Erinnerungen
Automatische Nachrichten an deine Clients. Alle konfiguriert auf einer Seite unter Einstellungen → Erinnerungen.
Jede Gruppe hat einen Schalter, und darunter die Zeitpunkte, die du möchtest. Änderungen werden in einer Speicherleiste am unteren Seitenrand angezeigt.
Buchungserinnerungen
Sende automatische Erinnerungen vor einer bestätigten Buchung. Vier Zeitpunkte zur Auswahl:
- 7 Tage vorher
- 3 Tage vorher
- 1 Tag vorher
- Am Tag der Buchung
Diese reduzieren Ausfälle und Verspätungen mehr als alles andere, das du tun kannst.
Rechnungserinnerungen
Sende Erinnerungen, während eine Rechnung noch ausstehend ist. Fünf Zeitpunkte:
- 7 Tage vor Fälligkeitsdatum
- Am Fälligkeitsdatum
- 3 Tage nach Fälligkeitsdatum
- 7 Tage nach Fälligkeitsdatum
- 14 Tage nach Fälligkeitsdatum
Das ist das, womit du bezahlt wirst, ohne unangenehme E-Mails schreiben zu müssen.
Dokumenterinnerungen
Sende Erinnerungen nach dem Versand von Dokumenten und bevor sie ablaufen oder geschlossen werden. Drei separate Abschnitte, jeder mit eigenem Schalter: Angebote, Verträge und Fragebögen.
Jeder hat zwei Spalten mit Zeitpunkten:
- Nach dem Versand: 3, 7, 14, 21 oder 30 Tage
- Vor Ablauf für Angebote und Verträge, oder Vor Schlussdatum für Fragebögen: 7, 3 oder 1 Tag
Die zweite Spalte funktioniert nur, wenn das Dokument ein Datum zum Zurückzählen hat. CoreHue teilt das in jedem Abschnitt mit: Gilt nur, wenn das Angebot ein Ablaufdatum hat, und so weiter.
Das empfohlene Set
Neue Konten starten mit einem vernünftigen Set, das bereits aktiviert ist: Buchungen 3 Tage vorher und am Tag der Buchung, Rechnungen 7 Tage vor Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum, 3 Tage danach und 7 Tage danach, und Dokumente 3 und 7 Tage nach dem Versand plus 1 Tag vor dem Stichtag.
Wenn deine nicht eingerichtet sind, sitzt eine Karte „Empfohlene Erinnerungen aktivieren" oben auf der Seite. Erinnerungen aktivieren wendet dieses ganze Set in einer Aktion an, und du kannst es danach anpassen. Schließe es mit dem X, wenn du dein eigenes Set lieber selbst einrichten möchtest.
Sie stoppen von selbst
Eine Erinnerung stoppt in dem Moment, in dem die Sache, die sie verfolgt, erledigt ist. Bezahlte Rechnungen werden nicht mehr verfolgt, signierte Verträge werden nicht mehr verfolgt, beantwortete Fragebögen werden nicht mehr verfolgt. Eine stornierte Buchung stoppt auch.
Niemand, der bereits gehandelt hat, wird genervt. Das ist die Angst, die Menschen vor automatischem Verfolgen haben, und sie wird berücksichtigt.
Kein Datum, keine Erinnerung
Rechnungserinnerungen benötigen ein Fälligkeitsdatum. Dokumenterinnerungen, die vor einem Stichtag ausgelöst werden, benötigen ein Ablaufdatum oder ein Schlussdatum.
Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum ist niemals überfällig und wird nie verfolgt. Das ist der häufigste Grund, warum jemand denkt, dass Erinnerungen nicht funktionieren.
Ein pausieren
Du kannst Erinnerungen für eine einzelne Buchung, Rechnung, ein Angebot, einen Vertrag oder einen Fragebogen pausieren. Pausieren sitzt mit dem Erinnerungsstatus auf dem Datensatz selbst, und Fortsetzen bringt ihn zurück.
Nutze das, wenn du das Gespräch auf andere Weise geführt hast und keine automatische Nachricht dazwischenfunken soll.
Eine selbst senden
Erinnerung senden auf demselben Datensatz sendet eine sofort, für wenn eine Situation eine Person statt einen Zeitplan braucht. Eine lange überfällige Rechnung bei einem großen Job verdient normalerweise eine echte Nachricht.
Sinnvolle Ausgangspunkte
Buchungen: eine Woche vorher, eine am Tag vorher.
Rechnungen: eine vor dem Fälligkeitsdatum, eine am Fälligkeitsdatum, eine eine Woche danach. Wenn danach nichts passiert, ist es ein Anruf statt eine vierte E-Mail.
Dokumente: eine drei Tage nach dem Versand, eine eine Woche danach, und eine vor Ablauf.
Warum es wichtig ist
Das Verfolgen ist die Admin-Aufgabe, die Fotografen am meisten aufschieben, und die Verzögerung ist teuer. Wenn man CoreHue damit betraut, passiert es immer, immer pünktlich, und fühlt sich nie persönlich für eine der beiden Seiten an.