Gestionar reservas

Reservas → Todas las reservas es cada reserva que tienes. Cada una tiene su propia página con sus detalles, sus documentos, su dinero, y todo lo que puedes hacer con ella.

La lista

Las columnas son Reserva #, Contacto, Servicio, Estado, Fecha, Pago y Cantidad.

El filtro se abre en Reservas activas, que es la vista de trabajo. El resto son Todas las reservas, Pendiente, Confirmada, Completada, Cancelada y Expirada. La búsqueda coincide con el contacto y la reserva.

Los estados

Estado	Significado
Pendiente	Algo sigue pendiente
Confirmada	Todo lo requerido está hecho
Completada	La sesión ya ocurrió
Cancelada	Cancelada
Expirada	Se acabó el tiempo esperando el pago y fue liberada

La mayoría de reservas van pendiente, confirmada, completada. Consulta Por qué una reserva está pendiente para la parte del medio.

La columna Pago hace seguimiento del dinero por separado, así que una reserva confirmada puede seguir mostrándose como no pagada, parcialmente pagada o vencida.

Qué hay en una reserva

Un aviso en la parte superior, cuando algo requiere tu atención. Nombra lo que está pendiente. Cuando un cliente ha realizado un pago manual, ofrece Revisar pago.

Resumen, con el contacto, el servicio, la fecha, la hora, la ubicación o enlace de reunión, y el total. El botón en su esquina es cómo cambias el horario: Reprogramar reserva normalmente, o Editar reserva o Establecer horario mientras la reserva aún está reservando un espacio.

Formulario de reserva o Desde consulta, en reservas que vinieron de tu página de reservas o una consulta. Contiene su mensaje, su fuente de referencia, y sus respuestas al cuestionario en su totalidad. Una reserva que vino de una consulta también se vincula de vuelta con Ver consulta original.

Elementos de reserva, el alcance y el total, línea por línea, con impuesto y cualquier descuento.

Pago, las facturas adjuntas a esta reserva y lo que se ha pagado. Se lee Pagos para revisar mientras el pago manual de un cliente está esperando tu aprobación.

Documentos, los contratos y cuestionarios adjuntos.

Qué puedes hacer

El botón en la parte superior es el movimiento que más importa:

Confirmar reserva. Aparece solo cuando el cliente ha completado todo y la reserva está esperando tu aprobación.

Crear reserva de reemplazo. Aparece en una reserva cancelada o expirada. Inicia una nueva reserva con el mismo contacto y servicio ya seleccionados.

Junto a él:

Compartir reserva. Copia el enlace a la página de reserva del cliente. Compartir por correo electrónico abre un editor para que puedas enviarlo con una nota.

Crear factura. Genera una factura contra esta reserva, en la moneda de la reserva.

Y en el menú de tres puntos, en este orden, y apareciendo cada entrada solo donde aplique:

Crear contrato y Enviar cuestionario, con los detalles del cliente ya rellenados.

Editar fecha límite de pago, en una reserva que se está manteniendo para el pago.

Reapertura de reserva, si la completaste demasiado pronto. Pide una razón y ofrece Reiniciar recordatorios para fechas próximas. Solo en una reserva completada.

Marcar como completada, una vez que la sesión ha ocurrido. Solo en una reserva confirmada. Te advierte que "cierra la reserva y detiene recordatorios y seguimientos. Los pagos, documentos e historial del calendario no serán afectados".

Confirmar antes del pago, que confirma una reserva mientras el dinero sigue pendiente. Pide una razón, que es requerida.

Corregir registro de horario, para corregir una fecha o hora guardada que simplemente era incorrecta. Pide una razón. Deliberadamente no le dice a nadie y deja calendarios, reuniones y recordatorios sin cambios.

Historial de correos electrónicos, todo lo que CoreHue ha enviado sobre esta reserva y si llegó.

Cancelar reserva, en una reserva pendiente o confirmada.

El historial de correos electrónicos resuelve discrepancias. Cuando un cliente dice que nunca recibió la confirmación, puedes ver si fue entregado, retrasado o no pudo ser entregado.

Reprogramación

Haz clic en Reprogramar reserva en la tarjeta Resumen. El diálogo ofrece Fecha, Fecha de finalización (opcional) para trabajo de varios días, horas de Inicio y Fin, y Ubicación.

Hay un interruptor Notificar cliente, "Enviar el horario actualizado por correo electrónico", y está desactivado por defecto. Actívalo si quieres que se lo comuniques.

Si la nueva hora choca con otra reserva, CoreHue te detiene con "Esta hora se superpone con otra reserva". Pide una razón antes de permitirte Guardar de todas formas, por lo que es difícil hacer una doble reserva accidental.

La reprogramación está disponible en una reserva confirmada que no ha sido marcada como completada o cancelada. Una vez que su fecha ha pasado, Corregir registro de horario aparece junto a ella, porque solo tú sabes si la sesión se movió o el registro es simplemente incorrecto.

Cancelación

Cancelar reserva pide confirmación: "Esto cierra la reserva y libera su tiempo reservado".

Hay una casilla Razón (opcional) e un interruptor Notificar contacto por correo electrónico que está desactivado por defecto, así que el cliente no se entera a menos que lo actives.

No cambia nada sobre el dinero: "Los pagos, facturas y contratos no serán cambiados, así que quizás necesites manejar eso por separado". Si dinero ha cambiado de manos, consulta Reembolsos.

Vale la pena tener una política de cancelación escrita en el servicio para que los términos no se estén inventando en el momento. Se encuentra en la pestaña Disponibilidad y ubicación, acepta formato, y aparece en la página de reserva del cliente.

Crear una reserva tú mismo

Nueva reserva es para trabajo acordado en otro lugar: por teléfono, en persona, o a través de una consulta que has estado discutiendo.

Relacionado a elige si estás comenzando desde un Contacto o una Consulta, luego eliges cuál. Elegir una consulta establece el servicio por ti.

Servicio (opcional) incorpora los valores predeterminados de ese servicio. Déjalo en blanco para trabajo único.

Horario se adapta al servicio. Un servicio de reserva directa muestra su disponibilidad real. Un servicio de mini sesión muestra sus espacios establecidos. Cualquier otra cosa toma una fecha, una fecha de finalización opcional, y horas de inicio y fin, o Todo el día.

Formato se encuentra bajo el horario en todo excepto una mini sesión. En persona revela un campo Ubicación. En línea revela una opción de Enlace de reunión de Google Meet, Zoom o Enlace personalizado. Elegir Enlace personalizado añade una casilla URL de reunión personalizada. Google Meet y Zoom están atenuados hasta que estén conectados bajo Reservas → Configuración → Integraciones.

Elementos de reserva construye el alcance y el total. Elige de tus Elementos o escribe un nombre, luego establece cantidad, precio e impuesto. El lápiz junto a la descripción abre una ventana Editar descripción donde el texto acepta formato.

Cobrar pago es un interruptor. Actívalo para elegir un Plan de pago, pago completo o un plan, elige los métodos, y decide si Requerir pago para confirmar reserva. Con un plan, solo el primer pago es requerido. Si lo requieres, puedes establecer Expirar reserva no pagada en (opcional). Las fechas permanecen reservadas hasta el final de ese día, luego la reserva expira.

Una reserva fechada completamente en el pasado omite pagos por completo y se registra como historial. Eso aplica a una reserva sin servicio, y a una en un servicio de consulta.

Crear Reserva al final te muestra un resumen para confirmar. Si la hora choca con algo, ¿Crear esta Reserva de todas formas? pide una Razón para anulación antes de guardar.

Ver qué pasó

Cada reserva mantiene su Historial de correos electrónicos.