Nummerierung und Bedingungen
Sie legen Ihre Nummerierung einmal im Dialog Nummerierung einrichten fest, der beim ersten Mal angezeigt wird, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Danach zeigt Zahlungen → Einstellungen → Allgemein die Optionen Rechnungspräfix, Nächste Rechnungsnummer, Zahlungspräfix und Nächste Zahlungsnummer an, die Sie einsehen können, aber nicht ändern können – unterhalb Ihrer standardmäßigen Zahlungsbedingungen.
Nummerierung ist eine einmalige Einrichtung
Lesen Sie dies, bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen.
Ihre Nummerierung wird gesperrt, sobald Sie sie speichern, und sperrt sich automatisch, sobald Ihre erste Rechnung existiert – auch wenn Sie den Dialog nie geöffnet haben.
Einmal gesperrt können Sie folgendes nicht ändern:
- das Rechnungspräfix
- das Zahlungspräfix
- die Startnummer der Rechnung und Startnummer der Zahlung
- das Nummernformat
Nichts davon kann später in der App geändert werden.
So muss die Rechnungsnummerierung funktionieren. Steuerbehörden in den meisten Ländern verlangen eine Abfolge, die nicht verändert werden kann. Software, die es erlaubt, ausgestellte Rechnungen umzunummerieren, wäre wertlos als Nachweis.
Nehmen Sie sich jetzt zwei Minuten Zeit, anstatt später mit einer Entscheidung zu leben, die Sie in Eile getroffen haben.
Was Sie einstellen sollten
Rechnungspräfix. Die Buchstaben am Anfang. Beginnt mit INV. Nur Großbuchstaben, 1 bis 5 davon. Alles andere wird beim Tippen entfernt, daher wird Inv2 zu INV.
Zahlungspräfix. Das gleiche für Zahlungen. Es beginnt bei PMT. RCT ist eine weitere häufige Wahl.
Die beiden auseinanderzuhalten verhindert Verwechslungen, wenn eine Rechnung durch drei Zahlungen beglichen wird: eine Rechnungsnummer, drei Zahlungsnummern, keine Mehrdeutigkeit.
Startnummer der Rechnung und Startnummer der Zahlung. Wo jede Abfolge beginnt, irgendwo zwischen 1 und 999.999.
Stellen Sie diese ein, wenn Sie von anderer Software migrieren und weitermachen möchten, anstatt bei 1 neu anzufangen. Die Fortsetzung Ihrer bestehenden Abfolge macht Ihre Aufzeichnungen über den Wechsel hinweg lesbar.
Nummernformat. Wie viele Ziffern die Nummer aufgefüllt werden soll: 3, 4, 5 oder 6. INV-00001 versus INV-001. Fünf Ziffern sind der Startpunkt.
Der Dialog zeigt eine Vorschau von Erste Rechnung und Erste Zahlung während Sie tippen, sodass Sie das Ergebnis vor dem Bestätigen sehen können. Zur Rechnung fortfahren speichert es und bringt Sie zur Rechnung.
Nummern werden nie wiederverwendet
Jede Nummer wird bei der Erstellung der Rechnung zugewiesen und wird nie für etwas anderes verwendet.
Das bedeutet, dass ein gelöschter Entwurf einen permanenten Lücke in der Abfolge hinterlässt. Wenn Sie drei Entwürfe erstellen und den zweiten löschen, haben Sie 001 und 003 mit nichts dazwischen.
Das ist richtig und zu erwarten. Lücken sind in Ordnung. Wiederholte Nummern wären es nicht.
Standardmäßige Zahlungsbedingungen
Auf der gleichen Registerkarte Allgemein, über der Nummerierung: die Bedingungen, die auf neue Rechnungen angewendet werden und die Ihnen ein Fälligkeitsdatum berechnen, anstatt dass Sie jedes Mal eines einstellen.
Die Optionen sind Zahlbar bei Erhalt, Zahlbar in 15 Tagen, Zahlbar in 30 Tagen und Zahlbar in 60 Tagen. Anders als die Nummerierung ist dies eine normale Einstellung, die Sie jederzeit ändern können, und sie beeinflusst nur Rechnungen, die danach erstellt werden.
Das Fälligkeitsdatum ist wichtiger als es aussieht. Es ist das, was eine Rechnung überfällig macht, und es ist das, wovon Erinnerungen zeitlich gesteuert werden. Eine Rechnung ohne ein Fälligkeitsdatum bleibt unbezahlt und wird auf unbestimmte Zeit nicht eingetrieben.
Speichern
Die Registerkarte „Allgemein" teilt eine Speicherleiste mit den übrigen Zahlungseinstellungen. Sie erscheint als Nicht gespeicherte Änderungen, sobald sich etwas ändert, mit Speichern und Verwerfen.