vuelve a colocar en la línea.
Abre Selecciona un artículo… y elige uno. Su nombre, descripción y precio se rellenan. Si el artículo que quieres no existe, Agregar artículo en la parte inferior de esa lista lo crea y lo coloca directamente en la línea.
Una línea también puede llevar solo una descripción, sin artículo elegido. El artículo es lo que le da nombre a la línea.
Todo lo demás es tuyo para cambiar en esta factura. Editar una línea nunca cambia el artículo guardado, y cambiar el artículo más tarde nunca cambia una factura que ya has creado.
Escribe nombres de artículos de la manera que un cliente los lee. "Cobertura de boda, 8 horas" es mejor que "BOD-8". Es posible que estén reenviándolo a alguien que no estuvo en la conversación.
La descripción es texto libre en varias líneas, así que un paquete puede listar lo que incluye.
Agregar nueva fila agrega una línea. El icono de engranaje junto a él abre la configuración de columnas para esta factura solamente: renombra las cuatro columnas, oculta las que no uses y elige qué detalles de negocio y contacto muestra el documento. Tus valores predeterminados para todo esto están bajo Cómo se ven las facturas.
Impuesto y descuento
Aplica una tasa de impuesto por línea, para que una factura pueda mezclar trabajo gravado y no gravado.
+ Agregar descuento, debajo de los totales, agrega un descuento para toda la factura, ya sea un porcentaje o una cantidad fija. Una factura lleva un descuento, así que el enlace desaparece una vez que lo hayas agregado. Ve Impuestos y descuentos.
Calendario de pagos
Tipo de pago ofrece Pago completo o Calendario de pagos. Un calendario divide el total en hasta doce pagos fechados, para que un cliente pague un depósito ahora y el saldo después. Ve Calendarios de pagos.
Notas, términos y pie de página
Tres bloques de texto en la parte inferior del formulario, cada uno con un valor predeterminado que puedes establecer una sola vez.
- Notas: un agradecimiento, o algo específico de este trabajo. Toma formato
- Términos: tus condiciones de pago, política de cancelación, lo que necesites registrar. También toma formato
- Pie de página (opcional): detalles de contacto, números de registro, como texto sin formato
Ve Valores predeterminados de factura.
Vista previa
Vista previa en la parte superior del formulario muestra el documento exactamente como el cliente lo verá, y Editar te devuelve. Es la forma más rápida de detectar el contacto incorrecto, una línea faltante o una nota fuera de lugar.
Guardar
La barra en la parte inferior del editor ofrece Guardar y enviar o Guardar borrador, con Cancelar a la derecha.
De cualquier forma, CoreHue verifica tres cosas primero y enumera cualquiera que falte:
- Adjuntar un cliente: la factura necesita un contacto
- Agregar al menos un artículo de línea
- Eliminar el total negativo: el total debe ser cero o más
CoreHue le da su número a la factura en el momento en que la creas, usando tu prefijo y formato. Ese número nunca se le da a nada más. Así que eliminar un borrador deja un hueco permanente en la secuencia. Eso es lo esperado.
Primero borrador
Una nueva factura es un borrador. Solo tú puedes verla, y puedes cambiar cualquier cosa.
Enviar la convierte en Abierta. Aún puedes editar una factura abierta libremente, siempre que no se haya registrado ningún pago contra ella. En el momento en que se haya registrado uno, la factura se bloquea. Es un registro financiero, y reescribir silenciosamente una factura que alguien ha pagado es cómo los desacuerdos se convierten en disputas. Ve Estados de la factura.