El mismo cliente dos veces
Pasa. Alguien se comunica con un email personal, luego reserva con uno de trabajo, y terminas con dos registros que tienen la mitad del historial cada uno.
No puedes fusionarlos
CoreHue no tiene opción de fusionar. Dos contactos no pueden combinarse en uno, y sus historiales no pueden moverse entre ellos. Tampoco hay opción de eliminar. Lo que tienes es archivar.
Vale la pena saberlo desde el principio para que no andes buscando un botón que no existe.
Qué hacer en su lugar
- Decide cuál registro mantener. Normalmente el que tiene las reservas, facturas y contratos firmados adjuntos. El historial es lo difícil de perder. Los detalles de contacto son fáciles de reescribir.
- Copia todo lo útil. Un número de teléfono, una empresa, una nota que valga la pena guardar.
- Actualiza el email si lo necesitas. Si el registro que sobrevive tiene la dirección que ya no usan, cámbiala para que los documentos futuros les lleguen.
- Archiva el otro. Archive contact está en el menú de tres puntos en su registro. Te piden una razón. Viene prellenado como No longer active, así que aceptar toma un momento. El registro mantiene su historial, se queda en tu cuenta, y desaparece de tu lista activa. Ver Archiving contacts.
Un contacto archivado no puede editarse y no puede recibir nada. Pero aún puedes agregarle notas. Es un buen lugar para escribir "duplicado del otro registro", para que el futuro tú entiendas.
Lo que pierdes
Lo que estaba adjunto al registro archivado se queda allí en lugar de moverse. Si hay trabajo real en ambos, tu historial queda en dos lugares.
Esa es la respuesta honesta. Es por eso que evitar duplicados vale más que repararlos.
Evitarlos
Tómate en serio la advertencia de duplicados. Cuando escribes una dirección de email en Add contact, CoreHue la verifica contra tus contactos existentes. Aparece un panel Possible matches diciendo "You may already have this contact", con un botón Use contact. Úsalo. Esta es la única advertencia que recibes, y es fácil pasar de largo.
Sabe qué cubre y qué no cubre la verificación. Busca coincidencias solo en la dirección de email, y solo contra contactos que aún están activos. Dos registros para "Sarah Clarke" con direcciones diferentes nunca se detectan, porque para CoreHue podrían ser dos personas. Un contacto archivado con la misma dirección tampoco se detecta.
Presta atención al aviso de email compartido. Si dos contactos terminan en la misma dirección, la lista de contactos muestra Also used by another contact bajo cada uno de ellos. Esa es tu señal para limpiar.
Comienza desde el contacto. Crear una reserva, factura o propuesta desde el registro del mismo contacto significa que nunca estás creando uno segundo por accidente.
Usa una dirección por persona. Cuando un cliente te envía un email desde una nueva dirección, actualiza su contacto en lugar de dejar que aparezca uno segundo.
Busca antes de agregar manualmente. La mayoría de duplicados se crean cuando alguien escribe un nombre que ya existe.
Si sucede con frecuencia
Normalmente es una señal de que los documentos se están creando desde cero en lugar de desde contactos. Trabajar desde el registro de contacto es más rápido de todas formas, porque los detalles se completan automáticamente.