Detalles rellenados automáticamente y espacios en blanco
Cuando escribes un contrato en CoreHue, quieres que algunas partes cambien de un cliente a otro. Su nombre, la fecha de la sesión, el total. Hay dos formas completamente diferentes de hacerlo. Se sientan una al lado de la otra en el editor, y elegir la incorrecta es el error más común que cometen las personas con los contratos.
Aquí está todo en una línea:
Las variables las rellena CoreHue, con información que ya tiene. Los campos de cliente son espacios en blanco que tu cliente escribe mientras firma.
La prueba rápida
Pregúntate: ¿ya sé esta respuesta?
Sí, está en CoreHue en algún lugar. El nombre del cliente, la dirección de tu negocio, la fecha de reserva, el total de la factura. Usa una variable, y CoreHue la rellena por ti.
No, solo el cliente puede decírmelo. Un contacto de emergencia, el nombre de su coordinador de lugar, cómo le gustaría ser acreditado. Usa un campo de cliente. Él lo rellena mientras firma.
Variables: CoreHue rellena estas
Insertas una variable desde la barra de herramientas del editor de contratos. Hay 28, agrupadas por dónde proviene la información, y se muestran en el editor como píldoras de color:
| Grupo | Ejemplos |
|---|---|
| Cliente | Nombre del cliente, Correo del cliente, Teléfono del cliente, Dirección del cliente |
| Negocio | Nombre del negocio, Correo del negocio, Teléfono del negocio, Dirección del negocio, Número de registro |
| Contrato | Número de contrato, Fecha del contrato, Fecha de vencimiento |
| Reserva | Fecha de reserva, Fecha de fin de reserva, Nombre del servicio, Lugar, Duración de la reserva, Hora de inicio, Hora de fin, Paquete, Complementos |
| Factura | Número de factura, Total de factura, Moneda, Depósito, Saldo |
| Fechas | Fecha de hoy, Año actual |
Escribe el contrato una vez con Nombre del cliente y Fecha de reserva en él. Cada contrato que envíes a partir de entonces lleva los detalles correctos, sin que tengas que volver a escribir nada.
Una variable que no se puede rellenar detiene el envío
Una variable solo funciona si la información realmente existe. Si un contrato no está vinculado a una reserva, las variables de reserva no tienen nada de qué sacar. Si nunca llenaste la dirección de tu negocio, esa variable tampoco tiene nada de qué sacar.
CoreHue no deja que un contrato a medio rellenar salga. El envío se bloquea, y un cuadro No se puede enviar el contrato enumera cada variable, su grupo y por qué no se puede rellenar: Sin reserva vinculada, Teléfono del negocio no establecido en el perfil, Sin fecha de vencimiento establecida. Vincula el registro que necesita o saca la variable, y el envío se realiza.
La única excepción es un contrato dentro de una propuesta. La factura no existe hasta que el cliente acepta, por lo que cada variable de factura puede esperar. Esto solo se mantiene mientras la propuesta tenga Pago activado. Si no lo tiene, nunca habrá una factura, y la propuesta no se enviará hasta que actives el pago o saques esas variables.
El texto rojo en cursiva en un documento terminado es el otro lado de la misma idea. Es así como se ve una variable sin nada para rellenarla si alguna vez llega a un lector. Lo ves, en lugar de un espacio vacío.
Campos de cliente: tu cliente rellena estos
Un campo de cliente es una línea en blanco en el cuerpo del contrato. Tu cliente la ve mientras lee y firma, y escribe en ella.
Hay dos tipos:
- Texto, para cualquier cosa escrita: un nombre, una nota, una dirección
- Fecha, con un selector de fecha, para que el formato siempre sea correcto
Un contrato puede llevar hasta 50 de ellos, y cada uno puede ser obligatorio u opcional. Un campo es obligatorio a menos que indiques lo contrario.
Dale a cada campo una etiqueta clara. Tu cliente está leyendo un documento legal, posiblemente en su teléfono, posiblemente con prisa. "Nombre de tu coordinador del día del evento" es una etiqueta mucho mejor que "Coordinador".
Una vez que hayan firmado, cualquier cosa que escribieron se bloquea en el contrato terminado. Lo ves rellenado cuando abres o descargas la copia firmada.
Uno al lado del otro
| Variable | Campo de cliente | |
|---|---|---|
| Quién lo rellena | CoreHue | Tu cliente |
| Cuándo | En el momento en que envías el contrato | Mientras firma |
| De dónde viene la respuesta | Tu cuenta, el contacto, la reserva, la factura | Su mente |
| ¿Puedes cambiarlo después | Cambia la información de origen y reemite | No. Es parte del registro firmado |
| Si no se puede rellenar | El envío se bloquea y CoreHue nombra la razón | El cliente ve un espacio en blanco vacío para completar |
Un ejemplo práctico
Un contrato de sesión de retratos podría usar ambos:
Este acuerdo es entre Nombre del negocio (variable) y Nombre del cliente (variable), para una sesión el Fecha de reserva (variable) en Lugar (variable).
El total es Total de factura (variable), con Depósito (variable) pagadero al firmar.
Contacto de emergencia el día del evento: ________________ (campo de cliente)
Por favor, enumera a cualquiera que no debe ser fotografiado: ________________ (campo de cliente)
Todo lo que CoreHue sabe, lo rellena. Todo lo que solo el cliente sabe, él lo rellena.
Las respuestas del cuestionario no fluyen hacia los contratos
Sería razonable esperar que preguntar por el lugar en un cuestionario lo haga aparecer en el contrato. No funciona así. Las respuestas del cuestionario permanecen en el cuestionario.
Si necesitas algo en un contrato, ya sea añade un campo de cliente para que el cliente lo rellene al firmar, o lee la respuesta del cuestionario e introdúcela antes de enviar.
A dónde ir a continuación
- Variables y espacios en blanco: la lista completa, de dónde lee cada una, y las reglas adicionales para un contrato adjunto a un servicio de reserva
- Rellenando nombres automáticamente: la forma separada, mucho más simple en que los nombres se rellenan dentro de los correos electrónicos