Perseguimiento de documentos
Las propuestas, contratos y cuestionarios sufren del mismo problema: los envías, el cliente tiene intención de ocuparse de ello, y nada sucede.
CoreHue te persigue por ti.
Dónde está configurado
Configuración → Recordatorios, bajo Recordatorios de documentos, junto con tus recordatorios de reservas y facturas.
Propuestas, Contratos y Cuestionarios tienen cada uno su propio interruptor y su propio cronograma, para que puedas perseguir contratos con más intensidad que cuestionarios.
Cuándo se envían los recordatorios
Dos columnas por tipo de documento.
Después del envío. 3, 7, 14, 21 o 30 días después de que se envió el documento. Marca todos los que quieras.
Antes de la expiración, en propuestas y contratos, o Antes de la fecha de cierre en cuestionarios. 7, 3 o 1 día antes.
Esa segunda columna solo funciona cuando el documento tiene una fecha. La página lo dice debajo de cada uno. Sin fecha de vencimiento, solo se ejecutan los recordatorios posteriores al envío.
Activar una sección sin nada marcado selecciona un conjunto de inicio razonable: 3 días después del envío, 7 días después del envío, y 1 día antes de la fecha límite.
Cuándo comienza el perseguimiento
Solo una vez que el documento realmente se ha enviado. Un borrador nunca se persigue, ni tampoco una propuesta o contrato que aún está sin enviar.
Cualquier recordatorio cuyo momento ya ha pasado se omite en lugar de enviarse tarde.
Se detienen solos
Tan pronto como el cliente actúa, el perseguimiento se detiene. Nadie que ha firmado será pedido que firme nuevamente.
También se detienen cuando el documento se cancela, rechaza, anula o vence, cuando el contacto no tiene dirección de correo electrónico, y cuando desactivas los recordatorios para ese tipo de documento.
Pausar un documento
Cada documento enviado muestra un pequeño control de Recordatorios en su encabezado. Ábrelo y puedes Pausar el perseguimiento para ese documento, luego Reanudar más tarde. Tu configuración para todo lo demás no cambia.
Pausar te pide que confirmes, y te dice que tu configuración de recordatorio para todo lo demás permanece igual. Reanudar es inmediato.
Pausa cuando hayas tenido la conversación de otra manera. Si un cliente te ha dicho que firmará el lunes, no quieres un empujón automático el domingo.
El control también te dice cómo están las cosas. Te dice cuándo se envía el próximo recordatorio y a quién va. También te dice si los recordatorios automáticos están desactivados para este tipo, si no hay un correo de contacto registrado, si cada momento de recordatorio ya ha pasado, o si el último no se pudo enviar. Un engranaje en el mismo panel te lleva a Configuración de recordatorios.
Enviar uno tú mismo
Enviar recordatorio, en el mismo control, abre un compositor con un asunto y mensaje ya escritos. Todo es editable antes de enviar, y Usar plantilla inserta una plantilla de correo electrónico guardada.
Un contrato vencido en un trabajo grande generalmente se maneja mejor con un mensaje real que uno programado.
Dos cosas que vale la pena saber:
- Un recordatorio manual silencia los automáticos durante 48 horas, así no enviarás accidentalmente dos en un día
- Si enviaste uno en la última hora, CoreHue pregunta ¿Enviar recordatorio de nuevo? y te dice quién recibió el último y cuándo
Enviar recordatorio solo aparece cuando el documento realmente puede recibir uno. Se oculta en cualquier cosa firmada, respondida, cancelada o vencida, y en cualquier cosa sin dirección de correo electrónico para enviar.
Por qué molestarse en automatizar
Sucede. El perseguimiento manual es lo primero que desaparece en una semana ocupada, y es la semana en la que más necesitas el depósito.
Es menos incómodo. Un recordatorio programado no se siente personal para ninguno de los dos lados.
Es más rápido. La mayoría de documentos sin firmar no son objeciones, son olvidos. Un empujón en el momento adecuado resuelve la mayoría.
Cronogramas sugeridos
Contratos: 3 días después del envío, luego 7, más 1 día antes del vencimiento. Los contratos retienen las reservas, así que persíguelos correctamente.
Propuestas: 3 y 7 días después del envío, más 3 días antes del vencimiento. Más allá de eso estás molestando. Llama por teléfono en su lugar.
Cuestionarios: 7 días después del envío, más 3 días antes de la fecha de cierre. Menos urgente a menos que necesites las respuestas para trabajar.