E-Mail-Vorlagen
Jedes Mal wenn du eine Rechnung, ein Angebot, einen Vertrag, einen Fragebogen oder eine Galerie verschickst, schreibst du eine Begleitnachricht. Mit E-Mail-Vorlagen schreibst du sie einmal.
Eine erstellen
Vorlagen → E-Mails → Neue Vorlage öffnet einen Editor mit zwei Spalten: die Nachricht auf der linken Seite, eine Live-Vorschau der Marken-E-Mail, die dein Kunde erhält, auf der rechten Seite. Auf einem schmalen Bildschirm kannst du zwischen Editor und Vorschau wechseln.
Eine Vorlage besteht aus drei Teilen:
- Ein Name, für dich, damit du sie in einer Liste finden kannst. Wenn leer gelassen, wird sie als „Namenlose E-Mail-Vorlage" gespeichert
- Betreffzeile (optional), die die gleichen Variablen wie die Nachricht akzeptiert
- Nachricht (optional), formattierter Text
Vorlage speichern speichert sie. Nichts wird automatisch gespeichert, also verlasse die Seite nicht, ohne zu speichern. CoreHue fragt dich, bevor du mit ungespeicherten Änderungen die Seite verlässt.
Die optionale Betreffzeile
Die Betreffzeile leer zu lassen ist ein echtes Feature, keine Faulheit.
Mit einer Betreffzeile setzt die Verwendung der Vorlage die Betreffzeile.
Ohne eine wird nur die Nachricht eingefügt und die Betreffzeile bleibt unverändert.
Dieses zweite Verhalten macht Vorlagen für Antworten nutzbar. Wenn du auf eine E-Mail eines Kunden antwortest, möchtest du nicht, dass die Betreffzeile umgeschrieben wird. Du möchtest deinen Standardtext in den Thread eingefügt haben, in dem du bereits arbeitest.
Also: Betreffzeile für Dinge, die du initiierst, keine Betreffzeile für Antworten.
Namen verwenden
Öffne Variablen in der Symbolleiste und wähle Vorname des Kunden, und jeder Empfänger sieht seinen eigenen Namen. Schreib einmal, grüße alle richtig. Jemand ohne Namen in der Datei erhält „dort". Siehe Namen automatisch ausfüllen.
Geschäftsname, geschäftliche E-Mail, heutiges Datum und das aktuelle Jahr werden auch eingefügt. Keine Buchungsdatum, keinen Betrag oder Ort. Schreib alles Spezifische selbst, nachdem du die Vorlage eingefügt hast.
Im Editor bleibt der Name als grauer Tag, da es noch keinen Empfänger gibt. Er wird eingefügt, wenn du tatsächlich sendest.
Eine Vorlage, jeder Versand
E-Mail-Vorlagen sind nicht an eine Art von Dokument gebunden. Jede Vorlage, die du hast, wird in jedem Composer angeboten, daher funktioniert eine gute Notiz „hier ist der Link" sowohl für eine Galerie als auch für ein Angebot.
Wo du sie verwenden kannst
Überall wo du etwas verschickst: die Versandabläufe für Angebote, Verträge, Fragebögen, Rechnungen, Zahlungen, Buchungen und Galerien, der Reminder-Composer und der Messages-Composer.
In einem Versand-Composer sitzt Vorlage verwenden unter der Nachrichtenbox. Wenn du eine wählst, wird der Composer gefüllt und alles bleibt bearbeitbar, daher kannst du vor dem Versand Anpassungen vornehmen. In Messages ist es das Dokumentensymbol in der Composer-Symbolleiste, das eine Vorlagen-Liste öffnet. So oder so springt Vorlagen verwalten unten in diesem Menü zur Bibliothek.
Die Vorlagen zum Anfang
Neue Konten bekommen acht. Sechs decken die Momente ab, die jeder Fotograf trifft: auf eine neue Anfrage antworten, Arbeit ablehnen wenn du ausgebucht bist, nächste Schritte der Buchung, einen Vertrag und Pauschal einfordern, eine Sitzung bestätigen und eine Galerie versenden. Die letzten zwei sind für die Art von Arbeit, die du machst.
Wert, in deiner eigenen Stimme umgeschrieben zu werden. Eine Vorlage, die wie Software klingt, verfehlt den Zweck.
Die Startervorlagen verwenden GROSSBUCHSTABEN-Lücken wie [DATE] und [PLACE], wo etwas Spezifisches hingehört. Nichts davon wird ausgefüllt. Sie sind Erinnerungen an dich, dass etwas vor dem Versand eingegeben werden muss.
Mehr hinzufügen
Aus CoreHue hinzufügen öffnet eine Bibliothek von vorgefertigten Vorlagen mit einer Vorschau jeder einzelnen. Drücke Zur Bibliothek hinzufügen auf diejenigen, die passen, und bearbeite sie von dort.
Sie verwalten
Bearbeiten, Duplizieren und Löschen befinden sich im Drei-Punkte-Menü jeder Reihe. Der Name wird im Editor geändert. Das Duplizieren ist die einfache Möglichkeit, eine Variante zu erstellen, sagen wir eine Hochzeitsversion deiner Standard-Anfrageantwort. Ein Duplikat behält den ursprünglichen Namen mit „(Kopie)" hinzugefügt.
Welche sind es wert, zu haben
Der Test ist einfach: alles, das du mehr als zweimal eingegeben hast.
In der Praxis sind das normalerweise deine Anfrageantwort, deine „hier sind deine Fotos"-Notiz, deine Zahlungserinnerung und deine Vorbereitungsnotiz vor der Sitzung. Vier Vorlagen, die das meiste abdecken, was du verschickst.