Archivar contactos
Con el tiempo, tu lista de contactos se llena de consultas que no llegaron a buen puerto. Archivar la ordena sin perder nada.
Qué hace el archivo
Abre el contacto, elige Archivar contacto en el menú de tres puntos Más acciones en la parte superior de su registro y confirma. El diálogo te explica qué hace: mantiene el historial y oculta este contacto de las listas activas.
Se te pedirá un Motivo, que comienza como "Ya no está activo". Es para tus propios registros. Debe tener al menos tres caracteres.
Todo sobre ellos permanece. Sus reservas, facturas, documentos, mensajes y notas siguen allí, y su dinero sigue contando en tu informe financiero.
Qué no puede hacer un contacto archivado
Su registro se abre con un aviso de Contacto archivado que dice "Oculto de las listas activas. El historial permanece". Mientras un contacto esté archivado:
- Sus detalles no se pueden editar
- No puedes crear una propuesta, reserva, factura, contrato o cuestionario para ellos
- No puedes enviarles un mensaje
Aún puedes leer todo, y aún puedes agregar, editar y eliminar notas de contacto. Si necesitas cambiar un número de teléfono o enviarles algo, restaura primero.
Restaurar
Cambia el filtro de estado a Archivado o Todos los contactos, abre la persona y elige Restaurar contacto en el aviso de Contacto archivado en la parte superior de su registro. Ese aviso es el único lugar donde vive el botón, porque un contacto archivado no tiene menú de acciones. Regresan a tu lista activa exactamente como estaban.
Si alguien vuelve después de dos años, restaura en lugar de crear un contacto nuevo. Su historial vale la pena tener.
No puedes eliminar un contacto
No hay eliminar. Archivar es la forma de sacar a alguien de tu lista.
Los contactos están adjuntos a facturas, pagos y contratos firmados, por lo que el registro permanece.
No puedes fusionar dos contactos
Si la misma persona existe dos veces, CoreHue no puede fusionar los dos registros en uno.
Lo que hace en cambio es advertirte antes de que suceda. Cuando escribes una dirección de correo electrónico en el formulario Agregar contacto que un contacto activo ya usa, aparece un panel de Posibles coincidencias con un botón Usar contacto. Usarlo es la forma de evitar duplicados desde el principio.
Tu lista marca los que se escaparon. Una fila cuya dirección de correo electrónico está en más de un contacto dice "También usado por otro contacto".
Si ya tienes duplicados, elige el registro con el historial que vale la pena conservar. Copia cualquier cosa útil del otro antes de archivarlo, porque los contactos archivados no se pueden editar. Luego archiva el repuesto. Su historial permanece intacto y fuera de tu camino.
Mantener la lista limpia
Algunos hábitos que ayudan:
Archiva consultas muertas en lotes. Una vez al trimestre, filtra por leads, busca cualquier cosa sin tocar durante seis meses y archiva.
Tómate la advertencia de duplicados en serio. Diez segundos allí evitan el lío anterior.
Archiva en lugar de evitar. Un contacto que dejas en la lista porque no estás seguro es un contacto que hace que tu lista sea menos útil.