Recordatorios de documentos
Los recordatorios de documentos envían correos a tus clientes para hacer seguimiento de los documentos enviados y de los plazos que se aproximan, para que no tengas que perseguirlos tú mismo.
Los encontrarás en Documentos → Recordatorios.
Cómo se organizan los recordatorios
Hay tres secciones, una para cada tipo de documento:
- Propuestas
- Contratos
- Cuestionarios
Cada sección tiene su propio interruptor, y los tres están apagados de forma predeterminada. Enciende los que quieras y deja los demás como están.
Una vez que una sección está encendida, eliges cuándo se envían los recordatorios usando dos grupos de casillas de verificación:
- Después de enviar: un recordatorio 3, 7, 14, 21 o 30 días después de que envíes el documento.
- Antes de la fecha límite: una notificación 7, 3 o 1 día antes de la fecha límite del documento.
Elige tantas o tan pocas como quieras. Las casillas de verificación permanecen deshabilitadas hasta que el interruptor de esa sección esté encendido.
Los recordatorios de Antes de la fecha límite solo se aplican cuando un documento tiene una fecha límite, una fecha de vencimiento o de cierre. Si un documento no tiene una fecha límite establecida, esos recordatorios se omiten para él.
Estas configuraciones aplican a toda la cuenta
Los interruptores y los tiempos que establezcas aquí se aplican a todos los documentos coincidentes en toda tu cuenta. Activa los recordatorios de contratos, por ejemplo, y cubrirán todos los contratos que envíes.
Pausar recordatorios en un documento
A veces no quieres que persigan a un cliente en particular, tal vez ya estés hablando con él directamente.
En un documento individual, puedes pausar sus recordatorios por separado y luego reanudarlos más adelante cuando estés listo. Las configuraciones de toda la cuenta continúan ejecutándose para todo lo demás.
Algunos buenos valores predeterminados
- Contratos: un recordatorio 3 y 7 días después del envío funciona bien para obtener firmas.
- Propuestas: añade un recordatorio de antes de la fecha límite si estableces fechas de vencimiento, para que los clientes actúen antes de que se cierre la oferta.
- Cuestionarios: recordatorios posteriores (14 o 21 días) son adecuados para formularios que los clientes tienden a aplazar.