Un cliente no se presenta
Primero, verifica que realmente le avisaron
Abre la reserva y luego Email history en su menú de tres puntos, antes de asumir nada. Si la confirmación no se entregó, es posible que nunca lo hayan sabido. Ve Cuando un email no llega.
Acusar a alguien de faltar a una sesión de la que nunca fue informado es una mala conversación, y sorprendentemente común.
Anótalo donde puedas encontrarlo de nuevo
No hay un botón de inasistencia, y una reserva no tiene campo de notas. Pon lo que pasó en las notas del contacto en su lugar. Abre su registro desde la reserva y luego añade una nota bajo Contact notes en la pestaña Overview. Solo tú puedes verla.
Escribe la fecha, qué hiciste para contactarlos y a qué acuerdo llegaron después. Esa nota es lo que querrás meses después si alguna vez se discute un depósito.
Dinero
Registrar una inasistencia no cobra ni reembolsa nada.
Lo que debería suceder proviene de tu política de cancelación. Por eso es importante tenerla escrita en el servicio o en el contrato. Sin ella estás negociando desde la nada, en una conversación donde uno de los lados ya está avergonzado.
Un depósito ya tomado generalmente se mantiene, si tu política lo dice.
Un saldo impago es una cuestión de criterio. Perseguir el pago completo por una sesión que no sucedió es difícil de argumentar legalmente y costoso para tu negocio. Muchos fotógrafos se quedan con el depósito y dejan ir el resto.
Si fue tu culpa, reembolsa pronto y completamente. Es la versión más barata posible de ese error.
Luego cierra la reserva
Una vez que el lado del dinero está resuelto, quítalo de tu lista.
Si la reserva fue confirmada, usa Mark as complete en el menú de tres puntos. Solo se ofrece en una reserva confirmada, y advierte que "cierra la reserva y detiene recordatorios y seguimientos. Los pagos, documentos e historial del calendario no se verán afectados."
Si nunca llegó tan lejos y aún estaba esperando un pago o una firma, usa Cancel booking en su lugar. Deja Notify contact by email apagado a menos que realmente quieras que les envíen un email al respecto.
Si expiró por su cuenta esperando el pago, no hay nada que cerrar. Una reserva expirada ya está terminada, y Create replacement booking está ahí si vuelven.
Reduciéndolas
Activa recordatorios de reserva. Esta es la única cosa más efectiva que puedes hacer, y vienen desactivados. Bajo Settings → Reminders, Booking reminders ofrece 7 days before, 3 days before, 1 day before y Day of booking. Activarlo marca los últimos dos para ti. La mayoría de inasistencias son por olvido en lugar de intención. Ve Reminders.
Toma un depósito. La gente se presenta a cosas por las que ha pagado. En un servicio, la pestaña Booking flow en el paso 4 Payment tiene Collect payment, que lo toma como parte de la reserva.
Pon los detalles donde puedan encontrarlos. Dónde, cuándo, qué traer. Su página de reserva lleva la fecha, la ubicación y cualquier enlace de reunión, así que envíales ese enlace en lugar de reescribirlo. Un cliente que no puede encontrar el estudio es una inasistencia en tus registros y un cliente perdido en la realidad.